Поняття про документ, його властивості та вимоги до його оформлення

Документ (лат. доказ) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.

Такі документи в Україні відомі з часів формування державності (Київської Русі). Це літописи, актові книги, угоди та ін. Документи, що є сьогодні, - невід’ємний атрибут державного життя.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовують в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття «документ» багатозначне і залежить від того, у який галузі й для чого він використовується.

Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документ — це передбачена законом матерiальна форма отримання, зберiгання, використання i розповсюдження iнформацiї шляхом фiксацiї її на паперi, магнiтнiй, кiно-, вiдео-, фотоплiвцi, на електронних або iнших носiях.

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Будь-який документ має певнi функції:

- iнформацiйну,

- соцiальну,

- комунiкативну,

- культурну;

- спецiальнi — на управлiнську, правову, функцiю iсторичного джерела, функцiю облiку.

Господарська дiяльнiсть вiдбивається в документах, за допомогою яких фiксуються на вiдповiдних носiях усi дiї та подiї, якi вiдбуваються у суб’єкта господарювання. З цiєї позицiї документ розглядають як засiб закрiплення рiзними способами на спецiальному матерiалi iнформацiю про факти, подiї, явища об’єктивної дiйсностi i розумової дiяльностi людини.

Документи мають правове значення, оскiльки вони є засобом засвiдчення та доведення певних фактiв. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. В управлiнськiй дiяльностi документ виступає як предмет i як результат працi. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.

Сукупнiсть взаємопов’язаних документiв, що застосовуються у певнiй сферi дiяльностi, становить систему документацiї. Нинi дiють унiфiкованi системи. Однiєю з найпоширенiших є органiзацiйно-розпорядча документацiя (ОРД), котра застосовується в оформленнi управлiнських рiшень.

Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Як носiї iнформацiї вони сприяють полiпшенню внутрiшньої органiзацiї будь-якого пiдприємства чи установи, є пiдсгавою для прийняття рiшень, узагальнень, довiдково-пошукової роботи.

Документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Документи повиннi вiдповiдати таким вимогам, як придатнiсть до тривалого зберiгання, максимальна наочнiсть тощо. Наукова дисциплiна, яка вивчає структуру i властивостi документальної iнформацiї, розвиток форм документiв, методи i засоби автоматизованого оброблення, зберiгання, пошку i використання їх, називається документалiстикою.

Юридична сила документа.

Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, часовими й територіальними межами та об'єктами його дії.