Тема 6. Організування діяльності та функції служб персоналу

1. Роль сучасних служб персоналу в організації, проблеми та тенденції їх розвитку.

2. Основні функції та структура кадрових служб.

3. Вимоги до професійних та ділових рис сучасного менеджера з персоналу.

4. Інформаційне забезпечення служби персоналу та робота з кадровими документами.

2. Організаційна побудова служб УП в основному здійснюється за такими моделями:

1) Традиційна (лінійна) - передбачає концентрацію основних функцій з УП на рівні лінійного керівника і закріплення за спеціалізованим місцем працівника з кадрових питань лише функцій обліку кадрів, юридичного консультування з кадрових питань лінійного керівника і працівників, розв’язання соціальних проблем. У цій моделі роль працівника з кадрових питань допоміжна, другорядна, адже майже всі кадрові проблеми розв’язує лінійний керівник. Ця модель застосовується у малих підприємствах, з невеликими обсягами кадрової роботи.

2) Функціональна – найчастіше застосовувана, її перевага – високий ступінь спеціалізації завдань УП, що зумовлює оперативну їх реалізацію. Негативним наслідком при цьому є самозациклення кадрового підрозділу, тобто надмірна його орієнтація на внутрішні питання, що призводить до обмеження або втрати контактів з іншими підрозділами організації, у яких виникають кадрові проблеми, деформування співпраці з лінійними ланками.

3) Дивізіональна – передбачає створення робочого місця або кадрового підрозділу у кожному відокремленому виробничому підрозділі організації. У зв’язку з цим УП здійснюють відділ персоналу, кадровий підрозділ у кожній виробничій дільниці і лінійний керівник. Поділ завдань, система залежностей між ними можуть мати різний ступінь децентралізації. Найчастіше кадрова служба кожної виробничої дільниці ієрархічно підпорядкована лінійному керівництву, а методично – відділу персоналу організації. Це означає, що керівник виробничої дільниці приймає кадрові рішення і відповідає за їх реалізацію. Перевагами цієї моделі є наявність кадрових підрозділів у виробничих дільницях, завдяки чому вони оперативніше ідентифікують, кваліфікованіше розв’язують кадрові проблеми. Широкі можливості для безпосереднього ділового спілкування лінійного керівника з фахівцями кадрового підрозділу сприяє кращій його обізнаності в кадрових проблемах, скорочує кількість паперової інформації. Недоліками її є певний ризик, іноді невиправдане делегування розв’язання складних проблем кадровим підрозділам виробничих дільниць, що може надмірно перевантажити їх оперативними питаннями, відвернути увагу від стратегічних. Протистояти цьому можна шляхом подальшого розвитку дивізіональної моделі, утворивши структури холдингового типу, в яких стратегічні завдання відокремлені від оперативних, тобто центральна служба персоналу зосереджується на стратегічних проблемах, а оперативне управління здійснюють відокремлені самостійні організаційні підрозділи, наприклад дочірні підприємства. Це є ознаками інтегрованої моделі УП.

Звичайно, у кожній конкретній організації служба з управління персоналом є унікальною за своєю структурою та функціями.

Структура, чисельність працівників та Положення про відділ кадрів затверджуються згідно встановленого порядку вищим керівництвом підприємства.

Положення про відділ кадрів регламентує основні питання організації роботи підрозділу з врахуванням специфіки діяльності підприємства та механізму управління персоналом.

Структура Положення про відділ кадрів передбачає, як правило, констатацію не лише загальних питань, основних функцій, завдань, а й розкриття ролі керівника та провідних фахівців відділу, визначення прав і відповідальності за доручену ділянку роботи, взаємодію з іншими підрозділами.

Узагальнені структура та функції служби персоналу наведені на рис. 6.1 і 6.2.

3. Служби персоналу очолюють керівники, які обіймають чільні місця в управлінській ієрархії. На ці посади призначають переважно молодих енергійних людей віком до 40 років, наділених гнучким прогресивним мисленням, широким поглядом на речі. Без їхньої участі не приймається жодне серйозне рішення. Менеджер персоналу є захисником інтересів працівників перед керівниками. Для керівників він є радником з проблем відносин з підлеглими, для персоналу – консультантом, координатором взаємодії з профспілками та адміністрацією. Головна функція менеджера з УП – інформування і консультування керівників організації щодо вирішення кадрових питань, а також контроль за реалізацією кадрової політики.

Керівник служби персоналу здебільшого підпорядковується генеральному директорові та відноситься до керівників вищого рівня.

Експерти вважають, що менеджер по персоналу – професія майбутнього, попит на неї зростає. У великих компаніях з чисельністю персоналу більше 500 осіб керівник служби персоналу має статус топ-менеджера, система оплати праці будується за індивідуальною схемою, а зарплата висока.

Менеджер по персоналу має відповідати наступним вимогам:

- мати вищу освіту (вимога з наявності психологічної освіти зустрічається рідше, вітається наявність 2- вищих – психологічної та юридичної);

- досвід роботи на аналогічній посаді від 2-3-х років;

- знання Кодексу законів про працю;

- володіння методиками пошуку та найму спеціалістів, знання ринку праці та ринку кадрового консалтингу;

- навички розробки посадових інструкцій, систем мотивації, проведення атестації співробітників, формування кадрового резерву, ротації кадрів;

- участь у прийнятті стратегічних рішень по розвитку компанії.

Окрім цього, керівник служби УП повинен уміти стратегічно мислити, передбачати перспективу, бачити не тільки мету, а й витрати, зумовлені реалізацією кадрової політики. При цьому важливо, щоб він вмів бачити організацію загалом й індивідуальність кожного працівника. Для цього йому слід глибоко розуміти поведінку людей в організації, володіти стійким темпераментом, мистецтвом спілкування, здатністю оцінювати діяльність організації крізь призму її цілей, допомагати співробітникам в оцінюванні своєї праці.

Він має бути чесним, терплячим і дружелюбним. Якщо його слова і справи не виражають глибокої віри в чесність і гідність кожної людини, його учать у здійсненні кадрової політики буде неефективною.

4. Інформаційне забезпечення служби персоналу – це сукупність даних, які використовують суб’єкти менеджменту персоналу для вирішення таких завдань, як планування чисельності персоналу, професійний підбір персоналу, виробнича і соціальна адаптація новоприйнятих працівників, регламентація посадових обов’язків, розвиток персоналу, охорона праці, нормування праці, забезпечення ефективного використання робочого часу, застосування ефективних систем матеріального і морального стимулювання праці, розвиток соціального партнерства в організації та ін.

Матеріальною формою інформаційного забезпечення служби персоналу є кадрові документи.

Кадрове діловодство – це діяльність, яка передбачає організацію роботи з питань оформлення найму, переведення, звільнення, обліку навчання, атестації, пенсійного забезпечення працівників. Правильна, згідно з чинним законодавством, організація кадрового діловодства має вирішальне значення при здійснення громадянином права на працю.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи:

- особисті документи працівників;

- особові;

- облікові, розпорядчі, організаційні та інформаційні.

До особистих документів належать: трудова книжка, вкладиш до неї, паспорт, військовий квиток, диплом чи свідоцтво про освіту. Ці документи є юридичним підтвердженням відомостей, які працівники повідомляють про себе під час прийняття на роботу, а також при переміщеннях, із зазначених документів у відділі кадрів записується лише трудова книжка та вкладиш до неї.

До особових документів належать заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення і переведення, особовий листок, автобіографія, тобто документи, які готує працівник безпосередньо, а також документи про призначення, нагородження тощо.

Облікові документи являють собою накопичувачі даних про первинну реєстрацію й наступне оновлення відомостей про склад та переміщення кадрів.

До розпорядчих документів, що закріплюють трудові правовідносини, можна віднести накази про прийняття, переміщення та звільнення кадрів, заохочення та дисциплінарні стягнення, проходження атестації, зарахування до резерву кадрів, розпорядження про відрядження та ін.

До організаційних документів у роботі кадрових служб належать положення (про відділ кадрів, про проходження атестації, про зарахування до кадрового резерву тощо), інструкції (інструкція з діловодства, посадові інструкції), правила (правила внутрішнього розпорядку, зберігання кадрових документів тощо).

До інформаційних документів, що застосовуються в роботі кадрових служб, належать доповідні та службові записки з кадрових питань, службові листи, телеграми та телефонограми, списки, звіти, зведення тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації передбачає такі стадії: документування правовідносин працівників з підприємствами; ведення особових справ та трудових книжок працівників; зведення довідково-облікової та звітної роботи по кадрах.

Улаштовуючись на роботу, людина мусить пред’явити паспорт, трудову книжку, військовий квиток, а у разі необхідності – й інші документи: диплом про освіту, права на керування машиною, довідку про медичне обстеження тощо.

Працівник вважається зарахованим, якщо на нього оформлено наказ (розпорядження), у якому зазначається дата прийому на роботу, посада та інші відомості.

Трудова книжка – це основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує стаж роботи, а також дає змогу власнику при прийнятті на роботу мати уяву про досвід роботи працівника.

Чинним законодавством на працівників покладається обов’язок при прийнятті на роботу подати власнику чи уповноваженому ним органу належно оформлену трудову книжку, а на власника – забезпечити ведення трудових книжок.

Слід зазначити, що трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню.

Проте, на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформлюється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться:

відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові, дата народження;

відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

При цьому записи про застосування до працівника стягнень до трудової книжки не заносяться.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Слід зазначити, що окремим рядком до трудової книжки заносяться з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів такі відомості:

про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;

про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі, крім випадків, коли навчальні заклади вносять записи про навчання на денних відділеннях для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки;

про роботу як членів колгоспу - у тому разі, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

про час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у тому числі за перестарілим, який досяг 80-річного віку.

безробітним особам про період одержання допомоги по безробіттю заноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.

У тому разі, коли в трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення - в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.

Чинним законодавством на керівника підприємства покладено відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок.