Письмо-запрос
Письмо-запрос - это документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу. Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке и предназначены для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовыми документами.
Как правило текст письма-запроса состоит из двух частей:
1. Введение, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
· причина обращения
· В связи с неполучением счета-фактуры...
· Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...
· Вследствие изменения цен на энергоносители... и т. п.
· цель обращения
· В целях скорейшего решения вопроса...
· Для согласования спорных вопросов...
· В целях безопасности прохождения груза...
· Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.
· ссылки на основание для обращения
· Учитывая, что производственные показатели снизились на...
· В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
· На основании нашего телефонного разговора...
· Согласно постановлению правительства...
2. Заключение, в котором ставятся конкретные вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Здесь в ключевую фразу письма-запроса входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа. В заключении часто используются следующие стандартные выражения:
· Просим Вас сообщить о возможности поставки...
· Просим немедленно погасить задолженность за 2009 год...
· Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку...
· Мы будем признательны, если...
· Не откажите в любезности сообщить нам о...
· Прошу Вас выслать образцы материалов... и т. п.
·
Одна из разновидностей писем-запросов - коммерческий запрос - документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
Коммерческий запрос входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. В таком письме-запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.
Стандартные формулировки, часто используемые во вводной части коммерческих запросов, могут выглядеть следующим образом:
· В соответствии с (Протоколом о взаимных поставках на ... год... , предварительной договоренностью... , телефонным разговором от ... и т. п.)
· На основании (Протокола... , торгового соглашения... , прейскуранта ... , нашей договоренности о ... и т. п.)
· Согласно (Протокола... , торгового соглашения... , прейскуранта ... , нашей договоренности о ... и т. п.)
· Ссылаясь на (протокол переговоров... , нашу договоренность ... , наш телефонный разговор ... и т. п.).
Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресата в виде писем-ответов. Поэтому в конце текста письма-запроса можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации, например:
· С нетерпением ждем Вашего письма
· Просим ответить по возможности скорее
· Просим ответить в двухнедельный срок
· Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.
· Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.