Роль часу як ресурсу в праці менеджера
В одній із наукових праць П. Друкера зазначено, що менеджмент у XX ст. опанував мистецтво підвищення ефективності фізичної праці, а в XXI ст. має підвищити ефективність управлінської праці. Найцінніший ресурс, від якого залежить ефективність управлінської праці менеджера — це робочий час [70, гл. 2; 72]. Мабуть, тому практичні американці кажуть, що час — це гроші. На відміну від інших ресурсів час не можна купити, продати, передати, зберігати, накопичувати, замінити чимось іншим.
Вміння розподіляти свій робочий час - важлива ознака ефективного менеджера. На запитання, чого найбільше бракує українському менеджерові, як правило, відповідають: "Часу". "Я вже кілька років не був у відпустці", — дещо з гордістю кажуть деякі з них. Серед менеджерів українських організацій дуже поширена практика працювати до пізньої ночі та у вихідні дні. Американський консультант з управління Ален Маккензі коментує цю проблему так: "По дорозі на роботу багато менеджерів з оптимізмом дивляться на робочий день, що розпочинається. До приходу в офіс у голові вже склалася картина роботи, яку треба виконати. Потім настають реалії. У нічну зміну в одному із цехів щось трапилося, і доводиться відкласти дві термінових справи, щоб розібратися із цією проблемою. А в приймальні вже чекають троє відвідувачів, ще треба відповісти на п'ять телефонних дзвінків. Увесь час виникають нові позапланові справи. Повертаючись додому пізно ввечері, запитуєш себе: "Так що саме я сьогодні збирався зробити? Як я використав свій робочий час?" Проаналізувавши використання робочого часу менеджерами, А. Маккензі зробив висновок, що зі 100 менеджерів лише одному вистачає робочого часу, десять хотіли б збільшити загальний робочий час на 20 % , сорок — на 25 %, іншим потрібно збільшити робочий час для виконання всієї роботи вдвічі [1].
Водночас брак часу, вважає американський учений із психології менеджменту Р. Фарсон, — це міф. Його достатньо, але з користю менеджери витрачають лише 20 % свого робочого часу. Про це свідчить те, що найпродуктивніше використовується час із жорстко встановленими межами [264].
Робочий час— це встановлений відповідно до закону час, протягом якого менеджер виконує свої трудові обов'язки в організації. Він вимірюється тривалістю відпрацьованого часу протягом робочого дня, тижня, місяця, року [258, с. 1614]. Аналіз свідчить, що тривалість робочого часу українських менеджерів, особливо вищого та середнього рівнів, становить до 11 годин, або на 3 години перевищує норму. Проте корисна зайнятість при цьому становить лише 5—б годин, тобто внаслідок невміння розподіляти правильно час корисна праця менеджера становить лише 70—80 % [10, с. 72, 120]. Коли йдеться про корисну зайнятість, то мається на увазі перелік робіт, видів діяльності, прийняття рішень і всього того, що входить у компетенцію конкретного менеджера. Робочий час менеджера здебільшого витрачається [35, с. 312—315]:
1) на загальне керівництво визначення цілей, стратегії, місії й т. ін.;
2) організацію виробничої діяльності економічний аналіз показників фінансово-господарської діяльності, аналіз роботи структурних підрозділів, контроль за їх роботою;
3) роботу з інформацією — бесіди з підлеглими та відвідувачами, телефонні розмови, участь у нарадах, переговорах, презентаціях тощо;
4) роботу з підлеглими — прийняття рішень, розподіл праці, координацію спільної діяльності, контроль виконання прийнятих рішень, попередження та розв'язання конфліктів;
5) роботу з документами — перегляд вхідної кореспонденції
та прийняття рішень; складання та підписування листів та інших документів; вивчення нормативних документів, спеціальної літератури;
6) планування особистої праці та аналіз виконання запланованого;
7) інші види роботи — створення умов для праці підлеглих,
вирішення побутових питань, самоосвіта, навчання кадрів та ін.
За дослідженнями М. Мескона (зі співавторами), робочий тиждень, наприклад менеджерів вищого рівня, триває 60—80 годин на тиждень і витрачається так: на заплановані зустрічі, засідання — 59 % робочого часу; незаплановані зустрічі — 10 %; працю з документами — 22 %; поїздки, огляди — 3 %; розмови по телефону — 6 % [154, с. 44]. Якщо включити у робочий час семінари, відрядження, ознайомлення зі спеціальною літературою, то в середньому менеджер проводить на роботі не менше 50 годин на тиждень [223, с. 196]. За дослідженнями російських учених, менеджери витрачають ЗО % свого робочого часу на інформаційні операції та процедури, 30 % на підготовку та прийняття управлінських рішень, 40 % — на організаторську працю [2 18, с. 71].
Затрати робочого часу менеджера залежать від його місця в ісрархії, функціональних обов'язків і ролей, які він виконує, від пилину на нього внутрішнього та зовнішнього середовищ. Так, чим вищий рівень менеджера в ієрархії, тим вагоміше місце в його робочому часі займає функція загального керівництва. Виконання менеджером одноосібно всіх видів діяльності (участь у всіх нарадах, приймання всіх відвідувачів, необхідність приходити на роботу першим і йти останнім) призводить до перехрещування численних ролей, які він виконує, недоліком в організації особистої праці. Іноді до 90 % робочого часу витрачається менеджерами на вирішення тих питань, які можна делегувати іншим спеціалістам.
Менеджери дуже швидко переходять від вирішення одного завдання до іншого, іноді середня тривалість виконання одного завдання у них становить менше однієї хвилини [10, с. 72 — 73]. Згідно з дослідженням Г. Мінцберга, менеджери щоденно викопують до 600 операцій [306, с. 32]. Ці дії професор Дж. Коттер класифікував за трьома основними управлінськими функціями:
1) приймання рішення про те, що необхідно зробити;
2) створення мережі підтримки для виконання рішення;
3) контроль виконання рішення та аналіз отриманих резуль
татів.
Проте кожний менеджер робить багато справ, які не можна назвати власне управлінськими. Більшість із них не є стратегічно важливими і не належать до прийняття ключових управлінських рішень. Зважаючи на те, що на їх виконання витрачається левова частка робочого часу менеджерів, час не належить менеджеру. Менеджери, за дослідженнями, працюють без перерви приблизно 15 хв, оскільки їхню працю постійно перебивають відвідувачі або телефонні дзвінки, після чого потрібен деякий час, щоб повернутися до того стану, тих думок, які були перед цим [271, с. 59]. Праця менеджерів, особливо вищого рівня, не має чіткого завершення. Навіть у позаробочий час їхні думки спрямовані на вирішення робочих питань. Відомий менеджер Джек Уелч розповідав: "Генеральний директор живе у стрімкому ритмі, його графік розписаний на рік уперед, але кожний день приносить нові кризові ситуації, і плани летять шкереберть. Доводиться залишатися на роботі до пізньої ночі. Час летить, його завжди не вистачає. До того ж думки про роботу переслідують невідступно" [261]. Водночас менеджери використовують на виконання важливих питань, що визначають успіх діяльності організації, лише 25 % свого робочого часу [70, гл. 2].
За структурою робочий час менеджерів поділяється на чотири складові [59, с. 63]:
1) підготовчо-завершальний час (витрачається на отримання
завдань від вищого керівництва, консультування, пошуки ін
формації, погодження та підписання підготовлених документів,
звітування);
2) час основної роботи, або оперативний час (витрачається на
виконання управлінських операцій та процедур);
3) час обслуговування робочого місця (витрачається на організаційне, технічне та інформаційне самообслуговування і само
забезпечення -- замовлення та одержання необхідних документів, добір спеціальної літератури, підготовку технічних засобів до роботи, упорядкування документації, що зберігається на робочому місці і т. ін.);
4) час непродуктивної роботи (непродуктивні витрати робо
чого часу).
За дослідженнями, непродуктивні витратизабирають значну частину робочого часу менеджера. Вони є наслідком недоліків в організації праці, порушень правил трудового розпорядку та дисципліни праці [258, с. 1614]. Причому чим вищий рівень менеджменту, тим більше часу менеджер затрачає на "організаційні", а по суті непродуктивні питання. П. Друкер наводить приклад з життя голови правління однієї компанії. Вимірювання затрат його робочого часу за шість тижнів показали, що більшу частину дня він виконує обов'язки "диспетчера", вирішуючи питання, що "горіли". Але коли йому показали цей результат, то голова правління не повірив їм. І тільки коли вимірювання зробили кілька разів, він погодився з тим, що багато робочого часу використовує непродуктивно [73, с. 275].
Головний герой книги Е. Голдратта "Ціль. Процес безперервного покращання" директор заводу розповідає про працю менеджера так: "Горить..., серйозно горить..., майже згоріло. Кидайте все, гасіть пожежу". Далі він продовжує: "Я живу в постійній гонитві, навіть не помічаю, що встає сонце. Став зовсім чужим для дружини і дітей. Але ж не повинно бути пожеж, які треба постійно гасити. Все має відбуватися у спокійному темпі. Якщо менеджер багато речей сприймає як вічні і навіть не задумується, чи потрібні вони, то рано чи пізно у нього виникнуть проблеми" [51, с. 12,49].
Усе те, що заважає менеджерам продуктивно використовувати робочий час, П. Друкер називає "пожирачами часу" [73, о. 284]. Він виділив таких "пожирачів" робочого часу і дав рекомендації менеджерам щодо боротьби з ними:
1) відсутність планування (невміння бачити його вигоду;
орієнтація на дії) — треба думати про результати, а не про сього
денну активність, і навчитися планувати свої дії;
2) відсутність порядку виконання справ (внаслідок відсутності довгострокових і короткострокових цілей) — треба формулювати цілі та обговорювати їх з підлеглими, виділяючи пріоритети;
3) перевантаження (широкі інтереси; невміння встановлю
вати порядок справ залежно від їхньої важливості) — треба за
вчасно визначати черговість виконання справ залежно від їх пріоритетності;
4) штурмівщина (відсутність планування, неправильна оцінка часу, орієнтація на проблему, небажання повідомляти підлеглим погані новини) — треба думати про результати, планувати більше часу на кожну конкретну справу і мати перерви в роботі, орієнтуватися на свої можливості та працювати з підлеглими, своєчасно передаючи їм інформацію і повноваження;
5) поспіх (намагання самому зробити багато справ за короткий час) — краще зробити одну справу, але якісно, планувати всі справи у реальному часі, делегувати повноваження підлеглим;
6) писання та читання (внаслідок невміння відкидати зайве) — треба навчитися швидко писати і читати (використовую
чи швидкочитання), користуватися комп'ютером тільки за необхідності, відсіювати непотрібні папери;
7) поточні справи, щоденні клопоти (відсутність черговості
виконання справ залежно від їх важливості, занадто великий
контроль за діяльністю підлеглих, невміння делегувати повноваження) — треба концентрувати увагу на виконанні пріоритетних справ, доручати інші справи підлеглим і довіряти їм;
8) відвідувачі (невміння говорити "ні") — треба знаходити задоволення від спілкування в іншому місці, а не на роботі; відмі
нити політику "відкритих дверей";
9) мобільний телефон (відсутність самодисципліни, прагнення бути обізнаним з усіма справами) — треба фільтрувати телефонні дзвінки, бути небагатослівним, втручатися у справи інших
тільки у виняткових випадках;
10) наради та засідання (страх перед відповідальністю за прийняття рішення, нерішучість, погані підготовка та ведення нарад, засідань) — треба навчитися самостійно приймати рішення та відповідати за них, не проводити наради без гострої необхідності, добре їх готувати;
11)нерішучість (страх перед наслідками від можливої помилки, відсутність уміння приймати раціональні рішення) — треба поліпшити систему збирання та уточнення інформації, сприймати ризики як неминучість, навчитися передбачати можливі помилки і використовувати їх як шанс отримати власний досвід;
12)невміння делегувати повноваження (страх перед тим, що
підлеглі не зможуть правильно все пробити, невпевненість в їхній компетенції) — треба вчити підлеглих по боятися помилок, довіряти їм і координувати обсяг їхньої роботи.
П. Друкер наголошує, що багато робочого часу менеджерами витрачається непродуктивно саме в результаті поганої організації праці [73, с. 285- 289], зокрема:
- відсутності системи прогнозування (одні й ті самі ситуації
повторюються через певний період). Треба передбачати можли
вість повторення ситуації і своєчасно вживати відповідні заходи;
- дуже "роздутих" штатів. При цьому менеджер витрачає
багато часу на вирішення проблем у колективі, на спілкування з
підлеглими, запобігання та розв'язання конфліктів;
- неефективної організації інформаційних потоків, внаслідок чого інформація часто доходить не в повному обсязі або у перекрученому вигляді;
- неефективно організованої праці, першими ознаками чого
є численні збори та наради. Це свідчить про недостатню відповідальність працівників і насамперед менеджерів.
Американський учений Гірум Сміт називає близько 30 таких "пожирачів" часу, зазначаючи, що лише невелика частина з них нав'язується менеджеру з зовні, а більшість менеджер створює собі сам внаслідок нераціональної організації власної праці [61, с. 93].
У своїх спогадах В.І. Терещенко так розповідав про ведення боротьби з непродуктивними затратами робочого часу в американських фірмах: "Я пригадую дні, коли почав працювати консультантом в одній великій американській фірмі. Платили погодинно, і я коштував досить дорого. Спершу мені навіть здавалося, що за мною постійно стежать: візьму в руки ручку — одразу ж підходить стенографістка: "Диктуйте, будь ласка!". Почну підраховувати цифри — "Ні, ні, скажіть і Вам підрахують". Іду в бібліотеку за довідником — "Ну, навіщо ж Вам затрачати на це час, скажіть Мері, і вона принесе". Потім мені пояснили: "Ми хочемо привчити Вас цінувати свій час. Ми не можемо дозволити собі розкіш, щоб кваліфікований працівник затрачав час на те, що може зробити особа, яка вміє лише писати і читати. Інакше ми збанкрутуємо!" "Непродуктивні витрати робочого часу менеджером — саме по собі вже погано, — пише далі В.І. Терещенко, - але коли менеджер не вміє цінувати час підлеглих, то це якраз те, з чого починається моральний розклад колективу. Цим він вчить їх не цінувати свій час. Тоді починаються прогулянки коридорами, перекури на півгодини, постійні відкладання роботи, очікування невідомо чого. Або несподіваний виклик "згори": негайно з'явитися! — усе летить шкереберть: порушується розклад, ви підводите тих, із ким у вас призначено зустріч, вони підводять інших і т. д. ..." [250, с. 19, 27].
Погана організація робочого часу створює ще одну проблему для менеджерів — призводить їх до стресу. Стрес(від англ. pressue — напруження) — це реакція людини на співвідношення між вимогами, що до неї висуваються, та її здатністю їх задовольнити [268, с. 164]. За словами відомого канадського фізіолога Ганса Сельє, стрес — це неспецифічна реакція організму людини, яка допомагає їй подолати пред'явлену вимогу. Фактори, що спричиняють появу стресового стану, називають стресорами. Залежно від виду стресора і характеру його впливу виділяють фізіологічний і психологічний (емоційний) стреси. Останній виникає у ситуаціях, пов'язаних із загрозою, небезпекою, образою тощо. Ознаки стресу такі: поганий сон, постійна втома, тривога, надмірне куріння, приймання снодійного, дратівливість, втрата апетиту або, навпаки, переїдання, нудота, втрата свідомості, печія, головний біль тощо.
Стрес може бути як стимулом, так і перешкодою для ефективної професійної діяльності. Іноді стрес відіграє позитивну роль, але якщо поставлені завдання не виконуються, його роль негативна. Якщо довго перебувати у стані стресу, а тим паче дистресу, то створюється серйозна загроза здоров'ю людини. Американські психологи називають стрес "чумою двадцятого століття" і попереджають, що у XXI ст. стрес на роботі може посилюватися. Вже сьогодні стреси, пов'язані з роботою, тільки в США обходяться суспільству в 200—300 млрд дол. щорічно. Це тому, що люди працюють або в кількох місцях, або до 90 годин на тиждень у своєму офісі.
Найвищий рівень стресів спостерігається саме у менеджерів. Ч. Хенді визначив п'ять організаційних ситуацій, які викликають у менеджерів стресовий стан: відповідальність за працю інших і запобігання конфліктам; впровадження інновацій; неможливість задовольняти потреби людей; неефективні міжособистісні взаємини; невпевненість у вибудовуванні кар'єри [146, с. 718—728]. За дослідженнями, проведеними Л. Маллінзом, менеджери несуть основний тягар через необхідність проводити зміни і реструктуризацію, а це призводить до подовження робочого дня, зниження гарантії зайнятості, конфліктів, послаблення задоволеності від праці. За дослідженнями, наведеними в книзі "Караоке-капіталізм", одна десята всіх витрат на медичне обслуговування пов'язана зі стресами, яких зазнають інтелектуальні працівники, в тому числі й менеджери [214, с. 87—88]. Отже, менеджери входять до групи підвищеного ризику. Дослідження показали, що основними стресорами у менеджерів є: короткі строки для виконання задачі; перевантаженість; недостатньо кваліфікований персонал, з яким треба працювати; щоденна праця протягом 10—11 годин; участь у багатьох нарадах та велика кількість відряджень; прагнення відстоювати власну думку; невміння здійснювати вплив та владу; обмеженість часу для особистого життя [1, с. 343].
Г. Сальє встановив основні стани розвитку стресу, зокрема у менеджерів. На першій стадії невеликий за силою стрес може навіть активізувати діяльність, зарядити людину додатковою енергією, у результаті чого людина відчуває приплив життєвих сил, у неї загострюється увага, покращується пам'ять. Однак стресові навантаження зростають, накопичуються проблеми, конфлікти, зриви у виконанні рішень і т. ін., що потребує негайного втручання. Настає друга стадія розвитку стресу — пристосування. Людина живе в цьому стані, але перебуває у постійному нервовому напруженні, витрачає адаптаційні резерви організму швидше ніж вони відновлюються. У такому режимі людина не може працювати і жити довго, бо енергетичний запас її знижується до критичного. Тривалі емоційні й розумові навантаження зумовлюють появу третьої стадії розвитку стресу — виснаження резервів організму. З'являється відчуття сильної втоми, різко погіршується фізична і особливо розумова працездатність, погано переключається увага, погіршується пам'ять, ніби паралізується воля, спостерігаються стійкі порушення сну, зростає залежність від алкоголю та цигарок, з'являється постійний головний біль, порушується робота органів травлення, зростає емоційна нестриманість, різко знижується продуктивність праці. Дослідження свідчать, що основною причиною такого стресового стану у менеджерів є постійна невизначеність у ситуаціях [150, с. 90—94].
На фоні хронічних стресів може розвинутися професійне вигорання. Це синдром, який веде до знищення емоційно-енергетичних ресурсів людини. Така людина починає відчувати невпевненість у собі та незадоволеність особистим життям. Такому станові треба запобігати якомога раніше.
Здатність свідомо протидіяти цим станам називають стресо-стійкістю. Спостереження свідчать, що найкращими ліками проти стресу та професійного вигорання є креативність — уміння знайти творчу складову в роботі та сконцентруватися на ній. Існує також багато прийомів, які дозволяють тримати стрес під контролем: змінити свій погляд на проблему і уявити собі її розвиток у подальшому, ставитися до життя з гумором, дистанціюватися від ситуацій, підвищувати рівень задоволеності від праці та ін. Для уникнення стресів треба навчитися раціонально використовувати час, дотримуватися належного режиму харчування, підтримувати себе у формі за допомогою фізичних вправ та досягати загальної рівноваги в житті [232, с. 465]. Дж. Адаїр, спеціаліст із питань організації праці, дає такі рекомендації щодо боротьби зі стресом [1, с. 343—344]:
1. Дійте, а не переживайте. Визначте основні джерела стресу і застосуйте заходи до їх усунення. Якщо є неприємності на роботі, то розгляньте питання про перепідготовку або зміну роботи. Більше відпочивайте, чергуйте роботу з відпочинком.
2. Висловлюйте своєчасно та відкрито свої почуття. Уникайте самотності, спілкуйтеся з людьми, не приховуйте свої почуття. Поговоріть з друзями, може вони допоможуть знайти відповідь на ваші запитання.
3. Визначайте пріоритети. Ще раз перегляньте свої життєві цінності та пріоритети — можливо, ви самі винні у своїх стражданнях. Не порушуйте етичні правила.
4. Враховуйте те, що не можна змінити. Примиріться з цим, наберіться мудрості, щоб зайнятися іншим.
5. Краще використовуйте накопичений досвід. Негативний результат — теж результат. Оцініть те, що отримали, це дасть змогу спокійніше поставитися до проблеми. Якщо вам погано, намагайтеся бути доброзичливішим до інших людей, які теж перебувають у подібній ситуації.
6. Перевіряйте своє мистецтво управління часом. Не встановлюйте для себе нереальних строків виконання справ, виконуйте одночасно тільки одну справу, щоб до неї більше не повертатись; делегуйте повноваження іншим.
7. Запам'ятовуйте свої радощі, а не неприємності. Не думайте постійно про неприємне і про те, що може відбутися у майбутньому. Згадайте те, що позитивно вплинуло на вашу долю. Напишіть 5 найкращих подій у своєму житті, подумайте про них.
8. Якщо виникає якась проблема, запитайте себе: "Що буде поганого, якщо ця подія відбудеться? Що я можу зробити, щоб її не було?" Якщо можна знайти відповідь на ці запитання, то тривога щезатиме і стресу не буде. "Дійсно, менеджер працює іноді по 12—14 годин на добу, — пише Лі Якокка в книзі "Кар'єра менеджера", — але для того, щоб працювати ефективно, треба вміти відпочивати, приділяти достатньо уваги сім'ї та дітям, знаходити час для друзів, спорту і розваг. 'Годі менеджер буде успішно протидіяти стресам і працювати з повною віддачею" [318, с. 363—354].
9. Отже, ідеться не про тривалість праці менеджера, а про управління своїм часом (або тайм-менеджмент). Управління часом — це процес, який включає визначення тривалості строків виконання роботи, її частин, мінімізацію часових характеристик, корисне використання резерву часу, контроль за використанням часу; прогнозування строків завершення робіт, етапів і роботи в цілому; прийняття рішень щодо ліквідації небажаних часових відхилень [258, с. 2085]. Це процес, який вимагає дисципліни, свідомого підходу до себе, означає самоорганізацію. Управління часом ставить за мету досягнення як високої ефективності використання часу, так і отримання відчутних результатів, забезпечення такого стилю роботи, який би позитивно вплинув на всі аспекти діяльності менеджера. Однак час — це категорія, не підвладна людині й управляти ним не дано нікому. Тому про тайм-менеджмент можна говорити як про управління перерозподілом обсягу праці та зміну її змісту в часі і просторі [260].
10.Причиною незадовільної роботи багатьох менеджерів, особливо початківців, є відсутність чіткості, плановості й організованості в роботі. Один зі спеціалістів з організації праці Патрік Форсіт у книзі "Починайте з головного" наводить приклад, що 4 зекономлених хвилини при виконанні щоденного завдання, дадуть за рік 14 годин, а це майже два додаткових робочих дні. У зв'язку з цим менеджер не тільки повинен ставитися з повагою до свого робочого часу як до важливого ресурсу, але й надавати допомогу своїм співробітникам в управлінні часом. З цією метою П. Форсіт рекомендує [271, с. 124—125]:
11.розробляти систему стандартів (наприклад, ввести єдину
схему пріоритетів, єдиний час для перерви);
12.використовувати стандартні процедури звітності (щодо
стилю документів, порядку, місця і часу проведення нарад, форм
та обсягу передачі інформації тощо);
13.пояснювати підлеглим, чому доцільно використовувати
інші методи роботи;
14.дотримуватися самому встановлених правил і показувати
таким чином приклад для підлеглих.
Час — це ресурс, який не поновлюється і назад не повертається. За словами П. Друкера, час — це ресурс, який найшвидше псується [72, с. 56]. Ще в 1745 р. Бенджамін Франклін писав: "Пам'ятайте, що час — це гроші. Якщо ви любите життя, то не витрачайте даремно час, бо це найдорожчий матеріал, з якого воно зіткане" [1, с. 221]. Мабуть, ніщо інше так не відрізняє працю ефективних менеджерів від праці неефективних, як ставлення до робочого часу.