Формы и методы оптимизации хозяйственной деятельности

Под управлением обычно понимают воздействие на систему с целью изменить ее состояние, либо помешать изменению ее состояния под воздействием внешней среды. Ясно, что эффективность управления определяется двумя факторами, а именно:

– временем принятия и реализации в виде соответствующего воздействия управленческого решения;

– качеством решения, т.е. близостью его к оптимальному.

При этом под оптимизацией понимается организация управления, обеспечивающая выявление и максимально возможное приближение к наилучшему состоянию (поведению) определенного хозяйственного звена.

Иными словами, оптимизация хозяйственной системы должна включать в себя как необходимый составной элемент выявления и формализации ее целей. В условиях современного принципиального многоцелевого характера производства неизбежно возникает проблема интеграции целей посредством максимально универсальной (как правило - стоимостной) шкалы, в единый показатель, называемый критерием эффективности (оптимальность, целесообразности). Ясно, что ни полная формализация, ни исчерпывающее отображение в критерии эффективности даже формальных целей невозможны.

Рассмотрим формы и методы оптимизации управления на примере одного цикла среды хозяйствования на специальной схеме (рис. 5). Как уже указывалось, всякое предприятие или подразделение ориентированы в своей деятельности на достижение целей, как задаваемых извне, собственником, так и формируемых в рамках предприятия его высшим менеджментом. Эти цели находят свое выражение в виде тех или иных плановых показателей, конкретные значения которых устанавливаются в зависимости от текущего и прогнозируемого состояния хозяйственной среды (блок 1). Заданные показатели (блок 2), а также соответствующие характеристики внешней среды, оказывающие влияние на результаты и формы осуществления производственного процесса (блок 1), являются основой для разработки проекта собственного плана предприятия (блок 3). Разработанный проект превращается в план, т.е. приобретает директивную силу, после утверждения его соответствующим руководителем, который может вносить и часто вносит в него изменения и дополнения по своему усмотрению (блок 4).

Утвержденный и откорректированный руководителем план служит непосредственным основанием для конкретной производственно-хозяйственной деятельности (блок 5). Стохастичность производственно-хозяйственного процесса требует постоянного учета его протекания (блок 6). Неизбежно возникающие в течение времени изменения внешней среды (блок 8) и, связанные с ними, изменения целей системы (блок 16) требуют оценки состояния хода производственно-хозяйственного процесса (блок 7) и соответствующих его корректировок. Если отклонения результатов от плана и изменения среды неизменны (блок 9), то такая корректировка обеспечивается в рамках оперативного регулирования производства (блок 10).

Если отклонения результатов от плана заметны, имеются некоторые изменения среды и целей системы (блок 11), то корректировка хода производственно-хозяйственного процесса осуществляется внесением соответствующих изменений в действующий план (блок 12) в форме дополнительных заданий, доводимых до подразделения руководителем.

В случае, когда расхождения плана и результатов, а также изменения среды – значительны (блок 13), приходится полностью перерабатывать план (блок 14).

Эти два варианта корректировок хода производственно-хозяйственной деятельности осуществляется уже на среднем (тактическом) уровне управления хозяйственной системой.

И, наконец, если к существенным изменениям среды хозяйствования добавляется заметное изменение целевых установок (блок 15), то пересматривается и система целей предприятия (блоки 16 и 17). Это относится к компетенции уже высшего (стратегического) уровня управления организацией.

Из рассмотренной модели (рис. 5) видно, что решения, влияющие на эффективность хозяйствования, принимаются на этапах:

- разработки и переработки плана (блок 3 и 14);

- реализации (внедрения) плана (блок 4);

- оценки результатов деятельности (блок 7);

- текущей корректировки плана (блок 12);

- оперативного регулирования (блок 10).

Известно, что оптимизация хозяйственной деятельности может осуществляться:

- прямо, посредством выработки, принятия и реализации в виде соответствующего управляющего воздействия на объект оптимального решения (оптимизация решений);

- косвенно, согласованием целей хозяйственных систем разного уровня между собой, а также с личными целями и интересами работников (оптимизация отношений).

Из приведенного выше перечня решений, составляющих основу механизма управления предприятия и определяющих степень близости к оптимальной его хозяйственной деятельности только разработка и переработка плана (блоки 3 и 14) могут быть оптимизированы прямо, т.е. через оптимизацию решений. Оптимизация же элементов адаптационного процесса может осуществлять лишь косвенно, посредством оптимизации отношений. Ясно, что в последнем случае эффективность хозяйствования предприятия практически полностью будет зависеть от организации системы управления.

Оптимизация решений неизбежно требует формализации, т.е. построения информационной модели ситуации. Это связано с особым свойством модели сообщать необходимую строгость (однозначность) и часто количественную определенность описанию системы или ситуации, без чего сравнение вариантов и доказательный выбор оптимального просто невозможны. Это, в свою очередь, предполагает высокий уровень определенности соответствующей системы или ситуации. Функционированию любой реальной хозяйственной системы свойственен некоторый, часто значительный элемент неопределенности, объективной и субъективной. Объективная неопределенность связана с тем, что все решения принимаются относительно будущего системы. Ясно, что соответствующие состояния среды и последствия решения могут быть предсказаны лишь с некоторой вероятностью. При этом, чем длительнее период, на который принимается решение и отдаленнее проявления последствий, тем выше объективная неопределенность ситуации. Субъективная неопределенность связана с не владением лицом, принимающим решение объективно имеющейся информацией.

Преодоление объективной неопределенности, осуществляемое самим актом принятия решения, опирается на личный опыт и прогностические способности членов решающей группы, т.е. всех лиц, участвующих в принятии решения. Субъективная неопределенность может преодолеваться двояко.

Во-первых, посредством организации поиска, сбора и представления необходимой информации. На это нужны время и средства.

Во-вторых, как и в случае с объективной неопределенностью, за счет коллективного опыта решающей группы.

Нетрудно показать, что наши возможности сбора дополнительной информации о ситуации весьма ограничены. Действительно, чем больше времени тратится на сбор и отработку дополнительной информации, тем полнее наше представление об особенностях состояния хозяйственной системы на момент, в который возникла потребность в решении. Вместе с тем в силу естественного хода хозяйственного процесса в системе накапливается все больше изменений, и все больше становится отличие фактического ее состояния от того, которое было на момент возникновения потребности в решении. Из этого ясно, что можно говорить о существовании уровня максимальной (но не полной!) информированности руководителя о хозяйственной ситуации. Именно в момент достижения этого уровня и следует принимать решение. В этом смысле можно говорить и об оптимальном временном лаге (DТ_опт), т.е. оптимальном запаздывании момента управляющего воздействия относительно момента возникновения потребности в нем. Ясно, что чем выше интенсивность протекания хозяйственных процессов в системе и ее среде, тем быстрее изменяется ситуация и, следовательно, меньше оптимальный временной лаг. А чем меньше мы можем собрать дополнительной информации о состоянии системы, тем больше уровень неопределенности, при котором приходится принимать решения. Нами было показано, что в современном динамичном производстве максимальная вероятность адекватности используемой при принятии решений информации реальному состоянию системы (Р) обычно колеблется в зависимость от предварительной (априорной) осведомленности от Р=0,25 до Р=0,5. При этом оказывается, что уже при априорной осведомленности руководителя, соответствующей Р=0,5 тратить время и средства на сбор дополнительной информации не имеет смысла. Решение нужно принимать на основе одной априорной информации. По мере возрастания интенсивности хода хозяйственных процессов возрастает и становится определяющей роль априорной информации при принятии решений в управлении. Естественным образом адекватно возрастает и значение в управлении носителей этой априорной информации – руководителей и специалистов, участвующих в принятии управленческого решения.

Из рассмотренного цикла управления предприятия (рис. 5) вытекает, что сущность последнего состоит в изменениях, производимых предприятием в ответ на изменение среды хозяйствования. Всякие же целенаправленные изменения называются инновациями (нововведениями). Таким образом, инновации составляют сущностную основу адаптационного механизма предприятия.