Выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов, коррекция

В процессе контроля выделяются три этапа, на каждом; из которых реализуется комплекс различных мер. На первом этапе вырабатываются стандарты и критерии. Этот этап контроля непосредственно связан с функцией планирования. Здесь устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности организации, которые определяются при планировании исходя из стратегии и цели развития организации и I отражаются в виде плановых заданий или нормативов.

а На втором этапе производится сопоставление фактических результатов с выработанными на первом этапе. Здесь же определяются интервалы допустимых отклонений фак­тических результатов от плановых.

На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений и выбирается один из трёх вариантов поведения:

1) ничего не предпринимать;

2) устранить отклонение;

3) пересмотреть стандарт.

Важно, чтобы все работники имели возможность сигнализировать об отклонении от плана, требующем немедлен­ных действий для возвращения на заданный курс.

Виды контроля: предварительный, текущий, заключительный

Управленческий контроль подразделяется, с одной сто­роны, на обычный контроль, ревизию и аудит. Обычный кон­троль осуществляется работниками и входит в их повсед­невные обязанности. Ревизия — это зависимый, а аудит— независимый контроль, осуществляемый, как правило, ауди­торскими фирмами.

Под обычным контролем понимается контроль, который включён в регламент и осуществляется по утверждённым параметрам.

Кроме того, контроль подразделяется:

— по времени осуществления — на предварительный, те­кущий и заключительный;

— по цели — на стратегический и оперативный;

— по предмету — на финансовый и административный;

— по содержанию — на контроль стоимости, ресурсов, цены и т.п.;

:— по масштабам — на полный и выборочный.

Контроль, осуществляемый до фактического начала ра­боты, называется предварительным. Он предусматривает предупреждение нарушений установленных правил ведения работ. Кроме того, предварительный контроль предшеству­ет хозяйственной операции и направлен на предупрежде­ние нарушения законности, нецелесообразного, неэффектив­ного использования средств и принятия необоснованных решений. При планировании, составлении смет, заключении договоров этот вид контроля имеет наиболее высокую эффективность.

Контроль, осуществляемый в процессе исполнения принятых решений (плановых заданий), называется те­кущим. Его объектом являются подчинённые сотрудни­ки, а осуществляется он начальником. Задачи текущего контроля — оперативное выявление и своевременное пре­сечение нарушений и отклонений, возникающих в про­цессе выполнения хозяйственных операций и производ­ственных заданий.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Фактически полученные результаты сравниваются с плановыми. Целью этого вида контроля яв­ляются установление правильности, законности и экономи­ческой целесообразности производимых работ и хозяйствен­ных операций, вскрытие недостатков и упущений в работе. Во время заключительного контроля формируется инфор­мация для учёта, которая может использоваться для мотива­ции труда.

Финансовый контроль осуществляется путём получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой от­четности по важнейшим экономическим показателям дея­тельности по стандартным формам, идентичным для мест­ных, зарубежных, дочерних или зависимых организаций. Число позиций и сроки представления отчётности могут быть различными. Здесь в центре внимания находятся та-

• кие показатели, как уровень прибыли, издержки производ­ства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средства-

•ми, финансовое состояние и др. Анализэтих показателей осуществляется как по организации в целом, таки по от­дельным товарам или подразделениям. '

Административный контроль распространяется на про­цессы деятельности и управления ими. При этом проверя­ются: производственно-хозяйственный процесс в целом и его отдельные части, плановые задания, сроки поставок, ситуация в коллективах исполнителей, выполнение произ­водственной программы, все виды планов организации и т.п.

Стратегический контроль предусматривает учёт, оценку и анализ результатов разработки и реализации перспектив­ной концепции развития организации. Объектами контроля выступают жизненно важные аспекты политики организа­ции: маркетинг, научно-технические прогнозы, продуктово-тематический портфель.

Оперативный контроль нацелен на текущий учёт, анализ осуществляемых процессов и имеет своей задачей обеспе­чение выполнения принятых плановых заданий. Объектом оперативного контроля выступают тематические и произ­водственные задания, сроки проведения и качество работ, предусмотренные планом ресурсы, затраты предприятия.

Контроль может быть полный или выборочный. Полный контроль строится как целостная система, постоянно функ­ционирующая в принятой организационной структуре.

Выборочный контроль строится как мероприятие, име­ющее целевой характер. Например, проверка соблюдения нормативных требований, качества или научно-техническо­го уровня продукции.

Ревизия (от лат. геу1зю —пересмотр) — это документаль­ная проверка финансово-хозяйственной деятельности орга­низации или должностного лица за определённый период. Например, согласно «Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утвержден решением Совета директоров ЦБР 22.09.93г. №40) определено, что в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров в каждой организации производится внезап­ная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денеж­ной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для производства ревизии кассы приказом руково­дителя организации назначается комиссия, которая состав­ляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излиш­ка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоя­тельства возникновения.

Что касается аудита, то это уже предпринимательская дея­тельность аудиторов (аудиторских фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок бухгалтерской (фи­нансовой) отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов. Может быть проведе­на аудиторская проверка системы управления организацией с целью её совершенствования (административный аудит).

При этом аудиторская проверка может быть обязательной и ; инициативной. Обязательная проверка проводится в случаях, прямо установленных актами законодательства Российской Федерации, инициативная — по решению организации. Например, Гражданский кодекс России (ст. 103, п.5) требует, чтобы акционерное общество для проверки и подтверждения правильности годовой финансовой отчетности ежегодно привлекало профессионального аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его участниками. Кроме того, аудиторская проверка деятельности акционерного общества должна быть проведена во всякое время по требованию акционеров, совокупная доля у, которых в уставном капитале составляет десять или более процентов.

Статья 87 Федерального закона от 26.12.95г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах» предусматривает по | итогам проверки финансово-хозяйственной деятельности 'общества ревизионной комиссией или аудитором общества ^составлять заключение, в котором должны содержаться:

— подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетах, и иных финансовых документов общества;

— информация о фактах нарушения, установленных пра­вовыми актами Российской Федерации порядка ведения бухгалтерского учета и представления финансовой от­четности, а также правовыми актами России при осу­ществлении финансово-хозяйственной деятельности. Наличие отклонений в одном из звеньев управления мо­жет потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения или всей организации.

Эффективная система контроля характеризуется:

— своевременностью;

— экономичностью и простотой;

— ориентацией на результаты;

Важной функцией контроля является разработка стандар­тной системы отчётности, проверкаэтой отчётности и её анализ как по результатам хозяйственной деятельности орга­низации в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление контроля опирается, в первую оче­редь, на организацию системы учёта и отчётности, включа­ющей финансовые и производственные показатели деятель­ности и проведение её анализа.

Менеджмент качества

Создание системы качества менеджмента в организации предусмотрено международными стандартами ИСО 9000:2000 (9004:2000); ИСО 19011. Международная орга­низация по стандартизации (ИСО) является всемирной федерацией национальных организаций по стандартизации, в том числе и организаций по стандартизации России. Семейство стандартов ИСО 9000 было разработано для того, чтобы помочь организациям внедрить и обеспе­чить функционирование эффективных систем менедж­мента качества. При этом:

— ИСО 9000 описывает основные положения систем ме­неджмента качества;

— ИСО 9001 определяет требования к системам менедж­мента качества для тех случаев, когда организации необ­ходимо продемонстрировать (например, при сертифика­ции на соответствие каким-либо требованиям) свою спо­собность представлять продукцию, отвечающую требо­ваниям потребителей и обязательным требованиям; на­правлен на повышение удовлетворённости потребителей;

— ИСО 9004 содержит рекомендации, повышающие как результативность, так и эффективность системы менед­жмента качества;

— ИСО 19011 содержит методические указания по аудиту систем менеджмента качества и охраны окружающей среды.

Вместе они образуют согласованный комплекс стандар­тов по системам менеджмента качества, содействующий вза­имопониманию в национальной и международной торговле.

В основу менеджмента качества легли восемь принци­пов улучшения деятельности организации. Они нацелены на оказание помощи организациям в достижении устойчи­вого успеха.

1) Ориентация на потребителя. Организации зависят от своих потребителей и потому должны понимать их текущие и будущие потребности, выполнять их требования и стре­миться превзойти их ожидания.

2) Лидерство руководителя. Руководители обеспечива­ют единство цели и направления деятельности организации. Им следует создавать и поддерживать внутреннюю среду, в которой работники могут быть полностью вовлечены в ре­шение задач организации.

3) Вовлечение работников. Работники всех уровней со­ставляют основу организации, и их полное вовлечение даёт возможность организации с выгодой использовать их спо­собности.

4) Процессный подход. Желаемый результат достигает­ся эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом. Здесь необходимо не­которое разъяснение. Любая деятельность, или комплекс де­ятельности, в которых используются ресурсы для преобразо­вания входов в выходы, могут рассматриваться как процесс. Чтобы результативно функционировать, организации долж­ны определять и управлять многочисленными взаимосвязан­ными и взаимодействующими процессами. Часто выход од­ного процесса образует непосредственно вход следующего. Систематическая идентификация и менеджмент применяе­мых организацией процессов, и особенно взаимодействия таких процессов, могут считаться «процессным подходом».

5) Системный подход к менеджменту. Выявление, по­нимание и менеджмент взаимосвязанных процессов как си­стемы вносят вклад в результативность и эффективность организации при достижении её целей.

6) Постоянное улучшение. Постоянное улучшение дея­тельности организации в целом следует рассматривать как её неизменную цель.

7) Принятие решений, основанное на фактах. Эффектив­ные решения основываются на анализе данных и информации.

8) Взаимовыгодные отношения с поставщиками. Орга­низация и её поставщики взаимозависимы, и отношения взаимной выгоды повышают способность обеих сторон со­здавать ценности.