Оповещение участников совещания

Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовится к совещанию. Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно, с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону).

уведомления о совещании:

Иногда оно поступает в виде извещения - иногда имеет вид памятной записки. В других случаях, в верхней части повестки дня может фигурировать “Уведомление о совещании”.

Уведомление о совещании всегда должно включать дату, час и место предстоящего совещания и обходной список всех тех, которыми представлено право присутствовать на совещании.

Также распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудниковподведомственных организаций.

Например:

МЗ и СР ПО Передал – секретарь Афанасьева И.Г. Тел. 45-12-00	Главному врачу ПОКБ им. Н.Н. Бурденко Принял – секретарь Иванова И.В. Тел. 42-42-42 15 ч. 00 мин.
ТЕЛЕФОНОГРАММА № 122 16.02.05г. в 16.00 в конференц-зале Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области состоится совещание по вопросу капитального ремонта 7 корпуса ПОКБ им. Н.Н. Бурденко. Приглашается главный врач, директор административно-хозяйственной части, главный экономист. Министр здравоохранения и социального развития ПО И.И. Сидоров

Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо – приглашение. В нем, помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме – приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти.

При повторном приглашении лицам, подтвердившим свое участие, эти сведения будут указаны в повторном приглашении.

ПРИГЛАШЕНИЕ Мы получили Вашу заявку, спасибо за участие! Дата проведения 20.03.05г. Место проведения: РАМН, пр. Мира, 12, корпус № 3 Адрес: Пр. Мира, 12. Проезд: до ст. метро Юго-Западная, выход по ходу движения Вашего состава. Выйдя из метро, Вы увидите здание РАМН. Корпус № 3 слева от главного корпуса, 3 этаж, к. № 342

Например:

Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные методы связи – факсы или компьютерная почта. Преимущества компьютерной почты состоит в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.

Отправив приглашение, в списке участников совещания делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашение, отказ, причины отказа и т.д.)

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов, большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам, прежде всего, относятся доклады или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.

Гостиницы

В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важной является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, ответственный за его организацию знает, кто приедет из дру­гих городов. По каждому такому участнику совещания обязательно вы­ясняется, будет ли он нуждаться в размещении в гостинице. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются администра­тивно-хозяйственные службы. Готовящий совещание сообщает, сколь­ко и каких мест необходимо забронировать, и держит вопрос размеще­ния под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет размещен.

Транспорт

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников. Необходимо учесть, будет ли нужна машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места проживания к месту про­ведения совещания. В случае необходимости составляется точный гра­фик, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в распоряжении ответственного лица за транспортное обслуживание.

Культурная программа

Для больших совещаний, особенно с участием иногородних, может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа распи­сывается по дням совещания, а количество участников каждого предла­гаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Мож­но культурную программу предложить путем приглашения в день регист­рации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.

Подготовка помещения

Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабо­чее состояние. В больших помещениях проверяется исправность ра­диосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалифи­кацию. Важно помнить, что в определенных случаях совещания стеног­рафируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ве­дущего протокол и заранее проверить возможность размещения и ис­правность звукозаписывающей аппаратуры.

Вопросы для самопроверки.

· Какие задачи ставятся перед рабочей группой по подготовке совещания?

· Как формируется список участников совещания?

· Как производится оповещение участников совещания?