Організація менеджерами спільної діяльності в команді
Праця лінійних менеджерів будь-якого рівня оцінюється насамперед за їхнім вмінням керувати своїм функціональним підрозділом. Критерії оцінювання лежать у двох площинах: у сфері продуктивності праці працівників і у поведінковій сфері працівників (рівень задоволеності своєю працею й організацією загалом). На вміння керувати підлеглими впливають також, як зазначає П. Друкер, професійна майстерність і стиль поведінки менеджера. Під стилем, поведінки менеджера розуміють лідерство, цілісний характер, уміння встановлювати міжособистісні стосунки з іншими людьми, взаємодіяти з ними та ефективно спілкуватися. Дж. Адаїр підкреслює, що існує закон еквівалентності у стосунках людей. Чим більше менеджер віддає підлеглим тепла, уваги, турботи, тим більше отримує від них у результаті спільної діяльності з ними [1, с. 366].
Потреби людини можуть реалізуватися лише в діяльності. Діяльність людини— це свідома активність, яка виявляється в системі доцільних дій, спрямованих на досягнення поставленої мети [134]. Основною характеристикою діяльності є її предметність.
Спільна діяльність— це організована система активності людей, що цілеспрямовано взаємодіють з метою створення об'єктів матеріальної та духовної культури [Краткий психологический словарь. — 2-е изд. — М., 1999. — С. 325]. На думку П. Сенге, справжня активність починається з того, що людина усвідомлює власний внесок у свої особисті проблеми. Тоді її дії стають результатом не емоційного стану, а способу мислення [225, с. 44]. Така активність не можлива без контактів та обміну інформацією, думками, оцінками, почуттями між людьми, а також без орієнтації на спільну мету. Один із найкращих менеджерів, Дж. Уелч, сформулював три аспекти праці менеджера з організації спільної діяльності [261; 262]:
1) вести людей до цілей організації, не командуючи ними, а
запалюючи, надихаючи їх;
2) знаходити ключову ідею, яка дасть можливість кожному
виявляти творчість і водночас об'єднуватиме всіх, а також формувати цілі на рівні мрії, для того, щоб провокувати пошук не
стандартних рішень, вихід зі стану комфорту;
3) щоб реалізувалися кращі ідеї, долати бар'єри взаєморозуміння між людьми, створювати умови для постійного професійного та особистісного зростання кожного працівника незалежно від посади, віку, досвіду тощо.
Оскільки більшість видів професійної діяльності відбувається на основі взаємодії між людьми, практично кожна людина у процесі виконання своїх обов'язків включається в одну або кілька груп. Групоюможе бути будь-яке об'єднання людей, незалежно від того, який характер зв'язків між ними [82, с. 149]. Для формування робочої групи мають бути створені такі умови:
— працівники мають перебувати в досить тісному контакті;
—види робіт, які вони виконують, повинні бути взаємопов'язаними або мати загальну мету;
—працівники повинні мати приблизно один рівень освіти або кваліфікації;
—загальна чисельність групи не повинна перевищувати 12 осіб.
Водночас група становить просту сукупність незалежних один від одного компонентів, які не створюють єдине ціле, і рішення в ній приймається вузьким колом осіб. Якщо група діє як єдина спільнота, в якій забезпечується ефективне досягнення результатів організації та задоволення особистих і соціальних потреб її членів, то її називають командою.Люди в команді поділяють цілі, цінності й загальні підходи до реалізації спільної діяльності. Відповідно до моделі трьох кіл Дж. Адаїра команда враховує такі потреби [1, с. 44 |:
—вирішення спільних задач, тобто команда створюється за
ради отримання певного результату;
—підтримання своєї згуртованості, тобто мають бути добре
відпрацьованими процедури взаємодії;
—реалізації інтересів кожного її члена, тобто потреб і моти
вів кожного.
Якщо ці потреби не задовольняються, команда існувати не може. Якщо потреби задовольняються, то члени команди працюють згуртовано, а їхні дії узгоджуються між собою. Команду характеризують такі соціально-психологічні риси, як згуртованість та сумісність. Сумісність означає, що наявний склад групи може забезпечити виконання поставлених цілей. На думку М. Портера, це одна з основних передумов вдалої стратегії, важлива компонента конкурентної переваги команди | 195]. Згуртованість означає, що наявний склад групи може не просто взаємодіяти, а в ньому досягнуто вищий ступінь розвитку стосунків завдяки тому, що члени групи в основному поділяють загальні цінності. Виникненню згуртованості сприяють такі фактори: частота безпосередніх контактів; готовність підтримувати загальну мету; ступінь відчуття приналежності до групи та ступінь спільних інтересів; наявність спільних рис (освіта, вік, хобі, ставлення до роботи та місії організації); ефективне міжособистісне спілкування; існування зовнішніх загроз. Передумовою формування згуртованого колективу є наявність загальної мети та її висока притягальна сила. Згуртованість і спільне прийняття рішень мають велике значення для ефективного функціонування команди. Процес згуртування в команді проходить такі стадії 1239, с. 237]:
1) виявлення потреб членів групи, формування спільних ціннісних орієнтацій;
2) взаємоадаптація членів групи, закріплення позитивних
стосунків між більшістю з них;
3) засвоєння всіма членами групи загальних норм, правил,
цілей, установок, а також перетворення групи в спільноту, яка
діє узгоджено.
Під час відомих експериментів, проведених професором Гарвардського університету Елтоном Мейо на заводах Хотторна у 30-ті роки XX ст., було доведено, що в групі, в якій людям приємно спілкуватися і взаємодіяти, підвищується ефективність праці і краще продукуються нові ідеї. При цьому виявляється ефект синергії, зумовлений характером і якістю взаємодії між людьми [273, с. 34—38]. Терміни "синергія", "синергізм" у менеджмент одним із перших увів американський учений Ігор Ансофф [9, гл.2.3.5].
Синергія (з гр. — співпраця, співдружність) — це спільна творча діяльність, у результаті якої завдяки взаємодії створюються якісно нові відносини, продукується повий спільний вид енергії. Наслідком синергії є синергетичний ефект — підвищення результативності за рахунок використання взаємозв'язків і взаємопідсилення різних видів спільної діяльності. У синергетичному процесі загальна ефективність об'єднаних елементів більша, ніж ефективність кожної складової окремо. При цьому загальний ефект перевершує суму показників віддачі всіх ресурсів, що діють незалежно (за формулою: 2 + 2 = 5; 6;..., N).
Синергетичні ефекти в економіці виявляються у процесі використання таких механізмів взаємодії підприємницьких структур, як стратегічні альянси, поглинання і злиття організацій, довгострокові контракти, креативні мережі та ін. В основі управлінської синергіїлежить поєднання знань, навичок і досвіду всіх членів команди, кожен з яких для досягнення цілей може скористатися перевагами інших членів. Чим більше люди залучені у прийнятті рішення, яке стосується їх безпосередньо, тим сильнішою буде в них мотивація викопувати ці рішення і тим вищим буде ефект синергії. Для того, щоб команда продукувала синергетичний ефект, необхідно щоб [106, с. 247—249]:
1) вона складалася з працівників, які мають різні психологічні якості (темперамент, характер, направленість особистості тощо), різну спеціалізацію і володіють різними знаннями та навичками, які доповнюють одне одного;
2) праця кожного члена команди спрямовувалася на досягнення загальної мети;
3) практикувалася передача менеджерами повноважень членам команди;
4) члени команди відчували колективну відповідальність за досягнення спільного результату.
П. Друкер підкреслює, що у згуртованій команді навіть посередні люди стають здатними вирішувати екстраординарні справи. "Думка про те, що всі люди не хочуть працювати, робить управління працівниками і роботою беззмістовним. Тому менеджерам потрібно розбиратися з мотивацією працівників і активізувати їхню участь у трудовому процесі", - пише він у книзі "Практика менеджменту" [72, с. 272].Зібравшись разом, музиканти під умілим керівництвом диригента народжують гармонію. Оркестр — блискучий доказ того, що ефект синергії створюється вмілими діями його керівника.
Проте менеджерам потрібно пам'ятати, що у згуртованих групах під час прийняття рішень може виникати таке явище, як групове (некритичне) мислення,яке може привести до негативних, а іноді трагічних наслідків. Таке явище визначають як зниження ефективності мислення через недостатню оцінку реальності і розмивання моральних принципів, що виникає через тиск більшості членів групи на меншість. Воно з'являється тоді, коли люди працюють багато років разом і довіряють один одному, тому пошуки консенсусу в групі ста юті. домінуючими. У згуртованих людей настільки велике бажання прийняти позитивне рішення, що під час обговорення ігноруються інші думки й альтернативні варіанти, крім одразу висловленого. Сідні Фінкельштейн, автор досліджень причин управлінських провалів, зазначає: "Коли командний дух дуже сильний, інша думка стає неможливою. І це не тому, що бояться висловлювати ідеї, які не відповідають думці більшості, а насамперед тому, що подібні ідеї у таких умовах взагалі не виникають" [219].
Можливість виникнення "групового мислення", збільшується, якщо згуртована група знаходиться в ситуації стресу, кризи. Так трапилося з американським космічним кораблем "Челенджер", що загинув на старті у січні 1986 р. Комісія ИАВА, яка приймала корабель, виявила дефект кільцевого ущільнення, що є базовим елементом технології вертикального старту корабля, і спочатку заперечувала проти його запуску, але переглянула
свою думку під впливом довіри до тих людей, які готували "Че-ленджер" до запуску. Високий авторитет команди спричинив підвищений оптимізм і зняв критичний підхід до проведеної роботи, а в результаті сталася катастрофа [153, с. 1 74]. Можна припустити, що й Чорнобильська аварія трапилася внаслідок саме цього явища — недостатньо продуманого рішення, прийнятого під впливом групового мислення операторів.
"Чим імовірніша загроза для почуття самоповаги людей, що приймають спільне рішення, тим більше вони схильні до пошуку спільного напряму мислення", — писав відомий дослідник Ірвінг Джервіс у книзі "Жертви групового мислення". У згуртованих групах щезає критичне ставлення до іншої думки. Так, серед класичних прикладів рішення, прийнятого в умовах синдрому "групового мислення", є рішення компанії "Форд моторз" про виведення на ринок моделі "Есізеі", яке призвело до найбільшого провалу в історії виробництва автомобілів.
Вчені виділяють такі ознаки групового мислення, на які менеджерам слід звертати увагу:
—прагнення до колективного прийняття рішень;
—непохитна віра у внутрішню моральність групи;
—стереотипні погляди на конкурентів;
—прямий тиск на членів групи, якщо вони викладають по
гляди, що суперечать груповому стереотипу;
—ілюзія однакової думки, що розділяється всіма;
—ілюзія командної недоторканості.
Тому менеджери, працюючи над тим, щоб команда була згуртованою, водночас мають запобігати впливу "групового мислення" на прийняття рішення. "Груповому мисленню" протиставляють "командне мислення". Якщо групове мислення базується на прихильності до вибору однієї думки, то "командне" націлене на виявлення різних, навіть конфліктуючих між собою думок. Коли спрацьовує синдром "групового мислення", то сумарний ефект інтелектуальних зусиль членів групи нижчий, ніж в окремих її членів (1 + 1 + 1 = 2). При "командному" мисленні люди, не відчуваючи тиску з боку керівників або колег, вільно висловлюють думки і створюють ефект синергії (1 + 1 + 1 = 5) [106].
Є кілька підходів до формування менеджером команди. Перший підхід полягає у тому, що команда створюється у процесі вироблення спільних цілей і принципів ("командного бачення"), які потім становлять основу її роботи. Учасники команди мають свої переконання, припущення і бачення щодо спільної роботи. Між ними можуть виникати розбіжності, суперечки і навіть конфлікти, перш ніж вони досягнуть згоди і вироблять цінності, які їх об'єднають. Але важливим стає вміння вести діалог та бажання спільно шукати найкраще вирішення проблеми. Як правило, такі команди орієнтуються на довгострокову перспективу роботи. Згідно з другим підходом команда формується залежно від конкретного завдання, яке треба виконати (наприклад, проведення реструктуризації, реорганізації тощо), тобто йдеться про короткострокову перспективу роботи. Зазвичай, цілі та принципи роботи такої команди вже узгоджені між її членами. Однак лише талант та інтуїція менеджера допоможуть визначити, який підхід станс; успішним у тій чи іншій ситуації. "Роботу завжди слід організовувати так, щоб сила, ініціативність, відповідальність та компетенція, притаманні окремим членам команди, — пише П. Друкер, - перетворилися у джерело стабільності та високої продуктивності всієї команди" [72, с. 265].
Команда буде функціонувати успішно лише тоді, коли її члени перетворяться одне для одного з "вони" на "ми". Необхідною умовою формування команди є цінності, які поділяються в основному всіма її членами. Однак це буває лише тоді, коли команда зорієнтована на досягнення конкретного спільного результату. Відомий менеджер-консультант М. Армстронг, описуючи методи побудови команди, рекомендує менеджерам розвивати лідерські якості і демонструвати впевненість у реальності обраних шляхів досягнення мети, розуміння очікуваних досягнень для кожного члена команди, осмисленість власних дій [7, с. 49—51]. Відповідно до моделі трьох кругів (задача, колектив, людина) Дж. Ада-їр рекомендує менеджерам, працюючи з командою, діяти так [1, с. 50, 406—418]:
1) чітко ставити загальну задачу перед командою і перед
кожним її членом, враховуючи потреби колективу і людини;
2) усвідомлювати те, що відбувається в колективі, запалювати його загальною ідеєю;
3) формувати почуття відповідальності у членів колективу,
сприяти розвитку ініціативи кожного, своєчасно звертати увагу
на його внесок у виконання загальної задачі.
Отже, організація праці за командним принципом дає змогу краще справлятися з поставленими задачами, забезпечує вищу якість продукції і підвищує самооцінку працівників (чого немає при роботі, яка виконується окремими виконавцями). Найкращі результати отримують команди, які працюють за принципом самоуправління. Воно стає можливим лише тоді, коли для цього створені сприятливі умови, коли у членів команди є відповідні навички, повноваження і підтримка. Для цього потрібно, щоб менеджери перейшли від регулювання діяльності за допомогою інструкцій і наказів до інформування працівників про наміри й поставлені цілі, від залякування до стимулювання розвитку й навчання, від жорсткого контролю діяльності працівників до формування взаємної довіри, в основі якої лежить лідерство з ціннісними орієнтирами. Після того, як в одній компанії, що входить у список "Форчун-500", виробничі підрозділи були реорганізовані в команди, що самоуправляються, кількість робочих операцій, необхідних для виробництва титульної продукції, було знижено з 387 до 4, не говорячи про різке підвищення якості продукції. Тут завдяки плану модернізації, який розробили команди, що самоуправлялися, були зняті контрольно-адміністративні функції, операції, що дублювались або частково збігались, деякі координувальні функції менеджерів [106, с. 95—96].
Команди створюють основу, фундамент високоефективної організації", — наголошують Джозеф та Джиммі Бойєтти [18]. Дослідження, проведені Інститутом стратегічних змін консалтингової групи "Андерсен", показали, що сукупна капіталізація компаній, де розвивалися самоуправління і лідерство, зросла за 10 років на 900 %, тоді як у компаніях з відсутнім командним духом цей показник не перевищував 74 % [106,с. 34]. Відомо, що філософія якості Едвардса Демінга теж спирається на роль команди і атмосферу співробітництва в ній. Ось викладені вченим рекомендації менеджерам [60]:
—ставте спільну для колективу задачу;
—розділяйте задачу на підзадачі, для виконання яких є від
повідна кваліфікація працівників;
—навчайте і допомагайте, якщо працівники припускаються
помилок;
—об'єднуйте людей так, щоб вони допомагали одне одному в
прагненні досягти спільної цілі.
Якщо в команді виникають проблеми, необхідно перевірити, чи всі однаково розуміють значення та цінність кінцевого результату для організації, колективу та кожного його члена; чи залучені всі члени команди до виконання задачі; чи правильно загальна задача розбита на конкретні цілі для кожного члена колективу. Щоб усунути викривлення, треба подавати нову інформацію (навіть сувору правду), своїми діяти вселяти впевненість у членів команди.
Отже, команда — це те місце, де цінності перетворюються у конкретні справи. Саме за допомогою командної організації праці менеджерам вдається виправляти бюрократичні помилки і впроваджувати нові ідеї. Це відбувається тому, що команда викликає у її членів відчуття того, що вони є співвласниками і несуть відповідальність за долю організації.
Тільки праця з командою дає змогу менеджерам ознайомитися з різними думками, поглядами і досвідом, необхідними для прийняття рішення, тоді як керівник, що працює без команди, ніколи не зможе цього досягти. Тому Лі Якокка, прийшовши у компанію "Крайслер", насамперед зайнявся створенням дієздатної команди менеджерів, запрошуючи до неї досвідчених, молодих, але талановитих управлінців [318]. "Колективна робота, — пише П. Друкер, потребує великої внутрішньої організованості, співпраці та великої визначеності індивідуального внеску в отримані результати" [72, с. 141]. Проте праця менеджерів, спрямована па формування команди, не завжди завершується позитивним результатом. Причиною цього є такі фактори:
— нечіткі орієнтири, відсутність узгодженої позиції щодо бачення поставленої задачі та глибокого розуміння прийнятих рішень;
—неефективна взаємодія (відсутність діалогу, неконструктивна поведінка);
—нездатність перебудовувати свою роботу, особиста незадоволеність (виникає внаслідок того, що робота не запалює і не на
дихає);
—відсутність необхідних навичок та вмінь у менеджерів.
Водночас менеджерам потрібно розуміти, що в сучасних умовах конкурентної боротьби команди мають формуватися і працювати по-іншому. Вони повинні вивчати та впроваджувати нові технології, відповідати за креативність і підприємливість, здійснювати координацію зусиль для досягнення стратегічних цілей. Команди мають відповідати як за себе, так і за долю організації загалом, ефективно співпрацювати у зовнішньому середовищі.
У будь-якому колективі є люди, па яких можна покластися (вони здатні виявляти ініціативу і брати па себе відповідальність), а є такі, які працюють погано і навіть стають "баластом". Однак кожен із них заслуговує уваги менеджера і кожного треба мотивувати. Мотивація— це система внутрішніх факторів, що викликають та спрямовують орієнтовану на досягнення мети поведінку людини [Філософський енциклопедичний словник. — К., 2002. - С. 277]. Тобто мотивацію розглядають як свідоме спонукання до певного способу дій. Сила мотивації змінюється
залежо від зовнішніх і внутрішніх факторів, що впливають на людину. А управління мотивацією — це комплекс заходів зі стимулювання діяльності окремої людини або колективу, спрямований на досягнення індивідуальних цілей людини або загальних цілей організації. Відомо, що Роберт Оуен, проводячи свій знаменитий експеримент на текстильній фабриці, прикріпив червоні стрічки до верстатів кращих робітників, зелені — до верстатів робітників із середніми показниками і жовті — до верстатів робітників, які не виконували встановлені норми. Через два місяці, не збільшуючи заробітну плату і нікого не караючи, не вводячи ніяких технічних удосконалень, Оуен досяг бажаного: на всіх верстатах майоріли лише червоні стрічки (тобто всі робітники виконували норми). Цей приклад яскраво показує, яку роль може відігравати мотивація у підвищенні продуктивності праці.
У сучасних підручниках з менеджменту мотивація визначається як процес управлінської діяльності, який спонукає самих менеджерів та інших працівників до дій, спрямованих на досягнення власних цілей або цілей організації шляхом задоволення потреб і врахування мотивів [166, с. 221].
Термін "мотивація" утворений від слова мотив. Мотиввизначають як те, що змушує пас діяти. Мотиви людини зумовлюються її потребами та цінностями. Коли кажуть "мотивувати іншу людину", мають на увазі "дати людині мотив, або спонукати її до якоїсь дії". Мотивуючи інших людей, менеджери використовують певні стимули, наприклад винагороду (що відіграє позитивну роль) або покарання (що відіграє негативну роль).
Цікаво, що під час одного з досліджень, проведених в київських організаціях, 250 працівників розташували свої цінності стосовно трудової діяльності і мотивації до праці у такій послідовності [http://www.management.com.ua/notes/vd_81.html]:
1) цікава робота і відчуття корисності свого особистого внеску в спільну справу;
2) задоволеність взаєминами з колегами і керівництвом;
3) матеріальний достаток;
4) стабільність;
5) можливість професійної самореалізації;
6) визнання авторитету;
7) престиж і статус роботи;
8) комфортність умов праці.
Розрізняють мотивацію зовнішню і внутрішню. Зовнішня мотивація пов'язана з підпорядкувнням зовнішнім факторам, від чого у людини втрачається радість пізнавання нового, з'являється відчуття приниженості. Внутрішня мотивація пов'язана з гідністю людини, її повагою до себе й до інших людей і переплітається з потребою вчитися. Практика свідчить, що успіху досягають насамперед ті люди, які мають внутрішню мотивацію. Дослідження свідчать, що внутрішня мотивація нерозривно пов'язана з творчими досягненнями. Ця мотивація дає задоволення від своєї праці.
Дж. Адаїр вважає, що діями людини керує внутрішня мотивація, і називає її мотивом Мікеланджело. Він розповідає про те, як видатний італійський художник, розписував Сикстинську капелу. Одного разу до Мікеланджело в капелу прийшов приятель і побачив, що художник лежить під самим дахом і багато разів виправляє деталь, яку знизу зовсім не видно. "Навіщо ти це робиш, піхто ж знати не буде, досконало ти намалював її чи ні", — сказав приятель. "Я сам буду знати, відповів художник. — І тому не можу, щоб це було зроблено погано" [ 1, с. 455]. Якщо каменотес замість того, щоб обробляти каміння невідомо для чого, буде знати, що з цього каміння побудують дивовижний храм, він вложить у свою працю весь талант і душу, перестане сприймати працю як необхідність і буде працювати як художник. Відомо, що Дуглас Макгрегор запропонував нову парадигму менеджменту, теорію У. Ця теорія виходить з того, що персонал хоче працювати осмисленно, бажає пишатися результатами своєї праці (на відміну від теорії X, в основі якої лежить положення про те, що персонал по любить своєї праці, не хоче нести за неї відповідальність і нічим не цікавиться крім заробітної плати та безпеки праці). Теорія У піднімає людину, цінує її особистість, спонукає її до самовдосконалення і розглядає людину як найцінніший ресурс у підвищенні за конкурентоспроможність організації на ринку.
Мотиваторами виступають ті потреби людини, які вона хоче задовольнити. На думку Дж. Адаїра, 50 % мотивації залежить від самої людини, а 50 — від менеджерів. Відомо, що А. Маслоу та Ф. Герцберг одним із ключових мотиваторів визначили саме працю. Ось ознаки цього мотиватора: почуття гордості за свою майстерність; увага до дрібниць; бажання виконувати роботу якнайкраще; внутрішня відповідальність, що виключає зовнішній контроль та ін. Цей мотиватор задовольняє прагнення людини до професійного зростання і потребу людини — в самореалізації [121, с. 187—188]. За дослідженнями, 90 % людей діють відповідно до теорії очікувань і хочуть отримувати справедливу оцінку своїх дій. Відомо, що система винагород може підвищити
ефективність праці людей на 25 % . Принципи винагороди, сформульовані Гаррінгтоном Емерсоном у книзі "Дванадцять принципів продуктивності" [315], базуються на потребах як людини, так і організації. Оскільки процес мотивації складний, то менеджерові потрібно керуватися такими принципами [1, с. 433— 487; 315]:
1) не можна мотивувати колектив у цілому, якщо не мотиву
вати конкретних людей;
2) не можна мотивувати людину, якщо не ставитися до неї як
до особистості;
3) не можна мотивувати колектив, якщо сам менеджер не
буде мотивованим.
У книзі "Ціль" Е. Голдратт пише: "Ключовий фактор успіху
—це люди. Якщо вони не задоволені роботою, не відчувають гордості за організацію, тоді лише питанням часу стане, коли організація дійде до банкрутства" [51, с. 518]. Найкраще мотивує людину персональна увага до неї. Тому менеджер повинен дати кожному зрозуміти, що саме він потрібен для загальної справи, справедливо оцінити дії кожного (одному створити умови для навчання, другого підштовхнути до активної діяльності, третьому - подякувати). Ці дії менеджера не тільки задовольнять потреби людей, а й сформують та зміцнять командний дух. П. Друкер радить, оцінюючи дії іншої людини, завжди враховувати те, що вона вміє робити найкраще [72, с. 154]. Р. Фарсон до цього додає:
"Не варто карати підлеглого за помилку, бо інакше людина не
навчиться робити краще, не навчиться ризикувати". Віра в людей — це умова ефективного менеджменту, а позитивний підхід створює інші реалії ніж негативний [264, с. 149].
Отже, мистецтво менеджера найкраще виявляється саме в умінні мотивувати й стимулювати працю інших людей. Це дозволяє збільшити інтелектуальний потенціал організації і задовольнити потреби людей у самовираженні й визнанні результатів їхньої праці.
Менеджери завжди перебувають у центрі уваги, їх знають усі, про них говорять, з них беруть приклад інші. Свого часу Лі Якокка говорив: "Керівник діє, а підлеглі уважно за ним спостерігають. Тому керівник має обережно вибирати колене слово, здійснювати кожний свій практичний крок" [318, с. 300]. Невипадково американці кажуть, що краще витратити 10 тис. дол. на пошуки розумного менеджера, який уміє працювати з людьми, ніж потім витрачати 100 тис. дол. через поганого керівника, який не може організувати спільну діяльність. Американські вчені Кеннет Томас та Ральф Кілменн визначили кілька стратегій поведінки менеджерів щодо взаємодії з іншими людьми [230]:
—стратегія протистояння (суперництва) — намагатися
зберегти за собою командну роль стосовно як підлеглих, так і
партнерів, враховуючи власну мотивацію досягнення успіху та
бажання впливати на інших. Це сприятиме отриманню високих
результатів під час виконання поставленого завдання, але людські взаємини при цьому не будуть теплими;
—стратегія партнерства (кооперації) — прагнути отрима
ти позитивний результат, враховуючи не лише власні інтереси, а
й інтереси інших;
—стратегія компромісу намагатися досягти успіху, займаючи середню позицію між протистоянням і партнерством. Але для виконання поставлених завдань ця стратегія не завжди результативна;
—стратегія уникнення -- уникати відповідальності за постановку та реалізацію завдань. Це буває, коли менеджер має недостатню професійну компетентність;
— стратегія прилаштування — не виявляти ні активності,
ні зацікавленості, діяти за принципом "хай іде, як іде". Така позиція рано чи пізно призводить до вибуху негативних емоцій у колективі.
Звичайно, найефективнішою для спільної діяльності є стратегія партнерства, бо вона вибудовується на основі поваги до людей. При цьому відбувається не лише вплив менеджера на інших людей, а й міцнішими стають міжособистісні стосунки. Це такі взаємозв'язки між людьми, які суб'єктивно переживаються та об'єктивно виявляються в характері і способах взаємного впливу. Якщо вони погані, то продуктивна взаємодія людей, їхня спільна діяльність стають неможливими. На важливості ролі міжособистісних стосунків для менеджерів наголошував Фредерік Тейлор. Він писав: "Завжди повинні підтримуватися належні стосунки між роботодавцем і працівниками" [273, с. 113]. Відомі менеджери світу (Лі Якокка, Лкіо Моріта, Бак Роджерс, Джек Уелч, Альфред Слоап та ін.) говорять про те, що успішний менеджмент не можливий без позитивних міжособистісних стосунків в організації [153, с. 181, 408]. П. Друкер вважав, що ефективність міжособистісних стосунків забезпечується завдяки дотриманню чотирьох умов: правильно побудованої комунікації, організації спільної діяльності, саморозвитку менеджерів та розвитку ними інших [70, гл. 3].
Зрозуміло, що люди, які працюють в одній організації, не завжди мають однакові інтереси і ставлять перед собою однакові цілі. Багато проблем у відносинах "люди — організація" обумовлені тим, у який спосіб менеджери організують людей па виконання поставлених задач. Тому можуть виникати конфлікти, які заважають організації спільної діяльності, формуванню працездатної команди. Конфлікт — це зіткнення протилежних інтересів, не сумісних один з одним поглядів, норм і форм поведінки 1172, ч. 1, с. 227]. Це психічний стан, зумовлений суперечностями розв'язання проблем, що виникають між людьми у зв'язку з вирішенням тих чи інших питань соціального або особистого життя. Є 4 основних типи конфліктів: 1) внутрішньо-особистісний; 2) міжособистісний; 3) між особистістю і групою; 4) між групами [82, с. 176].
Класичні управлінські структури мають хронічні конфлікти між персоналом, профспілками і менеджментом, споживачами і постачальниками, виробництвом і дистрибуцією, фінансовими структурами і збутовою мережею. Основними причинами виникнення конфліктів є: 1) обмеженість ресурсів, які треба ділити; 2) взаємозалежність завдань; 3) розбіжності у цілях; 4) розбіжності у цінностях; 5) розбіжності у життєвому досвіді; 6) розбіжності в манері поведінки і прагненні до взаємодії та ефективного спілкування. Лауреат Нобелівської премії з економіки Герберт Саймон вважав, що основними причинами конфліктів в організації є цілі, інформація та система винагород [221].
Ескалація конфлікту в організації відбувається за такою схемою: міжособистісний конфлікт переростає (якщо його не попередити або своєчасно не вирішити) у міжгруповий, а потім у загальноколективний. Розпочинається конфлікт із зав'язки, тобто зіткнення інтересів. Кульмінація конфлікту — це усвідомлення основного протиріччя. Після кульмінації конфлікт або розв'язується, або згасає сам по собі, або ж конфліктуючі сторони розводяться примусово. В основі будь-якого конфлікту лежить конфліктна ситуація - це протистояння інтересів, думок, оцінок, позицій тощо. Дії учасників конфліктної ситуації провокують інцидент — різке загострення ситуації і початок боротьби між учасниками. Якщо кожна людина має свої інтереси, то потрібно враховувати те, що у менеджера й підлеглих вони можуть бути різними. Але професійним обов'язком менеджера є управління інтересами. Наприклад, якщо конфлікт інтересів виникає під час розподілу замовлень, грошей, влади, то спільний інтерес перебуває у сфері виробництва або отримання прибутків.
Можна конфліктувати з приводу розподілу замовлень, а можна разом знайти спосіб збільшення їх кількості або домовитися про правила їх отримання. Відкрите управління інтересами робить стосунки менеджера з підлеглими й колегами менш конфліктними. Отже, управління інтересами можна будувати за принципом "виграв — програв", а можна й за ефективнішим — "виграв — виграв".
Конфлікти бувають конструктивними і деструктивними. Термін конструктивний конфлікт був уперше запропонований Мері Паркер Фоллетт у 1925 р. Конструктивний конфлікт стимулює пошук кращого варіанта рішення, є важливим компонентом творчого та інноваційного процесу. Дослідження психологів показали, що за певних умов конфлікт у групі відіграє інтегруючу функцію, згуртовує її членів. Пітер Сенге пише: "Вільний потік конфліктуючих ідей мас критичне значення для творчого мислення, для відкриття нових рішень, що є недосяжними для індивідуального розуму" [225, с. 244]. Деструктивний конфлікт призводить до руйнування взаємин і негативних виробничих результатів, втрати синергії і погіршання морального клімату, визначає додаткові фінансові витрати, скорочує можливості для організаційних змін, переростає в судовий розгляд. Під час проведених досліджень 22 % опитаних показали, що через конфліктні ситуації вони знизили продуктивність своєї праці, 50 % — втратили робочий час, думаючи про те, чи не буде зачинщик знову провокувати конфлікт, 12 % -- звільнилися через ініціатора конфлікту. Для того, щоб конфлікти були конструктивними, менеджерам треба навчитися розмежовувати позицію й інтереси; людей і проблеми; проблеми і рішення; точки зіткнення і можливого поєднання інтересів; майбутнє і минуле; емоції і переговорний процес; процеси і суть; альтернативи і вибір; критерії і відбір; інтереси конкретної людини й інтереси інших [106, с. 301—321].
Оскільки конфлікт відволікає його учасників від реалізації поставленої мети, менеджер мас докласти необхідних зусиль, щоб йому запобігти, а якщо це не вдається, то розв'язати з мінімальними втратами для його учасників та організації загалом. Кеннет Томас і Ральф Кілменн визначили такі стилі розв'язання конфліктів: 1) ухиляння; 2) пристосування; 3) конкуренція; 4) компроміс; 5) співпраця. Звичайно, найконструктивнішим методом вважається співпраця і меншою мірою — компроміс. Відомо, що менеджери витрачають майже 20—25 % робочого часу, щоб запобігти конфліктам та вирішити їх. Насправді цей показник значно вищий: іноді час на розв'язання конфліктів зростає до 50 %. Менеджери витрачають його на вислуховування скарг; вживання заходів у зв'язку з чутками, які поширюються; накладання дисциплінарних покарань за поведінку, що є причиною виникнення конфлікту; встановлення моніторингу лояльності і пошук шляхів розв'язання конфлікту та ін. [205, с. 168; 106, с. 32]. Результати вирішення конфліктів можуть відповідати одній із цих схем:
—виграш — програш: виграш досягається тільки за рахунок іншої людини;
—програш — виграш: власна установка на програш зумовлює поганий настрій, образу, а потім і бажання помститися іншому;
—програш — програш: такий підхід виходить із позиції: хай
мені буде погано, але й іншому теж;
—виграш -- виграш: відбувається за умови продуктивного підходу до конфлікту обох сторін, а прийняте рішення вигідне для обох. Це найефективніша стратегія, бо при цьому не програє жодна зі сторін [113; 216, с. 160]. І саме такої стратегії повинен дотримуватися менеджер як посередник, розв'язуючи конфлікти.
Для того, щоб розв'язати конфлікт, менеджеру необхідно:
—визначити потреби і цінності кожної сторони;
—обґрунтувати наміри кожної сторони;
—зосередити увагу сторін на пошуку майбутнього рішення, а
не на історії проблеми;
—дати можливість кожній стороні висловити свої почуття і
свої пропозиції;
—зважити інтереси сторін за принципом "виграв — виграв".
Завданням менеджера є не стільки вирішення конфлікту, коли він вже розгорівся, скільки запобігання йому. Ігнорування конфліктної ситуації в організації може стати найбільшою помилкою менеджера. "Перший крок у мистецтві розв'язання конфліктів — це здатність сприймати конфлікт як нерозкриту можливість і слідкувати за появою відповідних сигналів", — пишуть австралійські вчені з конфліктології Хелена Корнеліус та Шошапа Фейєр [113]. Іноді причиною конфлікту стає сам менеджер. Дослідження показують, що 75 % людей звільняються з роботи насамперед через конфліктні ситуації, що склалися у них з їхніми менеджерами [228, с. 50]. Для того, щоб не провокувати зіткнення інтересів, менеджерам треба вміти контролювати свої дії, слова та свій стиль управління.
Фактично менеджер за допомогою наказів, інструкцій, розпоряджень, вказівок (тобто формального впливу) контролює лише% усіх подій в організації, а інші 90 % контролюються неформальними каналами. Відомо також, що 90 % інформації про працівників менеджер отримує завдяки міжособистісному спілкуванню з ними. На практиці стосунки менеджерів з підлеглими здійснюються у таких формах [1, с. 63]:
— субординаційній. Для цієї форми характерним є підкреслення менеджером дистанції між собою та підлеглими. Найчастіше це буває, коли менеджер не працював раніше у цьому колективі, а бун призначений вищим керівництвом. Таку форму стосунків менеджер обирає й тоді, коли треба приймати непопулярні рішення;
— дружній. При цьому відбувається "розминання" відносин між менеджером і підлеглими, втрачається контроль за виконанням ними професійних обов'язків та станом виробництва. Менеджер обирає таку форму стосунків, якщо піп раніше працював із цими підлеглими, і всі були рівними за знаннями та досвідом, а також за умови недостатньої довіри, яку люди виявляють до нього;
—службово-товариській. Менеджер прагне збалансувати
дружні стосунки та дистанцію. Такі стосунки відповідають установленим службовим ролям і розмежуванню професійних повно
важень. Вони характеризуються повагою до підлеглих, сприяють зміцненню корпоративної культури в організації. Завдяки своєму професіоналізму менеджер забезпечує собі відповідний імідж і повагу підлеглих.
За результатами опитування у компаніях зі списку "Fortune-500" виявилося, що менеджери, які дотримувалися службово-товариської форми стосунків із підлеглими, досягали кращих результатів. Ті менеджери, які намагалися підтримувати дружні стосунки, показували нижчий результат (незалежно від своїх навичок та компетенцій). їм набагато складніше приймати непопулярні рішення і створювати ефективну команду [http://www.management.issnes]. П. Друкер наголошує, що менеджери повинні вибудовувати свої міжособистісні стосунки, орієнтуючись на досягнення потрібних результатів, зберігаючи при цьому відповідну дистанцію між собою та підлеглими. Для цього менеджери повинні [70, гл. 4]:
—створювати тільки такі робочі місця, в яких людина може забезпечити виконання поставленої задачі;
—надавати відповідну відповідальність кожній посаді і ста
вити конкретні та зрозумілі вимоги до працівника, що її обіймає;
—створювати умови, щоб розкривати потенціал кожного
працівника і використовувати його сильні сторони;
—розуміти слабкості, які мас кожна людина, й нівелювати їх, щоб ці слабкості не вплинули негативно на виконання поставленого перед працівником завдання.
Водночас якщо менеджер хоче, щоб працівники виявляли ініціативу (а це єдиний шлях до інновацій та успішної діяльності організації), він має створити такі умови, щоб люди не боялися помилитися. Помиляються всі, але завдяки помилкам набувається досвід. Томас Едісон говорив: "Я зовсім не мав невдач. Япросто знайшов 10 тисяч способів, які не принесли результату". Колишній прем'єр-міністр Великої Британії Уїнстон Черчіль наголошував: "Успіх — це здатність, по втрачаючи ентузіазму, йти від однієї невдачі до іншої". З ним погоджуються успішні менеджери, які стверджують, що рушійною силою будь-якого процесу навчання є саме невдачі. Очікування покарання за можливу помилку робить людину боязкою, і вона не захоче ризикувати вдруге. Тому людину треба підтримати. Однак менеджери мають обов'язково аналізувати помилку для того, щоб не допускати подібного у подальшому. При аналізі помилки необхідно виявити: відповідально ставився працівник до проекту чи ні; чи намагався він знайти кращий варіант своїх дій (вивчав чужий досвід, шукав додаткову інформацію, читав спеціальну літературу); чи були вищими, ніж спільний інтерес особисті амбіції працівника; чи допускав цей працівник подібні помилки у минулому.
Відомий приклад із життя Томаса Уотсона, генерального директора компанії "IBM" ("Інтернешнл бізнес-машин"). Один із молодих менеджерів спричинив своїм рішенням великі збитки для компанії. Коли його запросили до Томаса Уотсона, менеджер сказав: "Я розумію, що ви хочете мене звільнити". На це Уотсон відповів: "Про це не може бути мови. Ми тільки що за ваше навчання заплатили 10 мли доларів" [264]. У компанії "Дженерал електрик" працівників навіть нагороджували за невдачі, щоб стимулювати їх до пошуків кращого рішення [262].
Люди краще сприймають і виконують завдання тієї людини, до якої вони відчувають позитивні емоції і, навпаки, гірше сприймають завдання від людини, до якої налаштовані негативно. Варто пам'ятати, що люди майже завжди займають захисну позицію, коли їх критикують, якою б обґрунтованою і справедливою не була критика. Відомий учений Девід Майстер застері гає: немає гіршого способу змусити людину визнати і виправити свій недолік як критика. Менеджер повинен так передати своє повідомлення, щоб людина сама знайшла свою помилку й захотіла її виправити [143]. Позитивні емоції підвищують мотивацію людини. Для того, щоб викликати у підлеглих позитивні емоції, на фоні яких краще сприймається складне завдання, менеджер може використати такі рекомендації психологів:
1) не використовувати знеособлені звертання до підлеглого, а
з повагою називати його ім'я, яке є "найсолодшим звуком" (ви
слів Дейла Карнегі)для кожної людини;
2) пам'ятати, що обличчя людини це дзеркало стосунків.
Те, що написано на обличчі, більше відповідає дійсному ставленню до іншого, ніж сказані слова. Тому слід звертатися до іншої людини з доброзичливим виразом обличчя, приємною посмішкою;
3) використовувати компліменти, бо підлеглий хоче виглядати якомога краще, а приємні слова, сказані йому, заохочують до якісного виконання завдання;
4) цікавитися позаслужбовим життям працівника та виявляти бажання у разі потреби допомогти йому. Тоді людина розуміє, що вона може розраховувати на допомогу. За такого підходу підлеглий буде не просто виконувати завдання, а ставитися до нього відповідально.
Будь-яка спільна діяльність не буде здійснюватися успішно, якщо між тими, хто її виконує, не встановлено взаєморозуміння, тобто розгляд партнерами повідомлень і дій одне; одного, яке відповідає їх значенню з погляду їхніх авторів. Виділяють три рівні взаєморозуміння: згоду, осмислення і співпереживання. Згідно зі статистикою, 86 % усіх відхилень від нормальної роботи відбувається саме внаслідок відсутності взаєморозуміння і лише 14 % - внаслідок помилок працівників [216]. Мислення менеджерів найчастіше спрямоване насамперед па пошук винних у помилці, а слід думати про те, чи досягнуто взаєморозуміння з іншою людиною. Менеджерові варто знати, що іноді у підлеглих виникають певні синдроми:
— "взаємонепорозуміння з першого слова". Це відбувається внаслідок установок, які людина сама собі сформулювала: "все одно нічого у мене не вийде", "може воно й саме так вийде, без моїх зусиль", "пі, це не вийде нізащо", "ми завжди так робили, і навіщо щось змінювати". Таких людей доцільно підштовхнути до того, щоб вони самі захотіли змінити свої установіки;
— "страху перед покаранням". У цьому випадку потрібно діяти обережно, вислухати людину і намагатися зрозуміти правомірність її переконань і цінностей, а потім поступово впливати на їхню зміну.
До того ж існують бар'єри, які заважають правильному сприйманню іншої людини та взаєморозумінню з нею, зокрема [137]:
1) психологічні — є наслідком прояву індивідуальних характеристик особистості, у тому числі темпераменту -- зустрічається у людей, які мають різний тип нервової системи; характеру — стримана за звичайних умов людина стає збудженою, дратівливою, може образити іншу; установки — якщо перша установка негативна, то змінюється вона важко (наприклад, установка у населення, що всі бізнесмени роблять гроші нечесним шляхом); мотивації — коли партнери по взаємодії мають різні інтереси та потреби; пам'яті — ніхто з нас не може бути впевненим у тому, що відтворить у повному обсязі ту інформацію, яку він отримав;
2) конфліктні — внаслідок зіткнення протилежних інтересів і поглядів;
3) емоційні — якщо людина ставиться до іншого неприязно, то й розуміє його погано;
4) моральні — па розуміння іншої людини впливають власні цінності;
5) інтелектуальні — залежать від особливостей у сприйманні, мисленні, знаннях;
6) соціальні — виникають між людьми, які належать до різних соціальних груп, зокрема віку — наприклад, старше покоління критичніше ставиться до інновацій, молодь — до набутого іншими досвіду; статі — жінки і чоловіки по-різному думають, слухають, сприймають інформацію, піддаються переконанню;національності — незнання національних особливостей, традицій, культури заважає досягти позитивного розуміння під час переговорів та укладання зовнішньоекономічних угод;
7) мовленнєві — виникають, коли людина не вміє або не може висловити свою думку, а також унаслідок поганої вимови,інтонації;
8) професійні - - виникають унаслідок різного професійного досвіду, ставлення до роботи, статусу тощо.
Розуміння сутності цих бар'єрів та вміння їх усувати допомагає позбутися причини, через яку може виникнути непорозуміння. Ще важливіше вміти прогнозувати, передбачати утворення можливих бар'єрів, будувати тактику запобігання їм. Для досягнення взаєморозуміння спеціалісти рекомендують використовувати такі прийоми [1 37, с. 4 ]:
1) формувати нову спільну мову по-перше, потрібно поста
вити себе на місце співрозмовника, уподібнитися йому і зрозумі
ти, чому він діє або говорить саме так, і по-друге, висловити свого
думку іншими словами;
2) поступатися іншому тобто підмовитися від чогось заради спільної мети;
3) використовувати діалог зрозумівши один одного, можна знайти компромісне рішення.
"Якщо дві людини поки п 11 і працювати разом, — пише спеціаліст із менеджменту Дон Шмінке, то потрібно сказати одне одному: нам дали спільну роботу, хоч у нас не було доброзичливих стосунків. Я вірю, що ми будемо співпрацювати і разом виконаємо доручену справу" [311] |. "Рівень, міжособистісних стосунків — це характеристика управління організацією, підкреслюється у книзі "Менеджмент XXI століття". Компанії з недорозвинутою системою міжособистісних стосунків у майбутньому будуть мати великі збитки і насамперед унаслідок невміння менеджерів попереджати та розв'язувати конфлікти, встановлювати взаєморозуміння" [153, с. 180]. Отже, розуміння менеджерами ситуацій, пов'язаних із поведінкою людей, уміння впливати на них та спілкуватися з ними отримує вирішальне значення для управління. Особливо таке розуміння потрібне у складних умовах (наприклад, під час кризи). Треба пам'ятати, що саме люди є найціннішим активом організації, а тому відповідним чином вибудовувати з ними стосунки. Відомий експерт із питань поведінки та розпитку стосунків у робочому середовищі Чарльз Хелівел дає менеджерам такі поради [http://www.management-issnes]:
— прислухайтеся до своїх підлеглих і розмовляйте з ними з
повагою;
— вчіться у своїх працівників і передавайте їм набутий досвід;
— довіряйте своїм підлеглим;
— отримуйте самі задоволення під роботи і намагайтеся зробити так, щоб підлеглі також його отримували.
Менеджери успішних компаній, які працюють па ринку багато років, виходять з того, що криза рано чи пізно скінчиться, тому долати її наслідки треба у складі сильної команди висококваліфікованих фахівців, із сильною позитивною корпоративною культурою, з високою довірою до роботодавця й мотивацією до спільного успіху. Цьому сприяє формування командного духу в організації.
За умов, коли технологія або виробничі процеси вимагають тісної взаємодії між людьми, які виконують різні функції, саме менеджери повинні постійно підтримувати командний дух у всій організації. М. Армстронг рекомендує прийоми і методи укріплення командного духу [7, с. 49—51]:
— добирати людей, які вписуються в корпоративну культуру
організації і можуть працювати в одній команді, підтримуючи
при цьому прагнення до самостійних рішень та дій;
— підтримувати курс на те, що конструктивна робота є однією з ключових цінностей організації;
—ставити перед людьми, які працюють в одній команді,
взаємопов'язані завдання, які можна вирішити тільки спільними зусиллями;
—оцінювати працю людей тте тільки за результатами, але й за внеском у підтримання командної роботи;
—запобігати деструктивним конфліктам, боротися з інтригами і чутками;
—розвивати канали комунікацій в організації, створювати
умови для ефективного міжособистісного спілкування;
—влаштовувати для членів команди "вільний час" з метою
формування корпоративної ідентичності працівників з організацією (корпоративні свята, туристичні поїздки та інші заходи);
—сприяти розвитку та самореалізації працівників, підтримувати таланти, сприяти впровадженню інновацій.
Формуючи командний дух, менеджери повинні враховувати такі парадокси [153, с. 80—85]:
1) наявність з одного боку індивідуальних відмінностей,
властивих коленій людині, а з іншого — спільної мети;
2) підтримка як взаємодії членів команди, так і конструктивних конфліктів між ними;
3) зосередження на сьогоднішній діяльності і розвиток людей
для вирішення перспективних питань;
4) дисбаланс між владою лідера та автономією членів колективу.
У сучасних умовах перед менеджером, який хоче бачити свою організацію успішною, стоїть завдання не просто організовувати спільну діяльність, створювати команду, підтримувати командний дух, а й формувати команду як колективного генія. Колективний геній — не оксюморон, а реалія, яку успішні менеджери прагнуть відтворити у своїх організаціях [153, с. 68]. Він утворюється тоді, коли колектив правилі,по підібраний, тобто складається з багатьох різних, але досвідчених і підготовлених людей, готових до того, щоб спільними зусиллями втілювати потрібні рішення у життя. У такій команді особисті цінності та інтереси її членів тісно переплітаються з місією, цінностями та інтересами організації, члени команди наділені підприємницьким мисленням і здатністю передавати спою майстерність. У складних ситуаціях з'являються нові лідери, а корпоративна культура підтримує експерименти та розпиток, постійне навчання працівників.
Отже, формування команди це і формування корпоративної культури. Які цінності та норми поведінки складуться у команді, такими стануть загальнокорпоративні цінності, що є ядром корпоративної культури організм.