Учет топливно-смазочных материалов
Для технологических нужд производства, в целях выработки энергии и отопления зданий предприятия, для эксплуатации транспортных средств организации используют топливо и смазочные материалы. Бухгалтерский учет топливно-смазочных материалов ведется на счете 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо». При необходимости предприятия могут открывать дополнительные субсчета для обособленного учета разных видов топлива: нефтепродуктов (мазут, керосин, бензин, дизельное топливо), твердого топлива (уголь, дрова, торф) и других видов топлива (все виды газообразного топлива):
10-31 «Нефтепродукты»;
10-32 «Твердое топливо»;
10-33 «Другие виды топлива».
Кроме того, выделяют отдельно нефтепродукты по месту хранения, для чего открывают соответствующие субсчета второго порядка: нефтепродукты на складе (субсчет 10-311), нефтепродукты в баках транспортных средств (субсчет 10-312), нефтепродукты на магнитных носителях (субсчет 10-313) и др.
В обеспечении учета горюче-смазочных материалов (ГСМ) важным моментом является первичное их документирование и правильная оценка. Чаще всего предприятия приобретают топливо на собственные нужды у поставщиков (оприходование производится на основании товарно-транспортных накладных), а также на автозаправочных станциях (АЗС) по специальным жетонам. В последнем случае организация заключает с АЗС договор, производит предварительную оплату, после чего АЗС отпускает топливо в счет ранее перечисленного аванса.
Оплата топлива АЗС соответствует корреспонденции счетов:
Д-т 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
К-т 51«Расчетный счет»-на сумму перечисленных АЗС авансов.
По окончании месяца автозаправочная станция обязана представить покупателю справку - акт о реализации, в которой указываются вид, количество и стоимость отпущенного топлива, а также остаток денежных средств на конец месяца.
Приобретение топлива в бухгалтерском учете отражается записями:
Д-т 10«Материалы»
К-т 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»-на стоимость приобретаемого топлива;
Д-т 18«НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам»
К-т 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»-НДС по приобретаемым ГСМ.
Если для приобретения топлива предприятие выдает наличные денежные средства своим работникам, то оприходование ГСМ осуществляется бухгалтерией на основании авансовых отчетов с приложенными к ним оправдательными документами:
Д-т 10«Материалы»(субсчет 10-312«Нефтепродукты в баках транспортных средств»)
К-т 71«Расчеты с подотчетными лицами»-на стоимость заправки автомобиля (без НДС);
Д-т 18«НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам»
К-т 71«Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму НДС, выделенную в документах АЗС.
Бухгалтерский учет топлива в баках автотранспортных средств ведется по организации в целом или с подразделением по автоколоннам, бригадам. Для этой цели на каждый объект учета открываются одна карточка на каждую марку бензина и одна карточка на каждую марку дизельного топлива, в которые записываются данные о движении топлива и его стоимости. Отпуск ГСМ в баки транспортных средств производится только через топливо- или маслораздаточные агрегаты. Количество отпускаемого топлива измеряется в единицах объема (л), смазок - в единицах массы (кг).
Заправка топлива в баки транспортных средств отражается проводкой:
Д-т 10«Материалы»(субсчет 10-312«Нефтепродукты в баках транспортных средств»)
К-т 10«Материалы»(субсчет 10-311«Нефтепродукты на складе») - на стоимость заправленного топлива.
Списание топлива осуществляется на основании путевых листов, заполняемых сотрудниками, с учетом фактического пробега транспортного средства и линейных норм расхода топлива. В отдельных случаях линейные нормы могут увеличиваться (при работе в городских условиях, при работе в зимнее время года, при перевозке грузов и др.). При утверждении линейных норм на предприятии следует руководствоваться Инструкцией о порядке применения линейных норм расхода топлива на автомобили, автотракторную технику, машины, механизмы и оборудование, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 16.06.2005 № 28, а также Методическими рекомендациями о порядке разработки и утверждения норм расхода топлива для механических транспортных средств, судов, машин, механизмов и оборудования, утвержденными постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 21.02.2006 №8.
Списание топлива производится в пределах нормативов, которые рассчитываются бухгалтерией, по направлению использования ГСМ:
Д-т 20«Основное производство»
К-т 10«Материалы» (субсчет 10-312«Нефтепродукты в баках транспортных средств») - стоимость топлива, израсходованного для нужд основного производства в пределах норм;
Д-т 26«Общехозяйственные расходы»
К-т 10«Материалы»(субсчет 10-312«Нефтепродукты в баках транспортных средств») - стоимость топлива, израсходованного на общехозяйственные нужды в пределах норм и т.д.
При сверхнормативном расходе горюче-смазочных материалов перерасход на себестоимость продукции не относится, а списывается на внереализационные расходы как сумма потерь активов. В случаях, когда перерасход ГСМ допущен по вине работника предприятия либо установлен факт хищения, стоимость ГСМ, использованных сверх установленных норм, возмещается виновным лицом:
Д-т 73«Расчеты с персоналом по прочим операциям»
К-т 10«Материалы»(субсчет 10-312«Нефтепродукты в баках транспортных средств») - на сумму перерасхода, если виновное лицо установлено;
Д-т 92«Внереализационные доходы и расходы»
К-т 10«Материалы»(субсчет 10-312«Нефтепродукты в баках транспортных средств») - на сумму перерасхода, которая погашается за счет собственных средств предприятия.
Остатки топлива в баках подлежат замерам и сопоставляются с данными об остатках топлива в бухгалтерском учете. Данные о наличии топлива в баках ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков. Недостача ГСМ, обнаруженная при инвентаризации, отражается в бухгалтерском учете аналогично тому, как отражаются недостачи при проведении инвентаризации других товарно-материальных ценностей.