Місце організаційних методів управління дисциплінарними відносинами в структурі адміністративних методів управління

Адміністративні методи є способом здійснення управлінських дій на персонал і базуються на владі, дисципліні і стягненнях. Розрізняють п'ять основних способів адміністративної дії (рис. 7).

Організаційні методи полягають у створенні нормальних умов праці, її організації.

Організаційний вплив полягає у встановленні й удосконалюванні організаційних зв'язків між елементами керованої і керуючої систем. За допомогою адміністративних актів тривалої дії (положень, статутів, правил, інструкцій і т.д.) формуються організаційні структури підрозділів, регламентуються взаємозв'язки між структурними підрозділами, закріплюються і чітко розподіляються обов'язки, права і відповідальність між виконавцями.

Рис. 7. Адміністративні методи управління

2. Структура документу «Положення про структурний підрозділ»

Структурний підрозділ є самостійною частиною організації, який виконує визначені функції управління на основі положення про підрозділ.

Положення про структурний підрозділ є основним нормативним документом, який регламентує призначення та місце підрозділу в організації, його структуру, основні функції та завдання управління, права, відповідальність та форми стимулювання працівників підрозділу.

Положення про підрозділ затверджується керівником організації із зазначенням дати та скріплюється печаткою. Положення про структурний підрозділ дає змогу:

- офіційно закріпити раціональний розподіл функцій управління між структурними підрозділами;

- чітко регламентувати основні завдання управління, закріплені за підрозділом; трудомісткість, тривалість та календарний термін виконання функцій та завдань;

- встановити функціональні взаємозв'язки між структурними підрозділами за кожним комплексом завдань управління;

- підвищити своєчасність та надійність виконання функцій управління шляхом введення кількісних показників виконання завдань управління;

- конкретизувати права підрозділу в частині прийняття рішень і використання ресурсів;

- підвищити колективну відповідальність працівників підрозділу за своєчасне та якісне виконання функцій управління;

- здійснювати моральне та матеріальне стимулювання працівників підрозділу за результатами господарської діяльності.

Положення про структурний підрозділ містить, як правило, п'ять розділів: загальна частина, завдання та функції, права, відповідальність, стимулювання.

У загальній частині положення вказується: підпорядкованість підрозділу в організації відповідно до схеми організаційної структури; порядок створення, реорганізації та ліквідації підрозділу; кількісно-кваліфікаційний склад працівників підрозділу виходячи їх нормативної чисельності працюючих та штатного розкладу; схема підпорядкованості персоналу всередині підрозділу із закріпленням за працівниками завдань управління; перелік основних нормативних актів, якими керується підрозділ у своїй роботі; основна мета, призначення та місце в системі управління організацією.

Перелік основних завдань та функцій може бути викладеним у одному чи двох окремих розділах положення. У спрощеному вигляді — це перелік основних завдань та функцій, виконання яких покладено на підрозділ.

Доцільно деталізувати усі функції управління із зазначенням періодичності їх виконання, трудомісткості, тривалості виконання із зазначенням термінів початку та завершення; існуючі функціональні зв'язки за вхідною та вихідною інформацією. Інколи цей розділ подають у табличній формі.

Однак у більшості організацій відсутні нормативи управлінської праці та трудомісткості функцій управління, що затрудняє подання цього розділу у формі таблиці. Тому може застосовуватися викладення цього розділу у вигляді переліку функцій та комплексу завдань управління без нормування праці.

Розділ «Права» зазначає можливість використання різних видів ресурсів (трудових, інформаційних, технічних, матеріальних, фінансових, енергетичних) для виконання функцій управління, закріплених за даним підрозділом. Основою для розробки прав виступає Цивільний кодекс, Статут підприємства, кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та службовців.

У розділі «Відповідальність» вказується рівень відповідальності за виконання завдань та функцій. В залежності від організаційно-правової форми господарювання усі працівники підрозділу несуть диференційовану відповідальність за виконання встановлених власником (чи уповноваженим органом) цілей та завдань. Відповідальність конкретного підрозділу визначається на основі взірцевого переліку відповідальності керівника організації шляхом виключення невластивих цьому підрозділу пунктів.

Розділ «Стимулювання» визначає форми матеріального та морального стимулювання за якісне та своєчасне виконання завдань та функцій; містить основні економічні та соціальні показники, які характеризують результати діяльності підрозділу; а також критерії оцінки ефективності роботи підрозділу (наприклад, для планового відділу — обсяг товарної продукції, продуктивність праці, прибуток, рентабельність).

Після цього розділу ставлять гриф «Узгоджено» із підписами юрисконсульта та керівника підрозділу.[3]

3. Структура документу «Посадова інструкція»

Посадова інструкція — це внутрішній нормативно-правовий документ, який регламентує місце працівника в апараті управління, його функціональні обов'язки, права та відповідальність.

Посадові інструкції розробляються для кожної посади управлінського персоналу у відповідності зі штатним розкладом та є логічним продовженням та розвитком положення про структурний підрозділ. Вони затверджуються керівником організації для усіх співробітників малих підприємств, а в середніх та великих — керівниками структурних підрозділів.

Посадова інструкція дає змогу:

- раціонально розподілити функціональні обов'язки між працівниками;

- підвищити своєчасність та надійність виконання завдань;

- чітко визначити функціональні зв'язки працівника та його взаємовідносини з іншими спеціалістами;

- конкретизувати права працівника в частині прийняття управлінських рішень;

- забезпечити рівномірне навантаження працівників;

- підвищити відповідальність за виконання завдань;

- покращити соціально-психологічний клімат колективу.

Основними розділами посадової інструкції є: загальна частина, посадові обов'язки та функції, права, відповідальність, стимулювання.

У «Загальній частині» визначається місце та призначення працівника в апараті управління; вказується порядок підпорядкованості його керівництву, а також безпосередньо підлеглих йому працівників; порядок призначення, переведення та звільнення з посади; кваліфікаційні характеристики кандидата на посаду; професійні вимоги; перелік нормативних актів, якими повинен керуватися працівник у своїй діяльності.

Розділ «Посадові обов'язки та функції» містить конкретизований перелік завдань та функцій, які делегуються працівнику на конкретній посаді; визначає функціональні обов'язки працівника, показники їх виконання, визначає функціональні зв'язки з іншими працівниками. Інколи перелік функціональних обов'язків та функцій подається у табличній формі.

«Права» визначають можливість даної посадової особи в частині прийняття управлінських рішень з метою виконання визначених обов'язків та функцій.

Розділ «Відповідальність» передбачає визначення рівня відповідальності посадової особи за рівень виконання функціональних завдань та обов'язків.

Розділ «Стимулювання» містить форми та умови стимулювання праці, критерії оцінки результатів діяльності та рівня участі працівника у формуванні загального результату діяльності.

Після цього розділу зазначається, що працівник з посадовою інструкцією ознайомлений, ставиться дата. [3]