Основные элементы оценки персонала

Как во всякой управленческой деятельности деловая оценка персонала, являющаяся целенаправленным процессом установления соответствия качественных характеристик личного состава, т.е. их способностей, мотиваций и свойств требованиям должности или рабочего места. Именно деловая оценка на основе такого соответствия решает задачи:

- выбор места в организационной структуре и установление функциональной роли оцениваемого сотрудника либо работника;

- разработка возможных путей совершенствования деловых или личностных качеств работника;

- определение степени соответствия заданным сотрудника, работника критериям оплаты труда и установление её размера.

Помогает она и в решении некоторых дополнительных задач, таких, как:

- установление обратной связи с личным составом по профессиональным, организационным и многим другим вопросам;

- удовлетворение потребностей сотрудников и работников в оценке собственного труда и других качественных характеристик.

Являясь важнейшей составляющей управленческой функции по отбору, расстановке и развитию персонала, деловая оценка личного состава даёт возможность решить два основных вопроса: оценить кандидата при подборе на вакантную должность и оценить уже имеющихся сотрудников. Как процесс она многоэлементная.

В ней можно чётко различить: субъект оценки - это лицо, которое по своему должностному положению или по специальному уполномочию осуществляет управленческое воздействие на личный состав и имеющее право давать деловую оценку работникам (начальник органа управления или подразделения ГПС, командир подразделения и т.п.). Объектом такой оценки выступает подчинённый сотрудник либо работник, которому дают деловую оценку, а предметом её может быть служебная деятельность, выполнение отдельных поручений, личные, деловые, нравственные качества личного состава и т.п. Что касается процедуры деловой оценки , то она может быть устной и письменной, единоличной (например, характеристика начальника подчинённому), групповой (отзыв сотрудников о конкретном работнике) и комиссионной (аттестация).

Виды оценки персонала.

В достаточно условной степени можно говорить о нескольких видах оценки персонала: прогностической, практической, текущей и итоговой.

Коротко раскроим их содержание.

Прогностическая оценка осуществляется в целях решения вопросов о возможности назначения работников на вышестоящие должности, включая и руководящие должности.

Практическая оценка проводится в целях установления соответствия работника занимаемой должности. Нередко результаты этого вида оценки приводят к проведению прогностической оценки.

Иными словами, если при прогностической оценке строится модель гипотеза о возможности работы конкретного человека, на какой – либо должности, то практическая оценка даёт возможность подтвердить или опровергнуть модель-гипотезу, а в некоторых случаях приступить к построению другой, новой модели-гипотезы.

Текущая оценка применяется для того, чтобы оценить выполнение работником должностных обязанностей, отдельных поручений, результаты временного замещения руководителей в период их отсутствия и результатов стажировки в других подразделениях, оценить проведение и выступление на занятиях, собраниях, совещаниях, взаимоотношения с руководителями, подчинёнными и коллегами по службе.

Итоговая (периодическая) оценка даётся периодически в аттестациях, которые в значительной мере влияют на прохождение сотрудником дальнейшей службы.

Основными элементами содержания оценки кадров являются показатели результатов служебной деятельности, труда и характеристики личностных качеств. Необходимость оценки личностных качеств вытекает из того, что в результатах служебной деятельности они представлены трансформированию, с учётом объективных условий, окружающих работников. Необходимость же оценки результатов служебной деятельности основана на извечном принципе человечества: судить о личности по её действиям.

Однако результаты служебной деятельности сотрудника или работника полной оценке поддаются не всегда. Поэтому в ряде случаев приходится оценивать не результаты, а саму служебную деятельность .

Таким образом, комплексная оценка сотрудника, работника включает в себя как минимум три частные оценки, дополняющие друг друга и только в совокупности, дающие достаточно полную характеристику:

- результаты служебной деятельности;

- сама служебная деятельность;

- личностные качества.

4. Методы оценки кадров.

Теории и практике известны в настоящее время более двух десятков различных методов оценки кадров. И всё же, также условно, их можно разбить на три группы.

К первой группе относятся методы описательного характера, характеризующие качества работника без количественного их выражения. Они так и называются "качественными методами".

Здесь можно выделить методы:

- биографический, оценка по данным биографий и так называемым мандатам, или по анкетным данным;

- система произвольных устных и письменных характеристик;

- оценка по результатам;

- групповая дискуссия;

- эталонный, то есть выбор по критериям и факторам наилучших работников;

- матричный - сравнение фактических качеств работника с набором качеств, требуемых должностью;

- свободный выбор оценочных характеристик по готовым формам;

- вынужденный выбор оценочных характеристик также по готовым формам для сравнивания реальных качеств работника с заранее подготовленной на него характеристикой.

Вторая группа является промежуточной. В основу входящих в неё методов положены как описательный принцип, так и количественные показатели, определяемые на базе первоначальных качественных описаний.

Поэтому эту группу методов оценки называют "комбинированными".

Здесь следует рассказать о методах:

- суммирования оценок, определение экспертами частоты проявления у работников тех или иных качеств (постоянно, часто, иногда, редко, никогда и т.п.);

- заданной группировки работников (отличный, хороший, удовлетворительный и плохой работник);

- тестирования - оценки работников по степени решения ими заранее подготовленных задач (тестов).

В третью группу можно включить методы оценки, в результате применения которых можно непосредственно получить достаточно объективную числовую оценку деловых качеств сотрудников или работников, то есть количественные показатели оценки.

К этой группе относятся такие методы как:

- ранжирования или метод рангового порядка, когда личный состав располагаются по порядку от самого лучшего до самого худшего;

- парных сравнений сотрудников, работников;

- заданной бальной оценки или присвоения очков, то есть сумма баллов;

- графического профиля работников- это отражение уровня деловых качеств каждого из них с оценкой в баллах в виде точек на графической шкале и соединение этих точек прямыми линиями;

- коэффициентный метод - система коэффициентов, определяющих как отдельные качества работников, так и их совокупность.

Это в общем-то "просветительское" изложение. Что же касается практики, то в ГПС, как и в органах внутренних дел из всего перечисленного применяются только первые три метода из первой группы.

Аттестация - основной вид оценки персонала .

Подбор персонала и правильная его расстановка не исчерпываются замещением должностей руководителей и специалистов. Это постоянный процесс выявления наиболее компетентных и высококвалифицированных работников, выдвижение или перемещение их на должности, соответствующие их способностям. Поэтому одним из эффективных видов оценки кадров является их периодическая аттестация.

Само слово аттестация происходит от латинского слова attestari ,что переводится как свидетельствовать, удостоверять. Понятие же "аттестация" означает определение квалификации, уровня знаний работника или учащегося, отзыв о его способностях, деловых или иных качествах. Аттестацией называется и сам документ, в котором содержатся данные, характеризующие деловые, моральные, нравственные качества и личные способности сотрудника с выводом о целесообразном его использовании в дальнейшей службе.

В правовой и служебной литературе, такой как, приказы, указания, инструкции понятию " аттестация " уделялось достаточно много внимания. Несмотря на различные подходы к определению этого понятия все авторы сходились на том, что аттестация представляет собой проверку квалификации работника, его деловых качеств и оценку их, осуществляемую в определённой организационно-правовой форме.

Дело это не новое. Как форма оценки кадров аттестация сотрудников органов внутренних дел была введена еще приказом НКВД РСФСР от 27 октября 1923 года N152 и с тех пор практически мало изменилась в своей основе. Конечно, в аттестацию кадров вносились определённые дополнения и изменения, которые вызывались изменяющимися условиями в обществе и государстве.

В настоящее время аттестация сотрудников ГПС проводится на основании статьи 17 Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации. Из анализа этой статьи с кратким названием "Аттестация" вытекают следующие выводы:

- цель аттестации - определение служебного соответствия сотрудника органов внутренних дел предъявляемым требованиям;

- аттестации подлежат практически все сотрудники. О некоторых исключениях мы поговорим позже;

- периодичность аттестации сотрудников зависит от вида контрактов : срочные или бессрочные;

- в некоторых случаях сотрудники аттестуются независимо от вида контрактов;

- детально расписывать в Положении о службе в органах внутренних дел порядок проведения аттестации не сочтено необходимым. Это отнесено к компетенции Министра внутренних дел Российской Федерации. Поэтому порядок проведения аттестации сотрудников и реализации выводов по ней изложен в разделе девятом Инструкции о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел, утвержденной приказом МВД России от 14.12.99 N 1038.

Опираясь на статью 17 Положения и указанный раздел Инструкции о порядке его применения, а также на опыт проведения аттестации в органах внутренних дел, можно подробно раскрыть цель, задачи, основания и порядок организации и проведения аттестации сотрудников.

Исходя из непосредственной цели аттестации - определение служебного соответствия сотрудников и работников органов внутренних дел предъявляемым требованиям, к задачам аттестации следует отнести:

- выявление и оценку деловых, личных и нравственных качеств сотрудника, работника уровня его профессиональной подготовленности;

- определение степени соответствия качеств сотрудника, работника требованиям занимаемым должностям;

- выдачу рекомендаций сотруднику, работнику по устранению выявленных недостатков и дальнейшему повышению их квалификации;

- выдачу рекомендаций руководству органа управления, подразделения о дальнейшем использовании личного состава и возможных формах его стимулирования.

Процедура аттестации.

Подготовка и организация проведения аттестации возложена на кадровые службы. Об этом прямо говорится в пункте 9.8 Инструкции о порядке применения Положения о службе. Кадровая служба обязана в конце каждого года составлять план проведения аттестации сотрудников , подлежащих аттестации в следующем году. План утверждается начальником органа внутренних дел.

Для подготовки плана необходимо определить кто и в какие сроки подлежит аттестации. Согласно части 2 статьи 17 Положения о службе, сотрудник, заключивший контракт на определённый срок, должен быть аттестован при продлении контракта, а сотрудник, заключивший контракт на неопределённый срок, - через каждые пять лет службы.

При этом следует помнить, что согласно части пятой статьи 17 Положения о службе на определённый срок, но не менее чем на три года контракты заключаются с гражданами, назначаемыми на должности рядового и младшего начальствующего состава.

Частью 6 статьи 17 Положения о службе установлено, что с гражданами, назначаемыми на должности среднего, старшего и высшего начальствующего состава, контракты о службе могут заключаться как на определённый, так и на неопределённый срок. При этом, если гражданин поступает на службу впервые и хочет заключить контракт на определённый срок, то менее трёх лет этот срок быть не может. С сотрудниками, желающими заключить контракты, срок его также не может быть менее трёх лет.

Таким образом, в планах аттестации должны оказаться фамилии и другие данные сотрудников, у которых в наступающем году истекает срок контракта или заканчивается пятилетний срок службы. Нежелающих продлевать контракт о службе, если это точно известно, в план включать не следует.

Определяя в плане сроки представления аттестаций вышестоящему начальнику или в аттестационную комиссию, необходимо учитывать:

- когда истекают сроки контракта или службы;

- когда исполняется один год службы сотрудника в занимаемой должности, ибо согласно пункту 9.5 Инструкции не подлежат аттестации сотрудники, проработавшие в занимаемой должности менее одного года (кроме лиц, представляемых к увольнению), а также сотрудники-женщины в период пребывания их в отпуске по беременности и родам и уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет. Женщины проходят аттестацию не ранее, чем через год после их выхода из отпуска на службу.

При составлении схемы аттестации, заполнении графы второй "Кто составляет, подписывает аттестацию" также должно быть учтено время совместной работы начальника, готовящего аттестацию на подчинённого.

Согласно пункту 9.4 Инструкции такое время не должно быть менее шести месяцев.

К сожалению, в нормативных документах по вопросам аттестации кадров имеются существенные пробелы. Отсутствует, в частности, указание о том, в какие сроки следует аттестовать некоторые категории руководящих кадров, поскольку в Положении о службе речь идёт только о сотрудниках, проходящих службу по контракту . В то же время согласно статье 14 Положения о службе должности в широком диапазоне - от начальника городского или районного отдела внутренних дел до Министра внутренних дел Российской Федерации замещаются посредством назначения . Очевидно нас толкают на решение этой проблемы по аналогии , т.е. аттестовать руководящие кадры через каждые 5 лет службы, но, конечно, не ранее 1года работы в занимаемых должностях. Впрочем, вас, это не должно тревожить.

После утверждения плана и схемы аттестации издаётся приказ соответствующего начальника об осуществлении ряда организационных мероприятий, таких как:

- создание аттестационных комиссий или уточнение их состава;

- доведение утверждённых состава аттестационных комиссий, планов и схем до сведения всех сотрудников;

- включение в тематические планы служебной подготовки личного состава тем, связанных с аттестацией сотрудников, либо организация самостоятельного изучения ими нормативных актов и рекомендаций по этому вопросу;

- проведение инструктивных совещаний с руководителями подразделений, сотрудниками кадрового аппарата и членами аттестационных комиссий;

- решение вопросов материально-технического обеспечения аттестационной работы: изготовление бланков аттестаций, подборка и систематизация нормативных и других документов по вопросам проведения аттестации, подготовка и оформление помещений для работы аттестационных комиссий и т.п.

Аттестационная комиссия, как и всякая другая комиссия, состоит из председателя, заместителя председателя, членов комиссии и её секретаря. Председателем аттестационной комиссии в органах внутренних дел, как правило, утверждается заместитель начальника органа по работе с кадрами.

С учётом специфики деятельности Государственной противопожарной службы в органах её управления председателем аттестационной комиссии назначается, как правило, заместитель начальника управления , ведающий вопросами пожаротушения, службы и подготовки, а заместитель начальника управления по кадрам - заместителем председателя комиссии.

Членами комиссии утверждаются заместители начальника управления по другим направлениям служебной деятельности, руководители отделов управления, сотрудники кадрового аппарата, представители профсоюзных организаций или ассоциаций, если, конечно, они функционируют в данном органе управления. Секретарём аттестационной комиссии назначается сотрудник кадрового аппарата, т.е. инспектор организационно-строевого отдела или отделения.

Из содержания статьи 17 Положения о службе вытекает, что секретарь комиссии из её членов выделен, поэтому остаётся неясным, может ли он задавать аттестуемым вопросы, высказывать своё мнение об аттестуемых, голосовать при подведении итогов аттестации, или должен ограничиться только точным ведением протокола.

По выполнении перечисленных организационных мероприятий готовятся тексты аттестаций. Следует помнить, что аттестация пишутся собственноручно начальниками на своих подчинённых, при условии, что они проработали вместе не менее 6 месяцев. Если этот срок меньше, аттестацию пишет заместитель начальника или старший начальник. Перепоручать подготовку аттестаций другим лица нельзя, и уже совсем недопустимо, когда аттестацию поручают писать на себя самому сотруднику.

В целях обеспечения полноты и объективности аттестации перед её подготовкой соответствующему начальнику необходимо:

- вновь ознакомиться с должностной инструкцией и личным делом аттестуемого, обратив особое внимание на прохождение им службы, предыдущие аттестации, поощрения и взыскания;

- проанализировать положение дел на порученном сотруднику участке, достигнутые результаты, качество и своевременность выполнения им служебных обязанностей по занимаемой должности, выполнения поручений руководства, а также условия, в которых аттестуемый проходит службу;

- выяснить мнение своих заместителей, сотрудников кадрового подразделения и коллектива об аттестуемом. При опросе коллег следует проявить большую осмотрительность и такт, ибо друзья аттестуемого могут быть склонными к завышенным оценкам, а недоброжелатели, естественно, будут пытаться свести счёты;

- ещё раз ознакомиться с материалами, в которых в той или иной степени отражаются оценки работы аттестуемого;

- подготовить набросок аттестации, примерное содержание которого приводится в пункте 9.7 Инструкции о порядке применения Положения о службе;

- предупредить заранее сотрудника о предстоящей с ним беседе по поводу аттестации и провести эту беседу в доброжелательном духе. По результатам беседы наброски аттестации необходимо откорректировать;

- составить аттестацию, делая упор на положительные стороны работы сотрудника. Начальнику следует всегда помнить "правило бутерброда" , согласно которому критическая оценка, недостаток или упущение по службе "упаковываются" между двумя положительными оценками, что легче и не " в штыки" воспринимается любым человеком;

- ознакомить сотрудника, желательно в присутствии работника кадрового аппарата, с текстом аттестации и выводами по ней, что должно быть заверено подписью аттестуемого о согласии или его записью о несогласии;

- представить по команде составленные аттестации, которые после заключения старшего начальника направляются в аттестационную комиссию.

Всё это должно быть обязательно выполнено до рассмотрения аттестации на аттестационной комиссии.

Аттестационная комиссия правомочна рассматривать аттестации и её решения по ним признаются законными, если на заседании присутствует не менее 2/3 её членов.

Аттестация рассматривается комиссией только в присутствии аттестуемого. В случаях неоднократной неявки аттестуемого на заседание комиссии без уважительных причин аттестация может быть рассмотрена и без него , но этот факт согласно абзацу 2 пункта 9.15 Инструкции о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел обязательно отражается в протоколе заседания аттестационной комиссии.