Разработка и ведение табеля и альбома форм документов

Табель - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Табель форм документов предназначен для:

оптимизации состава применяемых в организации форм доку­ментов и их закрепления в едином нормативном документе;

классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

унификации и нормативного закрепления процедуры подготов­ки управленческих документов в организации;

унификации форм документов организации;

упорядочения документальной базы организации в целях повы­шения эффективности использования компьютерных информацион­ных технологий в управленческой деятельности.

Наряду с разработкой Табеля форм документов организации целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий резуль­таты проведенной унификации состава и форм документов органи­зации по функциям управления.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

юридическую силу документов, подготавливаемых в организа­ции;

оперативность реализации управленческих функций организа­ции;

сокращение затрат рабочего времени на составление, оформле­ние и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование.

2. Выбор формы Табеля.

3. Формирование структуры Табеля.

В Табель форм документов включаются:

формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Россий­ской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;

применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

формы документов, отражающие устойчивую практику докумен­тирования, применение которых основано на сложившейся тради­ции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведе­ния соответствующей унификации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответ­ствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля формы документов располага­ются в порядке их значимости: от общего к частному или от наибо­лее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирова­ние деятельности», подразделе «Информационное обеспечение дея­тельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного ха­рактера, письма и др.

Альбом форм документов организации

Альбом форм документов организации — это сборник эталон­ных унифицированных форм документов, применяемых для доку­ментирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифи­цированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одно­временно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности ор­ганизации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унифика­цию документов организации. Унификация форм документов за­ключается в:

определении информации, необходимой и достаточной для ре­шения конкретных задач управления;

установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неис­пользуемых показателей;

унификации текста документа.

Разработка унифицированных форм документов включает сле­дующие этапы:

формирование объекта унификации - исходного массива доку­ментов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);

анализ документов и обобщение результатов анализа;

разработка эталонных образцов унифицированных форм и фор­мирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повто­ряемости. Для разработки унифицированных форм документов ис­пользуются образцы документов, отложившиеся в архиве организа­ции, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов (см. раздел 6.2), при этом для каждой типовой си-гуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает на-нежность разрабатываемой унифицированной формы. ^

Состав реквизитов унифицированных форм документов и по­следовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Ведение Табеля и Альбома форм документов

Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется Службой документационного обеспе­чения организации, которая отвечает за поддержание Табеля в актуальном состоянии.

В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь ут­вержденные и введенные в действие формы документов, а также ; формы документов, включение которых основывается на практи­ческой целесообразности; в последнем случае структурное подраз­деление, предлагающее форму для включения в Табель, должно дать соответствующее обоснование. Сведения о формах докумен­тов включаются в Табель только с разрешения руководителя орга­низации.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обнов­ления Табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) наиболее целесообразной является электронная форма Табеля. В этом случае обновленные версии Табеля могут сообщаться работникам организации практически сразу после внесения в Табель изменений.

Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.