Підготовка документів і приміщення

Підготовка документів для учасників наради має за мету:

- скоротити час на викладення доповіді;

- переко­натися в тому, що усі ознайомлені з положеннями і фак­тами, які обговорюватимуться на нараді;

- сконцентрувати увагу учасників на тих питаннях, які доповідач вважає основними.

Документи, які перед початком наради роздають учасникам, містять основні тези, висновки, пропози­ції, а також описи, витяги з директивних і нормативних документів, статистичний матеріал, схеми тощо.

Документи для учасників наради слід готувати і вру­чати заздалегідь.

Підготовка учасників до наради передбачає:

- визначення своєї ролі у розв'язанні завдань, постав­лених перед нарадою, з'ясування своєї позиції з питань, які передбачається обговорити;

- докладне ознайомлення з документами;

- чітке формулювання запитань до ведучого й учас­ників;

- підготовку матеріалів (даних, аргументів, фактів) до полеміки;

- підготовку тексту виступу.

Приміщення підбирають з урахуванням чисельності учасників, щоб кожен міг добре бачити і слухати допо­відача. Приміщенням, де проводять нараду, як правило, є кабінет керівника або зал (кімната) для нарад.

Й етап: Проведення наради

Проведення нарадивключає:

- відкриття наради;

- оголошення доповіді;

- відповіді на запитання;

Обговорення доповіді.

Відкриття наради

Відкриваючи нараду, керівник, як правило, оголо­шує коротку вступну промову. Він повідомлює склад при­сутніх, у разі потреби поіменно називає усіх або деяких учасників.

Потім оголошують порядок денний наради та повідомлюють регламент. При цьому доцільно вказати (нагадати) мету і завдання наради, коротко охарактеризувати проблеми, поставлені перед його учасниками (актуальність, важливість, труднощі, що виникають при їх вирішенні), підкреслити їх практичне значення.

Тривалість вступної промови, як правило, становить 5-7 хв.

Оголошення доповіді

Текст доповіді повинен містити конкретні пропозиції, що будуть предметом обговорення.

Доповідь має бути короткою і чіткою, при цьому слід зробити необхідні акценти. Цьому сприятимуть змістова точність, логіка викладення, грамотна мова, необ­хідна емоційність.

Слід приділяти увагу мотивації, яка сприяє привер­танню уваги слухачів, враховувати реакцію аудиторії і змінювати емоційну побудову виступу відповідно до неї.

Досягненню мети багато в чому сприяє емоційність мови, що підвищує сприйняття, посилює вплив на ауди­торію, активізує зв'язок між тим, хто виступає, і слуха­чами. Особливо це важливо під час полеміки або ди­скусії.

Відповіді на запитання

Після закінчення доповіді (повідомлення, інформа­ції) доповідач відповідає на запитання, які йому зада­ють в усній або письмовій формі.

Мета відповідей на запитання - роз'яснити викладене у доповіді, поглибити і доповнити матеріал згідно з про­ханням учасників, переконати їх у достовірності інфор­мації. Проте запитання не повинні виходити за межі обговорюваної теми, відвертати увагу учасників від основної мети наради.

Обговорення доповіді

Правильна і чітка організація обговорення доповіді (інформації, тексту) має велике значення для досягнен­ня мети наради.

В процесі обговорення доповіді виявляються думки учасників наради, розкриваються сильні і слабкі сторони ідей, закладених у доповіді, формулюються різні погля­ди, народжуються нові ідеї, підходи і методи.

Полеміка має відбуватися у діловій, конструктивній і доброзичливій обстановці. Право виступити на нараді повинен мати кожен її учасник.

Й етап: Підведення підсумків наради

Підведення підсумків наради включає:

- прийняття рішення;

- підписання протоколу;

Контроль за виконанням прийня­тих рішень.