Порядок подготовки делового совещания
1. Определение целей и задач совещания. Следует учесть, что непосредственный сбор людей имеет смысл, когда есть необходимость: в обмене информацией, в выявлении мнений, в анализе трудных ситуаций и проблем, в принятии решений по комплексным вопросам.
2. Назначение ответственных за подготовку совещания и распределение между ними обязанностей.
3. Составление (иногда) сметы расходов на подготовку и проведение совещания.
4. Определение даты и времени проведения совещания (с учетом доступности для участников и возможности подготовиться). Следует проверить, чтобы это время было по возможности минимальным, не совпадало с временем проведения других мероприятий.
5. Выбор подходящего помещения, бронирование его.
6. Подготовка и утверждение конкретной повестки совещания, с указанием времени, необходимого для рассмотрения каждого вопроса. При этом для каждого вопроса следует отводить время в соответствии с его значимостью. Вопросы располагать в порядке их важности и сложности.
7. Составление списка участников совещания. При этом следует сузить, насколько возможно, круг участников, пригласив лишь тех, без кого нельзя обойтись, а именно:
· непосредственно затрагиваемых решениями заседания;
· располагающих соответствующими специальными знаниями;
· исполняющих решения;
· имеющих опыт решения аналогичных проблем;
· ответственных за надлежащее исполнение;
· опытных советников и людей, умеющих решать проблем.
8. Подготовка и рассылка приглашений и материалов участникам совещания в сроки, достаточные для их подготовки к совещанию. При этом следует проинформировать как можно конкретнее участников о повестке и целях заседания (по возможности с указанием времени в часах и минутах, если отдельным участникам следует появиться к обсуждению определенных пунктов).
9. Подготовка помещения для проведения совещания.
10. Подготовка необходимых средств наглядной информации, технических и вспомогательных средств.
11. Подготовка объявлений и указателей.
12. Подготовка для участников совещания рабочих (раздаточных) материалов, блокнотов, ручек и т. д.
13. Заказ транспорта для обслуживания участников совещания.
14. Заказ на обслуживание в предприятии общественного питания.
Совещания подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.
Цели инструктивных совещаний - передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.
Инструктивные совещания целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать па подчиненных.
Цели оперативных (диспетчерских) совещаний - получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.
Цели проблемных совещаний - поиск наилучших решений проблемы в кратчайшие сроки, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение организационных перспектив, обсуждение инновационных проектов.
Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы:
- нахождение решения без его предварительной подготовки нл основе обсуждения всех предложений, внесенных участника ми в ходе заседания;
- выбрать оптимальное решение из двух ил и нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;
- принять решение, найденное руководителем до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности.
Проблемное совещание может включать такую форму группового принятия решений, как дискуссия, которая предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем сопоставления различных мнений. Суть действий в дискуссии состоит в защите или опровержении тезиса.
40. Особенности руководителя делового совещания.
Умение выступать перед "широкой" аудиторией - необходимый компонент успешной деятельности руководителя.
При выступлении следует придерживаться следующих рекомендаций:
1. Голос должен звучать спокойно, внятно, дружелюбно, убедительно.
2. На вопросы необходимо давать четкие, понятные ответы.
3. Речь должна строиться на основе логических соображений, но с учетом психологических особенностей аудитории.
Выделим наиболее типичные ошибки, которые допускает руководитель при общении:
1. Неумение выслушать собеседника. Это происходит из-за того, что руководитель:
а) обдумывает свои аргументы и возражения, пока собеседник еще говорит;
б) хочет быть умнее своего собеседника и думает, как улучшить его предложения вместо того, чтобы принять их;
в) вообще не слушает, т.к. говорящий ему неприятен.
2. Руководитель не организует свои мысли перед тем, как их высказывать и говорит спонтанно.
3. Употребляет термины и сокращения, которые могут представить его в качестве знатока, эксперта, но будут совершенно непонятным и собеседнику;
4. Говорит слишком длинно, не замечая, слушают ли его, и не обращая внимания на замечания собеседника.
5. Начинает речь сразу после того, как предоставлено слово желательно выдерживать паузу.
6. Выступающий читает текст, когда это не является необходимым.
7. Делает суетливые движения, которые отвлекают слушателей. Выступая, нельзя гулять около трибуны, иначе слушатели начнут разглядывать оратора, отвлекаясь от сути его выступления.
8. Останавливает взгляд на отдельных лицах, долгий пристальный взгляд может вызвать неприятные чувства. Нужно скользить взглядом по отдельным группам слушателей, что привлекает их внимание и вызывает расположение
9. Неумело держит паузу. Пауза не должна быть слишком долгой.
10. Забывает о жестах во время выступления. Соединение слова с жестом - важный компонент публичной речи. Если оратор во время выступления держит руки «по швам», забыв о жесте, люди сразу услышат «деревянную» сухость голоса и скованность мысли. Однако чрезмерное размахивание руками не допустимо.
11. Постоянный темп речи. Следует помнить: монотонность убаюкивает слушателей.
12. Чрезмерная сдержанность, сухость. Использование юмора снижает степень напряжения и способствует разрядке обстановки.
13. Чрезмерная педантичность и поучительный тон обычно раз-дражают слушателей.
Любой руководитель должен уметь убеждать, значит должен знать некоторые законы убеждения:
1. Закон внедрения (встраивания). Аргумент следует встраивать в логику рассуждений партнера.
2. Закон общности языка мышления. Если хотите, чтобы вас услышали, говорите на языке партнера (оппонента).
3. Закон минимизации аргументов. Помните об ограниченности человеческого восприятия. Поэтому ограничивайте число аргументов. Лучше, если их будет не более 3-4-х.
4. Закон объективности и доказательности. Используйте в качестве аргументов только то, что принимает ваш оппонент. Не путайте факты и мнения.
5. Закон единства противоположностей. Говорите не только о положительных сторонах своих доказательств, но и об отрицательных. Этим вы придадите своим аргументам больший вес.
6. Закон демонстрации равенства и уважения. Подавайте аргументы, демонстрируя уважение к оппоненту и его позиции. Помните, что друга убедить легче, чем врага.
7. Закон авторитета. Делайте ссылки на авторитет, известный оппоненту и воспринимаемый им тоже как авторитет.
8. Закон постепенности. Не стремитесь быстро переуверить оппонента, лучше идите постепенно, но последовательными шагами.
9. Закон обратной связи. Создавайте обратную связь в виде оценки состояния оппонента и описания своего эмоционального состояния. Полезны высказывания типа: "Мне кажется, что вы уже устали".
10. Закон этичности. В процессе аргументации не допускайте неэтичности поведения. Не задевайте "больные" места оппонента.