Способы и средства копирования документов
Процесс документирования обычно связан с необходимостью копирования и размножения документов. По оценкам американских специалистов объем копировальных работ в офисе составляет в настоящее время 23% всего объема работ с документами (64% приходится на печать и 13% - на функции факса).
Копирование –получение копии с оригинала, тиражирование – с промежуточной формы.
В начале XIX в. стала использоваться копировальная бумага. Это изобретение запатентовал в 1806 г. англичанин Р.Веджвуд. Тонкая бумага пропитывалась синими чернилами, а затем высушивалась меду двумя листами промокашки.
К числу наиболее современных способов копирования относятся следующие:
ü Фотографический. Он дает высокое качество, но является дорогим и длительным по времени. Фотокопирование производится с помощью обычных фотоаппаратов и с использованием специальной фототехники. В частности, в конце XX в. в России был изобретен реставрационный архивный фотоаппарат, позволяющий копировать тексты документов, считавшихся ранее невосстановимыми. С его помощью, к примеру, удалось прочесть 18 листов пергамента, обнаруженных при раскопках в Кремле еще в 1843 г.
Разновидностью фотокопирования является микрофотокопирование (микрофильмирование) – изготовление микроформ, т. е. уменьшенных (от 7 до 150 раз) копий документов. Для этого используется и обычная, и специальная фототехника. У истоков микрографии стояли англичане Д.Гершель и Д.Стюарт, предложившие в 1853 г. хранение документов на микроскопических негативах. Во время осады Парижа прусскими войсками в 1870 г. фотограф Р.Дагрон сумел наладить связь столицы с департаментами с помощью почтовых голубей, переносивших микрокопии емкостью свыше 70 тыс. слов. С 1930-х гг. в ряде стран началось создание крупных национальных страховых микрокопий наиболее ценных документов. Для микрофильмирования используется обычно 35-мм или 16-мм рулонная фотопленка.
Разновидностью микрокопирования является микрофиширование – запись фотографическим способом информации на плоскую фотографическую пленку стандартного размера А6 (105*148 мм). Изображение обычной страницы текста А4 (297*210 мм) уменьшается с помощью оптики в 24 раза и фиксируется на микрофише в виде небольшой ячейки. Всего на стандартной микрофише размещается 98 уменьшенных изображений обычных страниц текста. Однако разработаны технологии, позволяющие размещать на микрофише до 270 изображений страниц. С помощью современной аппаратуры возможно осуществлять съемки печатного текста на микрофишу с производительностью 1500-2000 документов в час (15 микрофиш). Чтение микрокопий возможно лишь с помощью увеличительной аппаратуры.
ü Диазографический (светокопирование). Используется при копировании большеформатной чертежно-технической документации на специальную светочувствительную к ультрафиолетовым лучам диазобумагу. Начало изготовлению диазографических копий было положено в 1842 г. в Великобритании.
ü Термографический. Осуществляется с помощью термокопировальных аппаратов на специальную термореактивную бумагу, либо через термокопировальную бумагу – на обычную бумагу. В основе лежит принцип облучения документа интенсивным потоком тепловых инфракрасных лучей, осуществляющих местный нагрев, который затем передается термореактивной бумаге.
ü Электрографический (ксерокопирование). Изобретателем считается Честер Карлсон. Электрографические копировальные аппараты называют ксероксами и производят с 1950 г. С их помощью в мире изготавливается свыше половины всех копий. Этот метод позволяет быстро, качественно и экономично копировать необходимые документы, причем в процессе копирования возможно масштабирование и редактирование документов.
ü Цифровой электрографический. Цифровой копировальный аппарат, состоящий из сканера, микропроцессора, запоминающего устройства, дисплея и лазерного принтера, позволяет копировать не только быстро и качественно, но и получать копии лучше оригинала.
Копиры
Изобретатель - Честер Карлсон (Chester F. Carlson). В 1947 году малоизвестная компания «Халоид» из города Рочестера приступила к разработке копировальной техники на основе изобретения Карлсона. Два года спустя в продаже появилась первая в истории модель копировального аппарата. Технологию копирования назвали «ксерографией» - от греческих слова «ксерос» («сухой») и «графе» (пишу). Этим названием подчеркивалось отличие от обычной фотографии, в которой для проявки и закрепления изображения использовались жидкости, а снимок приходилось сушить.
От «ксерографии» произошло и новое название компании «Халоид» - с 1958 года она стала называться «Халоид Ксерокс», а потом и просто «Ксерокс» (Xerox).
Главные достоинства копиров - малое время копирования, полное соответствие копии оригиналу, простота обращения.
Копировальные аппараты делят на несколько категорий в зависимости от принципов их работы и областей применения.
По размеру устройств и их производительности:
– Портативные (малые): лампа холодного свечения остается неподвижной, а двигается крышка аппарата с оригиналом. Производительность – до 8 копий в минуту.
– Средние: 8-20 копий в минуту.
– Большие: более 20 копий.
По принципу сохранения и переноса информации с оригинала на копии:
– Аналоговые – требуют считывания информации об оригинале при создании каждой копии. При масштабировании возможно только пропорциональное изменение размеров копии с оригинала.
– Цифровые – после однократного считывания выдают необходимое число копий. Возможно редактирование оригинала.
По встроенным сервисным возможностям:
Цветной копир (ксерокс) способен создать очень реалистичную копию цветного изображения. Возможна двухсторонняя печать - аппарат сам переворачивает лист, если надо скопировать его с обеих сторон. Эти аппараты способны обрезать поля (так, как это делают при помощи подкладывания белых листов под оригинал). Причём делает это с любой стороны, и даже посередине (когда необходимо копировать книгу, а по середине -тёмная полоса). Чувствительность аппарата позволит скопировать даже самые бледные тексты и картинки, а насыщенность копии, лучше чем в лазерном принтере. Существуют сортеры и степлеры, которые позволяют сортировать многостраничный документ по лоткам и выполнять скрепление этих листов.
При покупке того или иного копировального аппарата следует учитывать:
1. Стоимость одной полученной копии. Она определяется исходя из стоимости тонера (картриджа), запасных частей, стоимости бумаги и обслуживания копировального аппарата. При 5-5ном заполнении листа текстом одного картриджа хватает на 1000 копий для портативного аппарата, до 15000 – аппарата высокого класса.
2. Обеспеченность расходными материалами и запасными частями. На сегодняшний день существует большое количество копировальной техники, которая давно снята с производства.
3. Наличие масштабирования. Как правило, масштабирование осуществляется от 50% до 200%, однако в дорогостоящих копировальных аппаратах встречаются пределы от 25% до 400%.
4. Требования к качеству бумаги. Чаще всего плотность бумаги должна составлять 80-90 г/кв.м., размер – А4-А3. Необходимо варьировать между удовлетворяющим качеством печати и доступной ценой на бумагу.
Средства микрографии
Микрографию традиционно относят к репрографическим способам тиражирования документов, и до недавнего времени такая классификация соответствовала действительности. Но несмотря на чисто фотографический способ получения микроформы, ее можно назвать факсимильной копией, точно воспроизводящей всю информацию, которую содержит оригинал. Дальнейшая работа с микроформой (тиражирование, получение увеличенных копий) связана с чисто копировальными процессами. Если проанализировать техническую сущность микрографии, нетрудно заметить, что этот процесс представляет собой сочетание фотографии и репрографии (т.е. копировальных процессов).
Типовая схема процесса микрофильмирования заключается в следующем:
1) подготовка информации (документов) к микрофильмированию;
2) съемка материала на специальных камерах;
3) фотохимическая обработка (проявление и фиксирование микропленки);
4) контроль качества съемки и проявки (при неудовлетворительном качестве производится повторная съемка);
5) копирование микроформ в необходимых количествах;
6) укладка микроносителей в хранилище и рассылка пользователям;
7) изготовление (при необходимости) бумажных копий с микрофиш;
8) сканирование микроформ для передачи по техническим каналам связи и компьютерным сетям удаленному пользователю.
С появлением так называемых СОМ-технологий открываются новые возможности применения микрографии в офисной деятельности. СОМ-технология определена своим названием и расшифровывается как Computer Output Microfilming, т.е. технология, позволяющая производить микрофильмирование не документов, а данных, поступающих на вход системы с интерфейса компьютера, или данных, считанных с какого-либо магнитного и/или магнитооптического носителя. Особенностью такой технологии является высокий фактор редуцирования — до 72 крат и скорость обработки документов — до 440 страниц в минуту, что в десятки раз превосходит скорость обработки документов при оптической съемке. При этом улучшается качество изображения на микроформе, количественно уменьшается обращение бумажных документов и даже появляется возможность автоматически создавать образы документов, используя неформализованные данные с компьютерных систем.
Часто сравнивают СОМ-системы с принтером, с одним отличием, что печать осуществляется на микрофотоноситель и даже существует выражение «печать на микрофишу». Так же как и принтер, СОМ-система может быть использована в сетевом режиме, а за счет большой производительности обслуживать одновременно несколько сетей. СОМ-системы работают в полном автоматическом режиме с закрытым способом обработки микрофотоносителей.
В настоящее время в практику работы офисов и электронных архивов внедряются гибридные системы, представляющие собой совмещенные комплекты оборудования сканирования микроформ (получение электронного образа) и печати микрофильмов. Современные сканеры микроформ имеют возможность работать в автоматическом режиме, в том числе и в режиме пакетного сканирования микрофиш, с автоматической покадровой разметкой и масштабированием.
Микрографическими архивами широко пользуются государственные структуры, государственные и коммерческие банки, национальные и публичные библиотеки, государственные архивы, научные и проектные учреждения, страховые компании, военные ведомства и т. д. Гарантированный срок хранения информации на микрографическом носителе, без потери качества, без специальных требований к условиям хранения и при невозможности несанкционированного внесения изменений составляет не менее 100 лет, а объемы хранения сокращаются в сотни раз. Правительства многих стран мира, в том числе и России, законодательно утвердили подлинность документов, снятых на микрофильм, а их юридическая сила приравнена к оригиналу.
Средства ризографии
Соединение достоинств традиционных методов печати с достижениями цифровой вычислительной техники привело к созданию технологии ризографии.
Первый ризограф появился в 1980 году (Япония).
Ризограф - это гибрид ксерокса и офсетной печатной машины. От ксерокса ризограф позаимствовал сканирование оригинал-макета, а от офсетной машины - изготовление печатной формы. При работе все выглядит очень просто.
Работа ризографа состоит из двух этапов. Первый этап начинается со считывания изображения оригинал-макета в сканере. Оригинал-макет представляет собой лист белой бумаги с изображением, которое нужно тиражировать. Сканер преобразует его в электрические сигналы, поступающие в блок изготовления мастер-пленки. Мастер-пленка представляет собой тонкую бумажную ленту с полимерным покрытием, намотанную на рулон. В блоке в полимерном покрытии прожигаются отверстия в точном соответствии со сканируемым изображением. Отрезок мастер-пленки, по длине равный листу оригинал-макета, отрезается ножом и закрепляется на печатающем барабане. На этом заканчивается первый этап работы ризографа.
На втором этапе барабан приводится в постоянное вращение. Листы чистой бумаги из подающего лотка захватываются механизмом подачии направляются между барабаном и прижимным валиком. Здесь и происходит перенос изображения на бумагу. Далее листы бумаги отлепляются от барабана либо сами, либо клювиком и попадают в приемный лоток. На втором этапе оригинал-макет уже не используется.
Перед сканированием следующего оригинала, ненужный уже отрезок мастер- пленки снимается с барабана и утилизируется (сминается) в емкость.
Для печати другим цветом заменяется весь барабан, для каждого цвета имеется свой барабан, хранящийся отдельно вместе с тубой для краски . Эта операция производится вручную.
Имеются сканеры двух типов -- планшетный и барабанный. В первом оригинал-макет кладется на стекло, под которым движется считывающий блок. Во втором оригинал-макет протаскивается через блок считывания. Понятно, что только в первом случае оригинал-макет может быть на мятой бумаге, иметь склейки и т.п. Сканер второго типа такой макет сомнет, порвет или вообще откажется считывать.
Листы оригинал-макета должны иметь изображение только с одной стороны, иначе возможно просвечивание оборотной стороны при сканировании.
Ризограф не любит темных изображений, т.е. таких, где очень много краски. Нельзя точно определить, каков допустимый процент темных элементов изображения, однако при изготовлении оригинал-макетов следует стремиться избегать больших фотографий и инверсий (белый текст на черном фоне).
Оригинал-макет должен иметь поля не менее 1 см, печать "под край" листа невозможна по двум причинам. С одной стороны -- это отклеивание бумаги от барабана (край листа не должен прилипать). С другой стороны, это связано с тем, что ризограф не обеспечивает точного совпадения копий, особенно в направлении движения бумаги. Этот разброс составляет в среднем 3-5 мм. При попытке печати "под край" краска попавшая на валик неизбежно запачкает как его, так и оборотную сторону других листов. Проблему можно в некоторой степени решить последующей резкой копий, при этом готовая продукция будет иметь меньший формат.
Разброс изображений следует учитывать и при печати в несколько цветов. Участки изображения разного цвета должны отстоять друг от друга на 5 мм, тогда разброс будет незаметен. Ни о каком точном совмещении цветов говорить не приходится. Желательно оригинал-макеты для печати в несколько цветов готовить по одному листу для каждого цвета, и еще один лист с совмещенным изображением.
Бумага может быть белой или тонированной. Следует избегать очень темных тонов. Также необходимо учитывать прозрачность краски ризографа, что вызывает смешение цветов. Ризограф совершенно не допускает печать на глянцевой и мелованной бумаге. Краска на основе глицерина, используемая в ризографе, высыхает только на той бумаге, в которую может впитаться. Время высыхания для приемлемых типов бумаги составляет от 0.5 до 15 секунд. Эксперимент, проведенный для мелованной бумаги, показал, что краска на ней не высохла за три недели, после чего был прекращен.