Как принимать и исполнять поручения руководителя
Процесс получения и выполнения делового поручения в динамике можно представить в виде четырех этапов последовательных действий:
1) получение задания;
2) подготовка к выполнению задания;
3) исполнение задания;
4) завершение работы и предъявление выполненной работы руководителю.
На каждом из указанных этапов нас могут подстерегать довольно типичные ошибки, которые в состоянии свести «на нет» или существенно ослабить конечный результат. Рассмотрим эти ошибки и поищем зависящие от нас способы их нейтрализации.
Получение задания
Главная возможная ошибка на этом этапе — надежда, что от поручения можно отказаться, жела-
Глава 3 Управление персоналом
ние убедить других и себя в том, что поручение не входит в круг наших служебных обязанностей. Отсюда торопливость, невнимательность, получение неполной информации, во всяком случае недостаточной для хорошего исполнения поручения.
Вторая ошибка — ненужная стеснительность. Нам как-то неудобно лишний раз переспрашивать руководителя в отношении того, что не ясно. «Разберемся сами», — думаем мы.
И, наконец, еще одна, третья ошибка: порой поспешная дача гарантий и заверений, что все будет в порядке. Но ведь известно: поспешить — людей насмешить.
Чтобы избежать ошибок уже на этапе получения задания, рекомендуется следовать следующим положениям:
□ Лучше сразу исходить из того, что поручение все-таки придется выполнять. Постарайтесь прежде всего уяснить смысл, содержание и значение выполняемого поручения, его объективную необходимость и в чем собственно заключается ваша личная роль при его выполнении.
□ Не стесняйтесь задавать вопросы руководителю, если хоть что-то осталось для вас в задании неясным.
□ Обязательно уточните срок завершения работы и договоритесь с руководителем, в какой форме должны быть представлены окончательные результаты работы.
Q Не стоит торопиться с преждевременными гарантиями о досрочном выполнении задания. Ведь вся работа еще впереди.
Подготовка к выполнению задания Известно, что хорошая подготовка к любой работе — залог ее успеха. Независимо от существа поручения на этом этапе нам могут помешать такие «вредные» мысли или следующие обстоятельства:
а отсутствие интереса к выполнению поручения, уверенность в том, что поручения начальника мешают нам работать, отрывают от главных задач;
□ представление о том, что поручение очень сложное, незнание, с какой стороны к нему подступить;
□ отсутствие четкой программы выполнения работы;
а опасение, что работу все равно, при всех стараниях, невозможно выполнить в срок и с высоким качеством.
Избежать подобных проблем помогут следующие правила:
D Заинтересуйте себя пользой от выполняемой работы. Как правило, в любом деле есть притягательные стороны. Попытайтесь увидеть практическую ценность работы не только исходя из задач руководителя, но и своих собственных.
Глава 3 Управление персоналом
□ Прежде чем вникать в отдельные детали поручения, попробуйте представить себе поставленную проблему в целом.
П Сформулируйте письменно конечную цель и отдельные задачи выполняемой работы.
D Разделите работу на отдельные, относительно простые и понятные части, составьте план график их выполнения (исполнители, сроки).
□ Подумайте, за счет чего можно повысить качество и сократить сроки выполнения задания.
Исполнение задания
Итак, задачи поручения ясны, начинается выполнение задания. На этом этапе важно обеспечить сроки и качество работы. Но в этом могут помешать противники качества и своевременности:
О Привычка тянуть с делами, убаюкивать себя тем, что впереди еще много времени.
□ Надежда на то, что руководитель, если нужно, поправит работу, ведь отвечать ему.
□ Желание снять с себя ответственность за качество исполнения и в то же время нежелание подумать, поискать целесообразное решение.
□ Бесполезное демонстрирование перед руководителем своей занятости поручением.
□ Излишняя спешка с формулированием окончательных выводов.
Чтобы ликвидировать эти помехи, попытайтесь действовать следующим образом:
□ Приступайте к работе сразу же, не откладывая ее в долгий ящик.
□ При любых обстоятельствах придерживайтесь намеченных Вами сроков.
D Помните народную мудрость: «Дорого яичко к красному дню». Ведь срыв сроков может привести к несвоевременности принятия Ваших решений начальства, и даже к непоправимым последствиям.
П Исходите из того, что результаты нашей работы поправить будет некому, что вся ответственность за ее качество на всех дальнейших этапах лежит только на нас.
□ Не перекладывайте свою работу на руководителя. Обращайтесь к нему за помощью только в том случае, если без такой помощи Вы действительно не можете обойтись.
D Постарайтесь обойтись без промежуточных докладов руководителю, если он этого не требуот.
П Не торопитесь с окончательными выводами. Изучайте возможные варианты решения. По- Ц смотрите на вероятные результаты выполненной работы с разных позиций: доброжелателя и недоброжелателя, достоинств и недостатков.
Завершение задания и представление выполненной работы начальству
Работа как будто готова, ясно решение, которое выглядит вполне обоснованным и целесообразным. Но ведь не зря же говорят: одна голова
Глава 3 Управление персоналом
хорошо, а две лучше. Почему бы не посоветоваться еще раз с кем-нибудь: с коллегами, подчиненными, своим руководителем, наконец, с кем-то посторонним, и лишь после этого окончательно оформить документ.
Теперь можно и докладывать о выполнении работы, представить ее результаты руководителю. Но докладывая руководителю о завершении работы, лучше показать не только ее достоинства, но и недостатки. Это позволит ему получить о работе объективное представление, правильно определить возможности ее лучшего применения. А вот недостоверное информирование руководителя может привести к ошибочным решениям и отрицательным последствиям как для дела, так и лично для исполнителя.
Сформулируем заключительные рекомендации: П Перед оформлением окончательных результатов на всякий случай посоветуйтесь с другими людьми.
□ Докладывая руководителю о результатах работы, объективно покажите не только ее сильные, но и слабые стороны.