Назначение и состав информационно-справочной документации

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.

В последнее время телеграммы и телексы практически выходят из обихода, уже начинают терять свою актуальность и факсы. Это, прежде всего, связано с бурным развитием телекоммуникаций. В последнее время в связи с бурным развитием мобильной связи можно вести обмен документами из автомобиля поезда, самолета. Это достигается благодаря применению карманных кмпьютеров – коммуникаторов. Известны организации, как правило, вновь создаваемые, которые вообще не приобретают факсимильную технику. Её с успехом заменяют компьютеры, при помощи которых отправить или принять факс можно с намного лучшим качеством и скоростью. Но эти методы применяются только для возможности связи с другими организациями для осуществления переписки, которые ещё работают по старинке.

На сегодняшний день самый эффективный метод осуществления деловой переписки – это электронная почта. Её основные преимущества:

 возможность передавать с самым высоким качеством в течение секунд тысячи страниц информации (такая возможность не под силу никакому факсу);

 отсутствие всякого искажения информации;

 благодаря возможности применения цифровой электронной подписи, возможность передачи документов, имеющих юридическую значимость без принятия каких-либо дополнительных мер, например отправки по обычной почте оригинала документа с подлинной подписью ответственного лица и печатью.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.