Вимоги до тексту документа
Текст є основним реквізитом будь-якого документа. Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:
а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);
б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);
в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);
г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);
д) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);
е) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);
ж) стандартизація тексту документа.
Текст документа може бути оформлено у вигляді:
– власне тексту;
– анкети (текст, що містить словесну або цифрову характеристику об’єкта за низкою ознак);
– таблиці.
Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися.
Текст поділяють на абзаци – частини тексту, які складаються не більше, як з двох-чотирьох речень.
Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення.
Якщо текст документа великий за обсягом або містить однотипну інформацію (висновки, рішення тощо), то його поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, нумеруючи їх арабськими цифрами.
Форми викладу в текстах документів:
– від першої особи однини, напр.: «Вважаю за потрібне повідомити, що...»;
– від першої особи множини, напр.: «Просимо надіслати...», «Наказуємо...», «Ухвалили...». У такій формі викладають текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах тощо;
– від третьої особи однини, напр.: «Комісія виявила...», «Управління вважає...», «Відділ здійснює такі функції...». Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо.
Стандартизація тексту документів– це відбір певних слів, типових мовних зворотів, установлення правил побудови речень і словосполучень.
Стандартизація тексту, на перший погляд, - проблема суто лінгвістична. Проте, за даними інженерної психології, стандартизований текст сприймається у 8-10 разів швидше, ніж нестандартизований; якщо врахувати також економію часу на підготовку стандартизованих документів, то стає зрозуміло, що стандартизація текстів документів – проблема також економічна. Варто підкреслити, що її розв’язання сприяє підвищенню загальної культури професійного мовлення.
Залежно від рівня стандартизації тексту документи поділяють на дві категорії:
а) документи з текстами високого рівня стандартизації;
б) документи з текстами низького рівня стандартизації.
Документи з текстами високого рівня стандартизації – це документи, які складають за затвердженою формою, використовуючи типові й трафаретні тексти.
Типові тексти – це тексти-зразки, на основі яких легко побудувати тексти аналогічного змісту. При цьому важливо якнайточніше зберегти основні формулювання тексту-зразка (наприклад, заяви, доручення, розписки тощо).
Трафаретні тексти – це тексти, які містять постійну інформацію документів певного виду. Постійну інформацію дослівно відтворюють (друкують) на бланку, а змінну вносять у спеціально зроблені пропуски (наприклад, довідка, акт, особова картка і т.д.).
Документи з текстами низького рівня стандартизації – це документи, у яких добір слів, словосполучень, побудова речень кожного разу залежать від конкретних ситуацій. За способом викладу документи цієї категорії поділяють на розповіді, описи, міркування.
У текстах-розповідях ідеться про події, явища, факти в хронологічній послідовності (автобіографія, протокол, пояснювальна записка).
У текстах-описах характеризують явища, предмети, людей, перераховуючи їхні ознаки, властивості, особливості (характеристика, резюме, звіт, наказ, рекомендаційний лист).
Текст-міркування розкриває внутрішні зв’язки певних явищ і доводить визначену тезу. Розрізняють дедуктивний спосіб міркування (від загального до часткового) й індуктивний (від часткового до загального) (доповідна записка, службовий лист, акт).
Усі три способи викладу в документі можуть поєднуватися.
Перевірте свої знання
1. Документ – це:
1) друкована стандартна форма ділового папера з реквізитами, що містять постійну інформацію;
2) основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність;
3) сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності.
2. Основними вимогами до документів є:
1) повноважність і достовірність;
2) повноважність, достовірність, несуперечливість щодо діючого законодавства, бездоганність щодо форми, відредагованість;
3 ) несуперечливість щодо законодавства і відредагованість.
3. Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, – це:
1) бланк;
2) формуляр-зразок;
3)штамп.
4. За призначенням виділяють такі види документів:
1) для службового користування;
2) щодо особового складу;
3) для загального користування;
4) організаційні;
5) довідково-інформаційні;
6) організаційно-розпорядчі;
7) розпорядчі;
8) обліково-фінансові;
9) довідкові;
10) господарсько-договірні.
5. Документи, що містять інформацію про особовий склад організації,закладу чи установи, називаються:
1) організаційними;
2) інформаційно-довідковими;
3) документами щодо особового складу.
6. До групи інформаційно-довідкових документів належать:
1) заяви про прийняття, на роботу, накази про особовий склад, автобіографії, характеристики, контракти, трудові угоди;
2) довідки, службові листи, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, оголошення, доповіді, звіти, плани робіт, телефонограми;
3) постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки,ухвали, правові акти вищих органів управління.
7. Документи, які закріплюють функції, обов'язки і права організації, закладу або установи протягом тривалого терміну, називаються;
1) розпорядчими;
2) організаційними;
3) особовими.
8. Документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність і оперативне керівництво в організаціях, закладах і установах, називаються:
1) особовими;
2) документами з кадрово-контрактових питань;
3) розпорядчими.
9. Для яких видів документів обов'язковим є реквізит:
1) «державний герб»;
2) «назва міністерства або відомства вищої організації»;
3) на яких видах документів не можна розміщувати реквізит «державний герб».
10. Штамп – це...
1) сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності;
2) група реквізитів та їх постійних частин, відтворена як єдиний блок;
3) аркущ паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.
Контрольний тест
1. Які документи характерні для литовсько-польської доби (ХІV-ХVII ст.)?
2. Які сучасні документаційні системи вам відомі? Назвіть найчисленнішу з них.
3. Що лежить в основі класифікації документів?
4. За якими ознаками класифікуються документи? Назвіть групи документів.
5. Що таке бланк?
6. Яких форматів можуть бути бланки документів?
7. Яке розміщення штампа передбачають державні стандарти? Поясніть.
8. На папері якого формату оформляються управлінські документи?
9. Укажіть, які завширшки повинні бути поля в документах.
10. Пригадайте, яких вимог треба дотримуватися під час оформлення сторінки документа.
11. Що таке рубрикація? Від чого залежить ступінь складності рубрикації?
12. Які ви знаєте системи нумерації рубрик? На чому ґрунтується кожна з них? Поясніть.