Внешняя среда и ее воздействие на организацию

Организация может добиться успеха, только взаимодей­ствуя с внешней средой.

В экономической литературе в качестве внешней среды приводятся обычно от 7 до 12 факторов. Есть и двадцати факторная модель внешней среды, которая представлена следующими факторами:

1. Поставщики материальных ресурсов.

2. Поставщики технологий, техники.

3. Поставщики персонала.

4. Поставщики финансов.

5. Профсоюзы.

6. Общеэкономические факторы.

7. Политические факторы.

8. Международные факторы.

9. Государственные органы управления.

10. Налоговая система.

11. Социальные факторы.

12. Факторы образования.

13. Национальные факторы.

14. Региональные факторы.

15. Конкуренты.

16. Конкурентная среда.

17. Научно-технический прогресс.

18. Культурные факторы.

19. Барьеры входа в рынок.

20. Покупатель.

Факторы внешней среды влияют на деятельность фир­мы, и организация должна быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям среды, что­бы выживать и достигать поставленных целей.

Различают среду прямого воздействия и среду косвен­ного воздействия.

Среда прямого воздействия — факторы, непосредствен­но влияющие на деятельность организации. Это поставщи­ки ресурсов, потребители, конкуренты, законы и государ­ственные учреждения. Среда косвенного воздействия представлена факторами, которые могут не оказывать непосредственного влияния на организацию, но сказываются на ее деятельности, и фирма их учитывает, планируя свое будущее. Это состояние эко­номики, научно-технический прогресс, социально-культур­ные и политические изменения, события в других странах и др.

Внешняя среда характеризуется сложностью, подвиж­ностью и неопределенностью.

Сложность внешней среды определяется числом фак­торов, на которые организация обязана реагировать, а так­же вариантностью фактора. Например, организация, исполь­зующая всего несколько исходных материалов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, находит­ся в менее сложных условиях, чем та, у которой техноло­гии требуют множества самых разнообразных ресурсов, получаемых от многочисленных поставщиков, а сама фир­ма имеет филиалы за границей.

Скорость происходящих в окружающей среде измене­ний определяет ее подвижность. С развитием рыночной экономики подвижность нарастает. Наиболее быстрые из­менения наблюдаются в электронике, фармацевтике, хи­мической промышленности, производстве компьютеров, в сфере коммуникаций. В этих отраслях за счет частых науч­ных открытий происходит обновление технологий, возни­кают новые фирмы, выпускающие новейшие виды това­ров, что обостряет конкурентную борьбу.

Учитывая сложность функционирования в условиях вы­сокоподвижной среды, организация должна опираться на разнообразную информацию, чтобы принимать эффектив­ные управленческие решения.

Если информации недостаточно или менеджер сомне­вается в ее достоверности или точности, то в этом случае среда становится более неопределенной, чем когда имеется высоконадежная информация в достаточном объеме. Таким образом, неопределенность внешней среды зависит от качества информации и ее достоверности. Приня­тие решений усложняется с ростом неопределенности.

Остановимся на некоторых факторах внешней среды.

Поставщики. Все виды ресурсов организация получает через поставщиков. Работа поставщиков, выполнение ими своих обязательств оказывает прямое воздействие на рит­мичность производственного процесса, объема выпуска, прибыль и, следовательно, улучшение позиций в конку­рентной борьбе.

В России агрессивным фактором являются «поставщи­ки материальных ресурсов». Распад СССР сопровождался ликвидацией поставщиков для целых отраслей промыш­ленности России. Сегодня' эти проблемы преодолены, но каждый менеджер должен осознавать необходимость веде­ния картотеки поставщиков материальных ресурсов. Нуж­но постоянно анализировать цены, условия поставки, воз­можности поставщиков и использовать згу информацию при принятии решений о поставщиках материальных ре­сурсов.

Важный фактор — «поставщики технологий, техники». Отсутствие финансовых ресурсов у российских предприя­тий, неблагоприятное положение в машиностроительном комплексе часто приводят к тому, что российские фирмы вынуждены закупать не самое передовое оборудование, что снижает конкурентоспособность фирм.

Фактор «поставщики персонала» может оказать суще­ственное влияние на состав кадров на фирме и уровень их подготовки. Необходимых работников можно набрать по объявлению, можно воспользоваться услугами службы за­нятости и специализированных компаний, возможен вари­ант привлечения на более выгодных условиях квалифици­рованных кадров. Реально можно использовать деньги службы занятости для подготовки и переподготовки кад­ров. Все это требует хорошего знания состояния рынка тру­да и прогнозов его развития.

Потребители — фактор наиболее подвижный. В усло­виях насыщенного рынка вкусы и запросы их стремительно меняются. Фирмы должны хорошо знать своих потре­бителей, анализировать причины, вызывающие те или иные изменения их поведения (изменения в доходах, семейном положении, численности и т.д.). Сегодня важно формиро­вать, создавать покупателя, управлять его вкусами и по­требностями. Факторы «образовательный», «культурный» — важнейшие в формировании стратегии фирм по отноше­нию к покупателю.

Часто продукция-новинка появляется на рынке и стал­кивается с неподготовленным покупателем. Барьеры входа серьезно тормозили продвижение таких товаров, как очис­тители воздуха, новейшие виды бытовой техники.

В фирме «IBM» наблюдалась следующая проблема. Долгое время фирма не имела по политическим мотивам возможности поставлять компьютеры в Россию. Сегодня эта проблема решена. Филиал фирмы «IBM: Европа-Азия» проводил и сегодня проводит в странах СНГ следующую работу:

• создание учебно-консультационных центров «IBM»; » использование широкого спектра презентаций;

• развернутая работа с вузами — поставщиками буду­щих пользователей, покупателей продукции «IBM»;

• агрессивная реклама.

Скажем еще о важнейшем факторе — «государствен­ные органы управления». Сегодня не знать законов и норм государственного регулирования, действующих и готовя­щихся законов, системы налогов, акцизов, пошлин и пр. — равносильно проигрышу, финансовым потерям, потере рынка.

В международном бизнесе среда наиболее сложна. Орга­низации приходится считаться с социокультурными, эко­номическими, политическими факторами, законодатель­ством, государственным регулированием. Анализ факто­ров международной среды — трудная задача. Вот пример, показывающий, как важно изучать и учитывать культур­ные различия потребителей разных стран. В свое время американская фирма «Кэмпбелл суп», пытаясь проникнуть на бразильский рынок, столкнулась с проблемами. Когда выяснилось, что реальный сбыт растворимых супов силь­но отличается от прогнозируемого, собрала дополнитель­ную информацию. Углубленное интервьюирование пока­зало, что бразильские хозяйки теряют ощущение хранитель­ниц домашнего очага, если все, что от них требуется при варке супа, — налить воды в кастрюлю.

Итак, организация — это открытая система, зависящая от взаимообмена ресурсов и результатов деятельности с внешним миром. Руководитель должен учитывать внеш­нее окружение и его изменения для того, чтобы адаптиро­вать внутреннюю среду к этим изменениям. Изменения каких-либо внешних факторов неизбежно будут требовать внесения изменений во внутренней среде.

Внешняя среда организации представлена на схеме 4.

Ключевые термины и понятия

Взаимозависимость факторов внешней среды — сила, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

Взаимосвязь внутренних переменных — влияние изменений од­ной из них на все другие.

Внутренние переменные — ситуационные факторы внутри орга­низации (цели, структура, задачи, технология, люди).

Задача — предписанная работа, которая должны быть выполнена установленным способом и в установленные сроки.

Мотив - осознанное побуждение, обусловливающее действие для удовлетворения какой-либо потребности человека.

Неопределенность внешней среды — функция имеющегося по конкретному фактору количества информации и уверенность в достоверности этой информации.

Подвижность внешней среды — скорость, с которой в среде про­исходят изменения.

Потребность личности — переживание человеком нужды в чем-либо, вызывающее необходимость действовать определенным

образом.

Сложность внешней среды — число и разнообразие факторов, на которые организация вынуждена реагировать.

Статус личности — положение личности в группе, обществе.

Структура — логическое соотношение уровней управления и фун­кциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Сфера контроля — число лиц, которые подчиняются непо­средственно данному руководителю.

Темперамент — природные свойства, определяющие динамику психической деятельности человека.

Технология — средства преобразования сырья в искомые продук­ты и услуги.

Характер — устойчивая индивидуальная совокупность особенно­стей личности, приводящая к типичному для данной личнос­ти поведению в определенных ситуациях.

Цель — конкретное конечное состояние или искомый результат, которого стремится добиться группа.

Схема 4

Внешняя среда организма

Контрольные вопросы и задания

1. Какие основные переменные в организации следует учиты­вать руководству?

2. Почему руководство обязано осознавать взаимосвязь внутрен­них переменных?

3. Каковы компоненты социотехнической системы?

4. Какова взаимосвязь между задачами и технологией?

5. Каковы отношения между следующими понятиями: цели, задачи и люди?

6. Что такое сфера контроля?

7. Какие профессиональные и личные качества работника опре­деляют поведение человека в организации?

8. Чем характер отличается от темперамента?

9. Следует ли менеджеру учитывать психологические особенно­сти работников? Дайте пояснения.

10. Каково различие между средой прямого воздействия и средой косвенного воздействия?

11. Определите характеристики внешней среды.

12. Почему руководству следует оценивать влияние изменений общего состояния экономики на деятельность организации? 13. Какие, по вашему мнению, внешние факторы будут благо­приятствовать привлечению иностранных фирм на российский рынок?

14. Внимательно рассмотрите картинки, на которых изображена реакция людей с различным темпераментом на смятую шля­пу. Сможете ли вы определить, у кого из них какой тип тем­перамента?

15. Попробуйте определить, людей с каким темпераментом целе­сообразно выбрать для занятия следующих вакантных долж­ностей в организации:

• торговый представитель;

• главный бухгалтер;

• главный конструктор;

• начальник отдела кадров;

• заведующий архивом;

• начальник цеха.

ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ

Определите свой темперамент.

Из четырех предложенных под каждым номером утвержде­ний выберите наиболее вам свойственное:

1.

а) неусидчивы;

б) веселы и жизнерадостны;

в) спокойны и хладнокровны;

г) стеснительны и застенчивы.

2.

а) невыдержанны и вспыльчивы;

б) энергичны и деловиты;

в) последовательны и обстоятельны;

г) теряетесь в новой обстановке.

3.

а) нетерпеливы;

б) не доводите начатое дело до конца;

в) осторожны и рассудительны;

г) затрудняетесь установить контакт с новыми людьми.

4.

а) резки и прямолинейны в отношениях с людьми;

б) склонны переоценивать себя;

в) умеете ждать;

г) не верите в свои силы.

5.

а) решительны и инициативны;

б) способны быстро схватывать новое;

в) молчаливы и не любите попусту болтать;

г) легко переносите одиночество.

6.

а) упрямы;

б) неустойчивы в интересах и склонностях;

в) обладаете спокойной, ровной речью, с остановками;

г) чувствуете подавленность и растерянность при неудачах.

7.

а) находчивы в споре;

б) легко переживаете неудачи и неприятности;

в) сдержанны и терпеливы;

г) склонны уходить в себя.

8.

а) склонны к риску;

б) легко приспосабливаетесь к разным обстоятельствам;

в) доводите начатое дело до конца;

г) быстро утомляетесь.

9.

а) работаете рывками;

б) с увлечением беретесь за любое новое дело; ,

в) не растрачиваете попусту сил;

г) обладаете слабой тихой речью, иногда снижающейся.

10.

а) незлопамятны и боязливы;

б) быстро остываете, если что-то перестает вас интересовать;

в) строго придерживаетесь выработанного распорядка дня, системы в работе;

Г) невольно приспосабливаетесь к характеру собеседника.

11.

а) обладаете быстрой, страстной, со сбивчивыми интонация­ми речью;

б) быстро включаетесь в новую работу и быстро переключае­тесь на другую;

в) легко сдерживаете порыв;

г) впечатлительны до слезливости.

12.

а) неуравновешенны и склонны к горячности;

б) тяготитесь однообразием будничной- кропотливой работы;

в) маловосприимчивы к одобрению или порицанию;

г) предъявляете высокие требования к себе и окружающим.

13.

а) бываете агрессивным забиякой;

б) общительны и отзывчивы, не чувствуете скованности;

в) незлобивы, проявляете снисходительное отношение к кол­костям в свой адрес;

г) склонны к подозрительности, мнительны.

14.

а) терпимы к недостаткам;

б) выносливы и работоспособны;

в) постоянны в своих интересах;

г) болезненно чувствительны и ранимы.

15.

а) обладаете выразительной мимикой;

б) обладаете громкой, быстрой отчетливой речью, сопровож­дающейся живыми жестами и выразительной мимикой;

в) медленно включаетесь в работу и переключаетесь с одного дела на другое;

г) чрезмерно обидчивы.

16.

а) способны быстро действовать и решать;

б) сохраняете самообладание в неожиданной и сложной об­становке;

в) ровны в отношениях со всеми;

г) скрытны и необщительны.

17.

а) неустанно стремитесь к новому;

б) обладаете всегда бодрым настроением;

в) любите аккуратность во всем;

г) малоактивны и робки.

18.

а) обладаете резкими порывистыми движениями;

б) быстро засыпаете и пробуждаетесь;

в) с трудом приспосабливаетесь к новой обстановке;

г) безропотны, покорны.

19.

а) несобранны, проявляете поспешность в решениях;

б) настойчивы в достижении поставленной цели;

в) инертны, малоподвижны, вялы;

г) стремитесь вызвать сочувствие и помощь других.

20.

а) склонны к резким сменам настроения;

б) склонны иногда скользить по поверхности, отвлекаться;

в) обладаете выдержкой;

г) чрезвычайно восприимчивы к одобрению и порицанию.

Подсчитайте, сколько раз вы набрали «а», сколько «б», сколь­ко «в» и «г». Умножьте каждую из 4,сумм на 5.

Например:

Вы набрали вариант «а» 6 раз * 5 = 30^;

вариант «б» 3 раза * 5 = 15;

вариант «в» 10 раз * 5 = 50;

вариант «г» 1 раз * 5 = 5.

Таким образом, вы получили процентное содержание отве­тов; в нашем примере — варианта «а» — 30 %, варианта «б» — 15 %, варианта «в» — 50 %, варианта «г» — 5 %.

Чтобы проверить себя, подсчитайте, в сумме должно полу­читься 100 %.

Четыре варианта ответов соответствуют четырем типам тем­перамента:

«а» — холерический тип темперамента;

«б» — тип сангвиника;

«в» — тип флегматика;

«г» — тип меланхолика.

Если процентное содержание какого-либо темперамента со­ставляет 40 % — этот тип доминирует (в примере флегматичес­кий — 50 %);

30—35 % — этот тип темперамента ярко выражен;

20—29 % — качество достаточно выражено и надо учитывать;

20 % — слабо выражено;

10 % — не в счет.