Вимоги до тексту документа. Стандартизація тексту документів.
Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи. Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою.
Текст — це сукупність речень, об'єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.
Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:
а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);
б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);
в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);
г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);
ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);
д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);
е) стандартизація тексту документа.
Текст документа може бути оформлено у вигляді:
- власне тексту;
- анкети (текст, що містить словесну або цифрову характеристику об’єкта за низкою ознак);
- таблиці.
Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.
Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.
Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
- Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа.
- Текст викладати від третьої особи:
Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопочеться... Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо.
- Від першої особи: “Вважаю за потрібне повідомити, що...”; “Просимо надіслати...”,”Наказуємо...”, “Ухвалили...”. Так пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
- Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:
відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.
- Використовувати синтаксичні конструкції типу:
Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...
- Дієприслівникові звороти вживати на початку речення з метою скорочення тексту:
Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи..., Зважаючи на…
- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів
| Правильно | Неправильно |
| ужити заходів | прийняти заходи |
| брати (взяти) участь | прийняти участь |
| погодити | здійснити погодження |
| вплинути | здійснити вплив |
| порядок денний | повістка денна |
| пропозиції | предложення |
| вирішити, розв 'язати | забезпечити рішення |
| боротися | проводити боротьбу |
| заходи | міроприємства . |
| такі члени колективу: | слідуючі члени колективу: |
| не можна визнати задовільним | не може бути визнаним задовільним |
| незабаром | у самий найближчий час |
| не з 'являються на роботу | мають місце випадки неявки на роботу |
| прошу надати мені відпустку | прошу Вашого дозволу про |
| надання мені відпустки | |
| треба направити | повинен бути направлений |
| присутні одностайно схвалили | одностайне схвалення дістала |
| пропозицію неухильно виконувати | пропозиція про прийняття до неухильного |
| виконання | |
| згідно з наказом | згідно наказу |
| згідно з розпорядженням | згідно розпорядження |
| відповідно до постанови | відповідно з постановою |
- Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після опорного слова, вставні слова — на початку речення).
- Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції — Вами ще не висловлені пропозиції...
- Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...
- Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...
- У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую... ; Пропоную...
- Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами :р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
- Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...
- Не допускати вияву в тексті суб’єктивного ставлення до фактів, явищ, про які говориться в документі.
- За наявності певної цифрової інформації подати її у вигляді таблиць і схем.
- Активно використовувати у тексті переліки, класифікації, узагальнюючі слова при однорідних членах речення, підсумкові конструкції, що сигналізують про висновковість тощо.
Стандартизація тексту документів– це відбір певних слів, типових мовних зворотів, установлення правил побудови речень і словосполучень.
Стандартизація тексту, на перший погляд, - проблема суто лінгвістична. Проте, за даними інженерної психології, стандартизований текст сприймається у 8-10 разів швидше, ніж нестандартизований; якщо врахувати також економію часу на підготовку стандартизованих документів, то стає зрозуміло, що стандартизація текстів документів – проблема також економічна. Необхідність такої уніфікації документів виникла 50-60 років тому і була зумовлена значним збільшенням кількості паперових документів, що створювалися і функціонували в системі управління.
Залежно від рівня стандартизації тексту документи поділяють на дві або три категорії:
1.Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб викладу тексту ( добір потрібних фраз, їх будова та зв'язки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин та змісту, спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка ( автобіографія, доручення, звіт, характеристика та под.). За способом викладу документи цієї категорії поділяють на розповіді, описи, міркування.
У текстах-розповідях ідеться про події, явища, факти в хронологічній послідовності (автобіографія, протокол, пояснювальна записка, звіт). Послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше саме зовнішньому, хронологічному принципу, а не внутрішньому, причиново-наслідковому. Відступ від цього принципу можливий лише тоді, коли необхідно, наприклад, підкреслити залежність роз'єднаних часі, але внутрішньо пов'язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивовані й логічно виправдані.
У текстах-описах характеризують явища, предмети, людей, перераховуючи їхні ознаки, властивості, особливості (характеристика, резюме, звіт, наказ, акт, постанова, рекомендаційний лист).
Текст-міркування розкриває внутрішні зв’язки певних явищ і доводить визначену тезу через причиново-наслідкові зв'язки, через зіставлення, порівняння, розкриття змісту цих зв'язків. У міркуваннях найчастіше щось доводиться; саме тут знаходить своє втілення така логічна форма думки, як доказ. Розрізняють дедуктивний спосіб міркування (від загального до часткового) й індуктивний (від часткового до загального) (доповідна записка, службовий лист, акт).
Усі три способи викладу в документі можуть поєднуватися.
Слід сказати, що шлях доведення від загального до конкретного або, навпаки, від фактів до узагальнень може бути покладений в основу побудови документа.
Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини саме такої постановки питання, а в кінці викладається мета документа, то такий виклад зветься прямим.
Якщо ж мета документа викладається на початку його, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки, то такий виклад зветься зворотним.
Найзагальніша вимога, яка ставиться до викладу матеріалу в будь-якому діловому папері, така: виклад повинен вестись за чітко продуманим планом; ні в загальній системі викладу, ні в переходах від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях не повинні порушуватися закони логіки.
Тому при підготовці складного за змістом документа повинна бути добре продумана логічна його структура. А оскільки головною складовою частиною будь-якого ділового папера є виклад його мети, то це і є основний елемент логічної побудови змісту всього документа.
Переконливість досягається й композиційною стрункістю документа — вдалим розміщенням матеріалу, послідовністю викладу, характером і обсягом відомостей, які включено до нього.
При викладі змісту не слід перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими формулами ввічливості.
Автор повинен уміти виділити головне, навести вирішальні аргументи, підкріпити їх лише найнеобхіднішими фактами й цифрами.
Тому найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню: як свідчить практика, вміщення в один документ тематично різнорідних, логічно не пов'язаних між собою положень призводить до того, що частина положень губиться, не враховується при подальшій обробці документа, зокрема, не реєструється та ін.
2. Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка та под.)
3. Документи з високим ступенем стандартизації, котрі мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, якими має послуговуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження, атестат чи диплом про освіту, паспорт і под.). Бланки цих документів мають відповідний рівень захисту (спеціальний папір, водяні знаки тощо.). Ці документи складають за затвердженою формою, використовуючи типові й трафаретні тексти.
Типові тексти – це тексти-зразки, на основі яких легко побудувати тексти аналогічного змісту. При цьому важливо якнайточніше зберегти основні формулювання тексту-зразка (наприклад, заяви, доручення, розписки тощо).
Трафаретні тексти– це тексти, які містять постійну інформацію документів певного виду. Постійну інформацію дослівно відтворюють (друкують) на бланку, а змінну вносять у спеціально зроблені пропуски (наприклад, довідка, акт, особова картка і т.д.).
Існує цілий ряд ситуацій, для яких можна наперед встановити, що, кому і як повинно повідомлятися, тобто в які готові словесні формули можна цю інформацію вкласти.
Процес вкладання такого стандартного документа зводиться до таких трьох операцій:
1. Вибір (серед досить обмеженої кількості стандартних, готових конструкцій) потрібної саме в даному конкретному випадку.
2. Заповнення формуляра.
3. Побудова за готовими зразками тих словосполучень і речень, які не передбачені формулярами бланків.
Перевага стандартизованих мовних зворотів полягає ще й у тому, що вони вимагають мінімального напруження при сприйманні й пришвидшують процес укладання документа, дозволяючи не витрачати зусиль на пошуки відповідних форм вислову.
Стандартизовані одиниці ділового стилю відіграють у ньому приблизно таку ж роль, як терміни у науковому стилі: за ними, як і за термінами, закріплюється певна «ділянка» змісту, і діють ці одиниці в досить вузькому діапазоні, обслуговуючи лише певну кількість виробничих ситуацій.
Дуже часто можна почути нарікання на «бідність» мови ділових паперів. Проте такі докори виголошують, як правило, люди, дуже далекі від цієї сфери діяльності або замало обізнані з нею. Якщо з такою міркою підійти, наприклад, до наукового стилю, то терміни теж збіднюють виклад: значно багатшою була б, наприклад, мова такої наукової статті, в якій вживався б не один і той самий термін, а кожного разу новий синонімічний, образний або фігуральний вислів. Проте представники різних галузей науки давно прийшли до висновку, що синоніміка — непридатне явище для термінології. Так само синоніміка синтаксичних конструкцій внесла б лише небажану надлишкову інформацію в діловий документ, адже ділові папери - це не матеріал для читання, це засіб спонукання до дії. І саме цій меті повинна бути підпорядкована мова ділового документа.