Реквізити листа та їх оформлювання
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:
1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.
2. Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.
3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.
4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.
5. Повна назва установи, організації чи підприємства – автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.
6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.
7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад:
Розрахунковий рахунок № 3467059 у Шевченківському УСБ м. Києва, МФО 845678.
8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 p.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.
9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному. Наприклад:
Видавництво «Освіта»
Коваленку С. М.
Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».
10. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа, висновків та пропозицій.
11. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:
1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:
Додаток: на 2 арк. у 1 прим.;
2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:
Додатки:
1. Проект реконструкції школи: на 2 арк. в 1 прим.
2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 3 арк. у 1 прим.
Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають:
Додаток: відповідно до списку на 7 арк.
12. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).
Наприклад:
Директор школи (підпис) П.Г. Остапенко
Голова оргкомітету (підпис) Г.Р. Рижук
Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:
Директор професійно-технічного
училища № 9 (підпис) С.В. Фесенко
Оформлення листа
Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні – на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве – не менш як 30 мм; праве – не менше 8 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – 16-19 мм.
Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають із другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень.
Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.
Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір; це свідчить про неповагу до адресата.
Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.
Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7–10 днів.
Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, і дати остаточну відповідь протягом ЗО днів.
Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість,
Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події
Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, і лише потім викладайте думки на папері.