Унификация языка служебных документов
Типы документов
Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.
По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.
По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению.
В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.
Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.
В последнее время выделяют еще один классификационный признак — форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения) высылаются обычными почтовыми отправлениями.
Ядро учрежденской (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.
Официальные письма. В основе классификации официально-деловой переписки лежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения, письма-претензии и ответы на эти виды писем).
По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель — фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.
По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии — гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо — письмо-приглашение и т. д. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем.
По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания, но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.
Нерегламентированное деловое письмо, как правило, отражает какую-либо необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель. В связи с этим текстовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том числе выразительных. Принцип построения текста в них существенно отличается от жесткой структуры обычных официальных писем, приближаясь то к обычному повествованию (история вопроса, изложение сути дела), то к рассуждению (убеждающая часть), то к описанию (технические характеристики, описания конструкций). Однако язык нерегламентированных писем также содержит элементы стандартизации: этикетные фразы лексическая сочетаемость, терминологичность.
Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.
Унификация языка служебных документов
Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применения трафаретных текстов.
Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).
Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа. При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:
1. Информирование адресата.
2. Привлечение внимания к проблеме.
3. Побуждение к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий).
4. Придание юридического статуса какому-либо событию (документирование заключаемых отношений, сделок, совершаемых финансовых операций и т. д.).
5. Инициирование и поддержание деловых отношений.
6. Решение конфликтных ситуаций (выражение несогласия, претензий).
Решение тех или иных задач делового общения реализуется в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, сообщаем.
Языковая модель, выражающая то или иное речевое действие, состоит, как правило, из двух частей — мотивации действия и собственно речевого действия. Например: В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас ...; Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие) ...
Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги. Так, если автору послания необходимо информировать адресата о чем-либо, он может сделать это, используя такие виды документов, как служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение; целевая установка — побуждение реализуется в приказах, распоряжениях, указаниях; если необходимо придать юридический статус каким-либо отношениям или факту, следует обращаться к таким типам документов, как договор, доверенность, справка; инициирование, поддержание отношений реализуется с помощью гарантийных писем, писем-просьб, писем-приглашений, а предупреждение, требование, отказ актуализируются в таких документах, как письмо-требование (рекламация); письмо-ответ (отказ от предложения), письмо-напоминание. Кроме того, каждая целевая установка в документах определенного типа реализуется с помощью устойчивых языковых моделей, соответствующих данному типу документа. Например:
| Цель | Тип документа | Языковые модели |
| Информирование | служебная записка сопроводительное письмо письмо-сообщение и т.д. | довожу до Вашего сведения ...; высылаем запрошенные Вами..; извещаем Вас о том, что…; информируем Вас о том, что…; сообщаем, что…; уведомляем, что...; |
| Побуждение | приказ распоряжение указание и т.д. | назначить расследование по факту; ввести в эксплуатация; изыскать дополнительные возможности для…; обязываю всех начальников отделов предприятия…; |
| Придание юридического статуса чему-либо | договор | (наименование сторон) заключили настоящий договор о нижеследующем; настоящий договор составлен в том, что..; организация в лице администрации обязуется...; |
| доверенность | я, нижеподписавшийся,… доверяю…; настоящей доверенностью уполномочиваю...; | |
| справка | дана… в том, что… действительно работает…; | |
| Инициирование, поддержание отношений | гарантийное письмо | гарантируем, что…; фирма…гарантирует…; |
| письмо-просьба | просим Вас…; убедительно прошу Вас решить вопрос…; нам хотелось бы привлечь Вас…; сообщите нам, пожалуйста…; | |
| Выражение предупреждения. требования, отказа | письмо-приглашение и т.д. | примите наше приглашение…; позвольте пригласить Вас…; мы будем весьма признательны за участие в …; |
| письмо-напоминание | напоминаем, что…; вторично ставим Вас в известность…; | |
| письмо-требование (рекламация) | мы предъявляем претензию к (качеству товара); мы официально заявляем Вам рекламацию на...; | |
| письмо-ответ (отказ от предложения) и т.д. | Ваше предложение отклонено по следующим причинам…; к сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о …; |
Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм – моделей. Процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:
Подтверждаем получение Вашего заказа.
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению на условиях заключенного ранее договора.
Стандартизация и унификация деловой письменной речи оправдана соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.
Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации. Типовой текст — это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в государственных учреждениях и т. д.
Трафаретизация — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов — бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках; при оформлении текстов договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов, и сводит к нулю возможность нескольких толкований текста. Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.