И контрольные листы

Индивидуальное планирование аудита

Чтобы достичь хороших результатов от аудита, аудитор должен обладать хорошими знаниями объекта проверки и того, что для этого требуется. Вот почему для успешного выполнения аудита чрезвычайно важно планирование. Совсем не требуется чересчур углубляться в предмет аудита или готовить пространные контрольные листы, нужда в которых целиком зависит от аудитора и его подхода к аудиту. Достаточно сказать, что аудит не должен начинаться без подготовленной информации и достаточных знаний предмета. Планирование аудита нужно для того чтобы связать исследовательский процесс с общей политикой и целями организации в области качества и показать затем как она планирует СМК.

В частности, аудитор должен знать данную процедуру и по мере продвижения по ней он должен ясно представлять весь порядок выполнения работы: в каких местах необходимо какое-нибудь действие, а в каких следует выполнять проверки. Эти моменты необходимо знать для того, чтобы выполнить аудит адекватно и профессионально.

Например: аудитор обязан хорошо представлять любую деятельность, как процесс со своим входом и выходом. Это позволяет установить четкие границы процесса, т.е. какая процедура является началом процесса, какой процедурой завершается процесс и кому, куда именно и в какой форме передается информация на выходе. В таком случае специалисты организации могут точно описать переходы от одного процесса к другому и установить взаимосвязь и взаимодействие процессов, а аудитор оценить и проверить эти процедуры, т.к. знает, что именно на переходах возникают несоответствия.

Могут возникнуть и другие аспекты аудита, не являющиеся частью процедуры, но, тем не менее, такие же значимые. К ним могут относиться идентификация материалов и оборудования, их хранение, чистота производственных площадей и т. д. Аудитор в процессе планирования аудита может делать пометки по таким особым аспектом, но даже и без записей их тем не менее следует учесть на этапе планирования.

Итак, на этапе планирования следует принять во внимание следующие моменты:

1. Детальное ознакомление с соответствующими процедурами и другими документами.

2. Быть осведомленным по любым аспектам деятельности проверяемых структурных подразделений или функций, которые не отражены в документированных процедурах.

3. Знание должностей и обязанностей проверяемых работников.

4. Знание действий и проверок, требуемых процедурами или подобными документами.

5. Знание того, каких доказательств можно ожидать в процессе аудита для подтверждения завершения действий и проверок.

6. Знание того, какому направлению аудита следовать.

Таким образом, при составлении плана аудитор обязан осуществить следующие действия:

изучить область проверки;

какой вид деятельности осуществляется;

прочитать внутренние процедуры и рабочие инструкции;

изучить схему организационной структуры проверяемого подразделения;

составить контрольный лист/памятную записку;

согласовать дату и сроки с ведущим аудитором:

и владеть соответствующими знаниями:

Знание процедур Понимание организационной структуры Знание обязанностей персонала Знание действий и проверок Знание путей поиска доказательств Знание своей схемы аудита

Контрольные листы

Контрольный лист может быть одним из самых полезных средств для аудитора, но только, если он хорошо подготовлен и предназначен для той конкретной ситуации, где он будет использоваться.

Цель контрольного листа – напомнить аудитору об информации, которую он должен получить и о том, что фактически должно быть проверено. Не надо использовать его как вопросник для персонала, который проверяют, и отбрасывают после ответа.

Один из способов подготовки контрольного листа – взять стандарт, процедуру или инструкцию, по которым вы проводите аудит, и перевернуть утверждение, сделав из них вопросы, например:

Из вопроса «Аудиты выполняются специально обученными аудиторами?» получится

«Каковы требования обучения для аудиторов» и т.д.

Если аудит выполняется по стандартам ИСО, тогда пригодится использование подсказок, например:

Контроль документации:

Процедуры

Чертежи

Отчетность (записи)

Обновление

Выпуск и т. д.

Обычно вопросы могут напоминать аудитору об информации, которую нужно найти. Необходимо оставить место для того, чтобы аудитор имел возможность записать полученные ответы, подробные данные интервьюируемого лица, пункты, оборудование, документы и т. д., которые проверяются – все это должно быть также записано, как и любое относящиеся к делу замечание.

Иногда контрольные листы могут стать как бы записью аудита, дополняя любые негативные находки, которые могут быть внесены в отчет о несоответствии. Как таковые они увеличивают ценность аудита и обеспечивают полезные данные для последующих планирующихся визитов.

Другое использование контрольного листа – помочь управлять временем. Аудитор должен уметь проследить за временем, потраченным на уже пройденные пункты, и поэтому может спланировать последующие шаги, чтобы завершить аудит своевременно (таблица 1).

Если после систематического аудита структурного подразделения не были найдены несоответствия, то нет необходимости искать, лишь бы что-то было найдено. Только внесите слово «Согласен» в контрольный лист и подпишитесь.

Контрольные листы

Цель – памятка Подготавливаются с использованием местных процедур Должны использоваться для ответов на развернутые вопросы Могут быть включены дополнительные вопросы Являются «гибкими» документами Полезный «менеджер» времени

Таблица 1

Пример контрольного листа