Тема 7 Контроль как функция менеджмента

Контроль – это управленческая деятельность, задачей которого является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

Управленческий контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функции контроля входят:

·сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы,

·сравнение их с плановыми показателями,

· выявление отклонений и

·анализ причин этих отклонений;

·разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

·Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности,

·проверка этой отчетности и

·ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения.

Контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов.

Рис.1. Контур обратной связи в цикле управления

Контроль можно рассмотреть как процесс, который выделят ряд этапов.

1) Определяются параметры деятельности организации которые подлежат контролю, а также источники информации необходимые для контроля.

2) На втором этапе производится наблюдение, измерение. Это самый дорогостоящий контроль. Который нужно проводить как можно чаще.

3) Сопоставление полученных результатов и целей. На этом этапе относительна, важна зависимость контроля от планирования. Так как в качестве эталонов для контроля выступают плановые показатели.

4) Регулирование он предполагает вне6сение изменений в работы фирмы по результатам контроля.

Его можно в трех аспектах.

А) Если полученный результат полностью соответствует заданным показателям планов.

Б) Если по результатам контроля полученные результаты несколько ниже плановых заданий, то регулирование должно быть направленно на выявление и устранения этих причин отклонения.

В) Если результат контроля не сопоставляется с заданными показателями то регулирование должно быть направленно трансформацию эталонов.

Основными задачами контроля является следующие:

А) Выявить изменение во внешней и внутренней среде и учесть эти изменения в работе фирмы.

Б) Контроль позволяет сопоставлять цели и результаты деятельности.

В)Контроль дает информацию о необходимости для корректировки работы фирмы.

2. Формы, виды и принципы контроля

Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний.

При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.

Оперативный контроль (а также административным, или тактическим) призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления.

Различают три вида контроля

1) Предварительный.

2) Текущий

3) Заключительный

1) Предварительный контроль осуществляется до начала работы, он направлен на проверку стартовых условий деятельности, в ходу этого контроля проверяется соответствие сырья, установленного стандарта, соответствия фактических режимов работы, оборудования, нормативов, а также осуществляется диагностика профессиональной подготовленности работников.

2) Текущий контроль осуществляется в процессе работы. В ходе этого контроля сопоставляются постановленные цели и полученные результаты.

3) Заключительный контроль этот контроль должен выявить во первых выявить проблемы которые возникли в процессе работы и устранить эти проблемы в будущем. Этот контроль необходим, что бы стимулировать работников по результатам их деятельности.

К организациям предъявляется ряд общих требований, которые можно рассматривать как принципы проведения контроля.

Контроль должен быть комплексный, то есть он должен охватывать все основные параметры фирмы.

Контроль должен быть систематическим, то есть постоянным.

Контроль должен быть действительным то есть при выявлении отклонений они должны, оперативно устранятся.

Контроль должен быть гласным то есть результаты контроля должны быть известны исполнителям.

Контроль должен быть экономическим то есть затраты на контроль должны быть меньше чем на его результаты

Эффективность контроля определяется следующими требованиями к его осуществлению.

1. Объяснение персоналу сущности проводимого контроля как корректирующего процесса. Недопущение чрезмерного контроля, который воспринимается персоналом как тактика давления и ограничитель свободы.

2. Обеспечение гибкости, т.е. выбор наилучшего при данных обстоятельствах «стиля контроля», в целях избегания неточности и деспотичности и преодоления сопротивления людей. Не только слабые исполнители противодействуют контролю (чтобы не выявились результаты их плохой работы), но и добросовестные работники сопротивляются контролю, когда оценивают его как неточный, плохо организованный, деспотичный. С другой стороны, гибкость означает своевременное включение в процесс контроля новых факторов и приспособление к происходящие изменениям.

3. Организация взаимосвязей процессов планирования и контроля таким образом, чтобы исключить использование непригодной информации. Это явление наблюдается, например, при подаче завышенных заявок на ресурсы, при установлении заниженных целей и т.д. Все это может привести к упущению важных возможностей для развития организации в связи с практической невозможностью оценки ее реального потенциала.

4. Обеспечение стратегического характера контроля, основанного на абсолютном контроле приоритетных направлений деятельности, даже если они с трудом поддаются измерениям, и специальном механизме контроля в областях, не имеющих стратегического значения.

5. Ориентация контроля на результаты и задачи, стоящие перед организацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достижения целей и возможности осуществления стратегического планирования.

6. Формирование механизма контроля, соответствующего контролируемому виду деятельности и обеспечивающему своевременность. Значение временного интервала определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и их анализ.

7. Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но оригинальных методах. Избыточная сложность помимо увеличения затрат ведет к тому, что персонал не понимает и не поддерживает систему контроля.

8. Общие затраты на систему контроля не должны превосходить создаваемые ею преимущества, в противном случае организации следует отказаться от данной системы. Обязательно следует учитывать, что затраты на контроль состоят не только из затрат времени, расходуемого менеджерами и всеми работниками на сбор, передачу и анализ информации, на все виды используемого при этом оборудования и т.п. В контроле скрыто много побочных затрат, например рабочего времени и ресурсов, которые можно направить на решение других задач. Следовательно, контроль экономически оправдан, если отношение затрат к возможной прибыли остается достаточно низким.