Контроль как функция менеджмента

Суть управленческого контроля

Контроль представляет собой вид управленческой деятельности по обеспечению процесса, с помощью которого руководство фирмы определяет, насколько правильны его управленческие решения и направления осуществления необходимых корректив. Другими словами контроль – это процесс обеспечения достижения фирмой своих целей. В этом его основная задача.

Кроме того, контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть достаточно эффективно реализованы такие функции менеджмента, как планирование, организация и мотивация.

Контроль является одним из главных инструментов выработки политики (стратегии) фирмы и принятия управленческих решений. Именно контроль обеспечивает нормальное функционирование фирмы и достижение намеченных как глобальных (стратегических), так и частных (оперативных) целей.

Цель контроля заключается в способствовании тому, чтобы фактически полученные результаты наиболее полно соответствовали ожидаемым. В связи с этим существует три аспекта управленческого контроля.

Установление стандартов. Предполагает точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определённый период времени. Установление стандартов базируется на планах, разработанных в процессе планирования деятельности фирмы (т.е. во время осуществления функции менеджмента – планирование).

Сравнение результатов со стандартами. Осуществляется измерение того, что в действительности было достигнуто за определённый период времени, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами.

Действия. Выполняются действия по коррекции серьезных отклонений от показателей, установленных в первоначальном плане. К таким действиям можно отнести: пересмотр целей, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации; применение маркетинговых усилий; изменение технологии производства ; пересмотр кадрового потенциала фирмы, пересмотр стандартов и др.

Все названные аспекты (этапы) контроля составляют модель процесса контроля (рис. 2.27).

Рисунок 2.27 – Модель процесса контроля

Виды управленческого контроля и обеспечение его

Эффективности

В менеджменте существует определенная классификация видов контроля. В зависимости от времени осуществления различают 3 вида контроля.

Предварительный. Основными средствами является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Его основные рычаги заложены в процессе реализации таких функций менеджмента, как планирование и организация. Этот контроль используют применительно к кадровым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий. Осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ через систему обратной связи, которая:

- имеет характер управленческой необходимости;

- имеет цель;

- использует внешние ресурсы, которые превращает в ресурсы для внутреннего использования фирмой;

- корректирует отклонения, которые возникают в процессе управления с целью обеспечения достижения целей фирмы.

Заключительный. Обратную связь в этом случае используют после выполнения работы. Этот вид контроля позволяет фирме предугадать возможность возникновения в будущем определенных ситуаций и обеспечить мотивацию труда (например, при оплате труда).

Как отмечалось выше, важным аспектом управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, ее проверка и анализ. В связи с этим осуществление функции контроля связано непосредственно с организацией системы учета и отчетности, которая включает учет и анализ финансовых и производственных показателей деятельности как фирмы в целом, так и отдельных ее подразделений. По содержанию выделяют два вида контроля: финансовый и административный.

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения фирмы (цеха, отдела, участка) финансовой отчетности, которая представляется по важнейшим установленным экономическим показателям и по стандартной форме. Число показателей и сроки представления отчетности устанавливаются обычно вышестоящими органами и соответствующими инструкциями: руководством цеха для участков, руководством фирмы для цехов и отделов, министерством для предприятий, налоговой инспекцией и т.д.

Основу финансового контроля составляют такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние фирмы (основные показатели платежеспособности и ликвидности) и др.

Анализ названных показателей проводится как по отдельным подразделениям, так и по фирме в целом. Большое значение при этом имеет централизованный контроль деятельности каждого подразделения фирмы. Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, т.к. предусматривает передачу контроля оперативной деятельности низовых звеньев (цехов, отделов, дочерних предприятий) руководителям соответствующих подразделений.

Анализ хозяйственной деятельности (АХД) фирмы играет важную роль в управлении фирмой и тесно связан с функциями управления. АХД выполняет двоякую задачу:

1 Определение экономической эффективности производственно-сбытовой деятельности фирмы за отчетный период и степени достижения поставленных целей.

2 Определение возможных направлений производственно сбытовой деятельности на текущий и перспективный периоды с учетом уровня обеспеченности всеми необходимыми ресурсами.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности каждая фирма при произведении финансового контроля по-своему ведет учет и отчетность, разрабатывает свою методику оценки показателей деятельности. Однако в международной практике есть ряд общепринятых методов ведения учета и анализа, которые разработаны Комитетом по международным стандартам учета (КМСУ). К ним относятся следующие методы, которые могут быть использованы в отдельных фирмах.

Метод учета дохода – определяет момент, когда поставщик приобретает право на получение дохода от поставки товара. Доход от продажи товара считается признанным на дату продажи.

Метод учета по выполненному контракту - предусматривает отражение доходов в отчете о прибылях тогда, когда контракт по реализации товаров полностью выполнен (или выполнена его большая часть).

Метод поэтапной сдачи работ – предполагает, что доходы в отчете о прибылях и убытках отражаются в соответствии с долей законченной обработки продукции, на которую заключен контракт в отчетном периоде.

Метод оценки собственности предусматривает, что первоначальные инвестиции учитываются по стоимости и записываются одной строкой в балансе инвестора.

Метод учета по себестоимости – инвестиции в другие фирмы отражается по себестоимости.

Для экономического анализа и контроля деятельности современных фирм обычно используются две группы показателей.

1 Показатели экономического потенциала фирмы. Основные из них:

- активы;

- продажи;

- валовая или чистая прибыль;

- число занятых работников.

2 Показатели хозяйственной деятельности фирмы. Основные из них, которые включаются в отчетность:

- показатели общих расходов на начало года (расходы по внедрению на новые рынки, на маркетинговую деятельность, исследовательские работы, накладные и административные расходы, оплата аренды, расходы на совершенствование продукции и ее поставки и др.);

- показатели поступления и расходования средств (источники поступления средств: чистая прибыль, амортизационные отчисления, субсидии, дотации, эмиссия акций, увеличение долгосрочной и краткосрочной задолженностей);

- показатели использования средств (выплаты дивидендов, организационные расходы, расходы по эмиссии акций, капиталовложения, вложения в прочие необоротные активы, погашение долгосрочной задолженности, увеличение счета в банке).

Административный контроль (или оперативный, или тактический) предусматривает определение степени соответствия хозяйственных результатов деятельности фирмы запланированным в текущем бюджете; осуществление сравнения объемов фактических и планируемых продаж; в ходе его анализируются изменения доли фирмы как на рынке в целом, так и по отдельным продуктам или сегментам; производит оценку состояния портфеля заказов.

Административный контроль должен постоянно следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы. Вот почему на предприятиях его обычно объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления.

Для того чтобы контроль любого вида мог выполнить свою основную задачу обеспечения достижения целей фирмы, он должен обладать рядом характеристик.

Характеристиками эффективного контроля являются:

- стратегическая направленность, т. е. отражение общих приоритетов организации и их поддержание;

- ориентация на результаты;

- соответствие делу; контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно;

- своевременность, которая заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений и оценок, который соответствует контролируемому явлению;

- гибкость;

- простота; избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией;

- экономичность.