Выполнение работы и оформление отчета

1. Работа выполняется с учетом результатов, полученных в работе №1 (Структура фирмы и ее организационная схема).

2. Определяется потребность в найме на работу в фирму какого либо специалиста среди возможных претендентов.

3. В отчете представляются перечни:

- работ, выполняемых предполагаемым специалистом;

- квалификационных требований к кандидату на должность. Отдельно формулируются требования к деловым и личным качествам специалиста.

4. Проводится тестирование предполагаемого кандидата (в лаб.работе «кандидатом» является вся бригада ) по тестам на проф. пригодность и интеллект.

a) Примечание:программы тестов предлагает преподаватель.

5. В выводах по работе приводится анализ возможности приема на работу "кандидата", прошедшего тесты.

Лабораторная работа №3 «Планирование работ секретаря»

Цель работы:приобрести навыки в организации эффективного планирования работ.

Введение:

Золотые правила секретаря

- Назначение секретаря – освобождать своего начальника от рутинной работы.

- Секретарь никогда не должна думать, что она что-то, она –помощник того, кто представляет собой что-то.

- Ничего не оставлять на волю случая.

- Знать свое место, чтобы хорошо выполнять свои должностные обязанности.

- Завоевывать доверие своего начальника и сохранять его.

- Прежде чем приступать к работе, понять е.

- Начинать работу, превышающую свои возможности, значит стремиться к провалу.

- Никакая полезная работа не унижает секретаря.

- Секретарь должен знать, что существуют другие люди.

- Не верить в свою незаменимость, а сделать себя необходимой.

Планирование, распределение и использование

рабочего времени

Многолетний практический опыт исследования секретарского труда показали, что главным в нем является план на день, который определяет все последующее долгосрочное планирование. Он помогает наиболее эффективно использовать рабочие часы и минуты, дает обзор всех дел дня.

Начиная рабочий день, всегда надо иметь цели с четким определением их объема и вида и все, что нужно для их решения.

Затем устанавливается очередность запланированных дел. Нужно определить, какие чрезвычайные ситуации могут нарушить рабочий день.

В любой работе должны действовать три правила:

1. Все что можно, нужно контролировать.

2. Некоторые вопросы не поддаются контролю, но на их ход надо стараться влиять.

3. Не следует обращать внимание на вопросы, которые не поддаются контролю, а также влиянию.

Готовя план на день, секретарь должен выделить в нем.

1. Профессиональную деятельность.

1.1 Постоянные мероприятия, включенные в план рабочей недели организации (административные, технические, общественные).

1.2 Постоянные дела.

1.3 Приоритетные дела.

1.3.1 Срочные дела, особо перспективные для получения конкретных результатов.

1.3.2 Срочные дела, которые в случае необходимости могут быть перенесены на другие сроки.

1.3.3 Дела, которые могут быть выполнены при наличии времени.

2. Личная деятельность.

Составляя план на день, надо:

- не загружать рабочий день более чем на 60 %;

- составлять список дел, деля их на самые важные и менее важные;

- оставляя в плане резерв неожиданностей;

- оставляя на каждое мероприятие запас времени не менее 15 минут;

- устанавливать личную цель и порядок ее достижения;

- считать приоритетным самое трудное задание дня;

- размещать в плане текущие дела между важными и срочными;

- точно определять время начала и окончания каждого мероприятия;

- собирать все мелкие дела в группы;

- тщательно планировать вечерние мероприятия как самые неэффективные;

- использовать систему условных знаков, с помощью которых отмечать, что сделано, что перенесено. Точные сроки заключать в рамки.

Последовательность начала рабочего дня секретаря должна быть следующей:

1. Выделить 15 минут для спокойного обдумывания всех предстоящих на день работ.

2. Определить порядок и последовательность выполнения :

- незаконченных дел;

- “неприятных” работ;

- главной работы дня;

- работы с поступившей почтой;

- мелких и второстепенных работ.

- Как правило, в работе секретаря есть периоды:

- нормальной работы;

- спешки и суматохи;

- затишья.

Надо знать, что сама по себе работа не имеет ценности, она имеет только смысл. Чтобы хорошо выполнить любую работу, надо знать ее смысл и причинное основание.

Любая запущенная или временно забытая работа – основа появления срочности. Установлено, что в женском характере есть элемент переноса и ожидания, то есть женщины-секретари постоянно используют метод откладывания надоевшей работы и работы, требующей большой подготовки.

Чтобы это преодолеть, надо:

1. Постоянно составлять списки своих долго- и кратковременных целей, ранжировать их по важности, контролировать точность формулировок, реалистичность и достижимость целей.

2. Постоянно готовить планы реализации целей с указанием сроков, требующихся и имеющихся ресурсов самостимулирования в процессе выполнения плана.

3. Осуществлять постоянное наблюдение за действенностью своих индивидуальных причин постоянного откладывания дел и преодолевать это с помощью рационального самоконтроля.

4. Оперативно управлять своим рабочим временем и эффективно использовать его за счет ежедневного составления расписания рабочего дня, рациональной организации труда, концентрации на приоритетных задачах.

Вся работа секретаря, если ее деятельно проанализировать, состоит из большого количества “мелочей”; чтобы постоянно учитывать эти мелочи; надо вести специальный журнал, в котором регистрировать все даже мелкие события с обязательным указанием трудностей исполнения той или иной работы. Сюда записываются взаимоотношения с людьми, коллегами по работе, начальством, о чем был разговор на совещаниях, конференциях. Особое внимание уделяется случайным работам и причинам их возникновения.

Секретари всех стран мира рационально используют правило “все записывать”, и не только о своей работе, но и о взаимоотношениях с начальниками, особенно, если начальник – женщина. Все записи должны быть точными и лаконичными, содержать в себе все необходимые сведения и факты.

Получая визитную карточку, секретарь ставит на ней карандашом дату и включает ее в картотеку или подшивает в дело.

Не доверяйте своей памяти, у усталой женщины – память сдает первой.

Примерный рабочий план секретаря на день.

8.50 Начало рабочего дня,

проверка рабочих мест в офисе

9.10 Устранение недостатков:

- протереть пыль

- полить цветы

- собрать разбросанную бумагу

- убрать и вымыть посуду

9.40 Привести в порядок рабочее место руководителя.

9.50 Сварить кофе.