Організація та проведення ділових прийомів

Найбільш поширеною формою ділового протоколу є прийоми, основи організації яких необхідно знати бізнесменам, підприємцям, менед­жерам будь-яких рівнів. Прийоми влаштовуються на випадок важливої події, на честь інозем­ної делегації, яка приїхала на фірму, або високого гостя, а також у порядку повсякденної роботи. Прийоми носять діловий характер, проводяться з метою поглиблення і розширення ділових контактів, продовження пере­говорів, знайомства з новими партнерами, одержання потрібної інфор­мації, презентації своєї продукції, реклами тощо. Прийом є інструментом ділових комунікацій.

Час та засоби для організації прийомів залежать від обставин і бувають різними, але в будь-якому випадку це питання слід вивчити завчасно і го­тувати його старанно. При цьому сторона, яка проводить прийом, повин­на:

– визначити (вибрати) вид прийому;

– приготувати приміщення і при необхідності завчасно визначити конкретні місця для учасників зустрічі;

– вибрати (скласти) меню, продумати сервірування столу і порядок об­слуговування гостей;

– підготувати тости й промови (на прийомах з розсадкою);

– скласти схему або порядок проведення прийому, розподілити обо­в’язки між тими, хто влаштовує прийом.

Щоб не порушувати встановлений порядок проведення прийомів і не образити як приймаючу сторону, так і гостей, необхідно знати особливості різних видів прийомів і правила їх проведення. Широке розповсюдження одержали такі види прийомів: сніданок, обід, вечеря, «келих шампансько­го» або «келих вина», «чай», «коктейль» або «фуршет».

Ø 1.Сніданок

1. Проводиться з 12³⁰ до 14⁰⁰ год.

2. Тривалість – 1,5 год.

3. Кількість запрошених – обмежена.

4. Меню: холодні закуски (одна-дві страви, але з урахуванням національ­них особливостей смаків запрошених); гаряча рибна страва; гаряча м’ясна страва; десерт, напої: горілка (до холодних закусок), віскі, джин, сухе вино, вода мінеральна, соки, чай, кава (з коньяком або лікером).

5. Розсадка гостей за схемою.

6. Форма одягу: повсякденний костюм або сукня.

Ø Обід

1. Проводиться з 19⁰⁰ до 21³⁰ год.

2. Тривалість 2,0-2,5 год. (в т. ч. за столом не більше 1,5 год.)

3. Обмежена кількість гостей.

4. Меню: холодні закуски; суп; гаряча рибна страва; десерт; напої такі ж, як на сніданок.

5. Розташування по визначених місцях (за схемою).

6. Форма одягу: темний костюм, смокінг, вечірня сукня.

Ø Вечеря

1. Проводиться після 21⁰⁰ год.

2. Тривалість 2 год.

3. Кількість гостей обмежена.

4. Меню. Перші страви не подаються. Решта – як на обіді.

5. Напої (як і на обіді).

6. Розсадка (за схемою).

7. Форма одягу: темний костюм, смокінг, вечірня сукня.

Ø «Келих шампанського» або «келих вина»

1. Проводиться з 12⁰⁰ до 13⁰⁰ год.

2. Тривалість 1 год.

3. Кількість запрошених необмежена.

4. Напої (обов’язковий асортимент): шампанське; вина; соки; мож­лива горілка, віскі.

5. Проходить стоячи.

6.Форма одягу: повсякденний костюм або сукня.

Ø “Чай”

1. Проводиться з 16⁰⁰ до 18⁰⁰ год.

2. Тривалість 1 – 1,5 год.

3. Кількість гостей до 20 осіб. Запрошуються тільки жінки.

4. Меню: кондитерські вироби, сендвічі, фрукти, десерт. Напої: де­сертні та сухі вина, соки, води.

5. Розташування не обов’язково за схемою.

6. Форма одягу: повсякденний костюм або сукня.

Ø «Коктейль» або «фуршет»

1. Проводиться з 17⁰⁰ до 20⁰⁰ год.

2. Тривалість 1,5 – 2,0 год.

3. Кількість гостей необмежена.

4. Меню: холодні закуски, кондитерські вироби.

5. Напої: горілка, вина, мінеральні води, чай (між 16⁰⁰ і 18⁰⁰). В кінці прийому: шампанське, кава, морозиво.

6. Проходить стоячи.

7. Форма одягу: повсякденний костюм або сукня.

Після вибору виду прийому можна переходити до складання переліку запрошених. Особлива увага при цьому звертається на те, щоб серед гос­тей не було осіб, які ставляться неприязно один до одного, або які дотри­муються різко протилежних політичних поглядів.

В запрошенні вказується, від чийого імені дається прийом, у зв’язку з чим, де і в який час він буде проводиться, хто особисто запрошується. Етика вимагає, щоб запрошення було виготовлене на кольорових дру­карських бланках, а ім’я, прізвище й посада запрошених були написані від руки або надруковані на машинці. При проведенні прийомів з накритими столами в запрошенні міститься прохання дати відповідь – R.S.V.P. (Repondz, S’il vaus plait), що означає «дайте відповідь, будь-ласка». При отриманні такого запрошення необхідно підтвердити свою присутність письмово або по телефону.

Не прийнято передавати своє запрошення через іншу особу. Але якщо це необхідно, потрібно попередити про це організаторів заходу.

Якщо прийом влаштовують на честь високопоставленої особи, то зап­рошення їй надсилають лише після прийнятого нею усного запрошення. У цьому випадку R.S.V.P. на запрошенні підкреслюється і під ним пишуть­ся букви Р.M. (pour memoіre або to remind – «для пам’яті»).

Запрошення прийнято розсилати за 1–2 тижні до дня прийому. Якщо запрошують подружжя, це вказується окремо. На перше місце завжди ста­виться ім’я чоловіка. Коли жінку запрошують як офіційну особу або в силу становища, яке вона займає в суспільстві, то запрошення оформляється персонально. На прийомі їй відводиться місце відповідно до рангу і сус­пільного становища.

Запрошення може висилатися не персонально, а лише з вказанням бажаної кількості гостей. У такому випадку у відповідь висилається імен­ний перелік осіб, які будуть присутні на прийомі. Якщо з якихось причин відповідь не може бути дана, то від запрошення слід відмовитися.

Якщо згода бути на прийомі підтверджена, його відвідання обов’язко­ве. Причиною відмови можуть бути лише форс-мажорні (непередбачені) обставини.

Прийом вважається офіційним, якщо запрошені виключно посадові особи. Чоловіки присутні на офіційному прийомі без жінок, а запрошені в силу свого службового становища жінки – без чоловіків (сніданок, на який запрошуються чоловіки з жінками, є неофіційним).

Офіційні запрошення відрізняються за формою від неофіційних. У запрошеннях на офіційний прийом вказується посада запрошеного без згадки його імені та імені дружини.

Від місця, де проводиться прийом, залежить характер зустрічі гостей. Однак слід уточнити шляхи під’їзду, парковки та виїзду автомобілів. При проведенні денних прийомів господиня та господар стоять при вході, де зустрічають гостей.

Після того, як визначений склад учасників прийому, розіслані запро­шення, визначено приміщення для прийому, складається план розсадки гостей. Тут можуть бути такі варіанти.

1. Присутні тільки чоловіки. Господар прийому і почесний гість очо­люють стіл.

2. Присутні чоловіки та жінки. Господар прийому, його дружина очо­люють стіл (місця жінкам вказані).

3. Присутні тільки чоловіки. Господар прийому очолює П-подібний стіл.

4. Присутні тільки чоловіки. Господар прийому очолює Т-подібний стіл.

Для того, щоб кожен гість міг швидко знайти своє місце за столом, а також знати, хто буде його сусідом, при вході на невеликому столику виставляється план розміщення. Крім того, в бенкетній залі кладеться кувертна картка з іменем і прізвищем запрошеного. Інколи гостю вручаєть­ся картка (на зразок візитної) із схемою стола або його номером.

Протокол вимагає дотримання службового або громадського станови­ща гостей. Порушення старшинства гостей може бути сприйняте як свідо­ме заподіяння образи не тільки гостю, але й стороні, яку він представляє.

При розсадці за столом необхідно дотримуватися відповідних правил.

1. Почесним є місце напроти дверей, а якщо двері знаходяться збоку – на стороні столу, оберненої до вікон.

2. На сніданку (обіді), на якому присутні тільки чоловіки, першим є місце справа від господаря дому, другим – зліва від нього. Якщо господар бажає приділити особливу увагу гостю дуже високого рангу, він може по­садити його, як голову столу, напроти себе. Наступним, найбільш почесним місцем, у цьому випадку, буде місце справа від господаря дому, але не справа від його почесного гостя.

3. Якщо на прийомі присутня господиня дому, то запрошуються дружини всіх присутніх. У цьому випадку першим вважається місце зліва від господині, другим – справа від господаря дому.

Якщо дружина господаря відсутня, або ж господар неодружений, він може посадити напроти себе одну із запрошених жінок (попередньо запитавши її згоди) або чоловіка найвищого рангу.

4. Найменш почесним є місце на торцях столу (за винятком тих випадків, коли господар один очолює стіл), тому садити на ці місця гостей, особливо жінок, не прийнято.

5. Якщо сніданок або обід проводяться під час двосторонніх переговорів, можлива розсадка однієї делегації проти іншої. При цьому голови делегацій також сидять один напроти одного.

При складанні плану розсадки звертається увага на те, щоб жінка не сиділа разом з жінкою, а чоловік – поряд з дружиною. Загальноприйнято відводити місце чоловіку та його дружині на одному боці столу, а якщо на різних сторонах, то не напроти один одного.

6. Якщо при розсадці немає можливості кому-небудь із подружжя надати місце, належне йому або їй за протоколом, то господар повинен забезпечити належне по рангу місце хоча б жінці й принести свої вибачення чоловікові. Чоловік погодиться з розумними поясненнями, жінка ж ‒ніколи.

Йдучи на прийом, перевірте, чи не забули ви свої візитні картки. Обов’язково запам’ятайте ім’я того, хто влаштував прийом, інакше ви ризикуєте опинитися в неприємній ситуації.

Не прийнято приходити на прийом з розсадкою раніше призначеного часу, але якщо вже так вийшло, необхідно зачекати десь поруч.

У будь-якому випадку, якщо на прийомі з вашої сторони присутня делегація, не можна приходити пізніше, ніж її керівник, і йти раніше, не попередивши і не отримавши його дозволу.

Запрошені в призначений час збираються в окремому приміщенні. Протягом 15-20 хв. їх знайомлять, пропонують прохолодні напої (соки, коктейлі) і легкі закуски. Цей час можна використати для бесід з учасниками прийому, з якими вам не вдасться поговорити за столом.

Точність – це знак уваги, який проявляється по відношенню до господарів та гостей. Слід приходити у вказаний в запрошенні час. Запізнення вважається порушенням етикету і може бути сприйняте як образа. Чекають того, хто запізнився, не більше вказаного часу, потім гостей запрошують до столу, щоб не склалося враження, що останньому гостю надається перевага над іншими. Подають тому, хто запізнився, те ж блюдо, яке подане в цей час всім присутнім.

При проведенні обіду (сніданку) господарі повинні спрямовувати бесіду, підключати до участі в ній всіх присутніх гостей. Не можна нав’язувати свої теми, а тим більше самому хвалити свою гостинність.

Якщо присутні зацікавлені в обговоренні серйозних проблем, то в ході бесіди розмова природним шляхом повинна перейти до них.

У ході протокольного заходу не прийнято вести раніше неузгоджені жорсткі і рішучі переговори за цілями і умовами контракту. І зовсім не тактовно вести такі переговори після вживання спиртних напоїв.

На прийомах з розсадкою прийнято обмінюватися тостами. Тости проголошують після десерту, коли гостям налили шампанське. Можна обмінюватися тостами й на інших видах прийомів. У цих випадках тости проголошують не раніше 10-15 хв. після початку прийому.

На вечері, яка влаштовується безпосередньо після завершення якогось заходу, можна обмінюватися тостами, промовами і побажаннями на самому початку прийому (всі знаходяться під враженням недавньої події). Після тосту немає необхідності пити «до дна». Достатньо пригубити або трохи відпити. На офіційних обідах не прийнято чокатися. Якщо ж чокаються, то чоловік повинен тримати свій келих нижче келиха дами. Під час проголошення промов, тостів, побажань неприпустимо розмовляти, наливати і розливати напої, їсти.

До холодних закусок подається горілка, до рибної страви – червоне вино, до м’ясної страви – червоне вино кімнатної температури, а до десерту – охолоджене шампанське.

Дотримання правил хорошого тону обов’язкове. Господар прийому після їжі першим встає з-за столу і запрошує гостей в приміщення, де сервіровано стіл для кави й чаю (розносять коньяк і лікер).

Ініціатива відбуття з прийому належить головному гостю. Після того, як він попрощався з господарями і присутніми на прийомі, поступово роз­ходяться інші гості. При цьому необхідно подякувати господарям за смачне частування та приємно проведений час.