Результаты обследования компании консультантами

Кейс - 1

ВЫДЕЛЕНИЕ ПРОЦЕССОВ ТОРГОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ

ОРГАНИЗАЦИИ

Исходные данные по компании

Некая торгово-производственная компания пригласила консультантов для того, чтобы «описать и оптимизировать бизнес-процессы компании» — формулировка одного из акционеров компании. Акционеры компании имеют несколько таких компаний, разделенных по видам бизнеса и регионам. Консультанты были приглашены в одну из них.

Численность компании. Общая численность сотрудников компании составляет око­ло 550 человек.

Руководство компанией. Компанией управляет наемный генеральный директор и ч­тыре исполнительных директора по направлениям. Эти пять человек, и представитель акционеров составляют высший орган руководства компании — Совет директоров. Собрания Совета директоров проводятся не реже одного раза в месяц, но регулярность собраний не установлена. Над Советом директоров существует орган управления под названием Совет акционеров. Совет акционеров собирается еженедельно. На Совете акционеров генеральные директора компаний отчитываются перед акционерами об итогах работы за прошедшую неделю.

Характер деятельности компании. Компания ведет торгово-закупочную и производственную деятельность на рынке товаров FMCG (группа товаров повседневного спроса). Примерно половину дохода компания получает от производственной деятельности. Произведенные товары компания продает оптом в торговые сети. Своих розничных магазинов компания не имеет. Вторая половина дохода поступает от торгово-закупочной деятельно­сти в том же сегменте рынка. Компания закупает и продает как товары сектора FMCG, так и сырье, и полуфабрикаты для их производства.

Компания существует на рынке более семи лет. Имеет устойчивый спрос на свою продукцию и услуги.

Предварительная информация о компании.

После первой встречи консультантов и руководства компании выяснилось следующее:

1. Представитель акционеров проводит в компании около 70% своего времени. Имеет на территории головного офиса компании свой кабинет. Является одним из основателей данного бизнеса и практически постоянно вмешивается в оперативное управление компанией «через голову» генерального директора. Часть руководителей подразделений за решением вопросов обращаются непосредственно к представителю акционеров.

2. В компании высокая текучесть кадров. Точная цифра неизвестна, но по оценке начальника отдела кадров, за год меняется до 10—12% персонала. За последние два года в компании поменялось три генеральных директора и пять исполнительных директоров.

3. Организационная структура компании была составлена два года назад, после этого не пересматривалась и давно устарела.

4. Положения о подразделениях и должностные инструкции составляли сотрудники отдела кадров на основе типовых поло­жений и инструкций. Эти документы носят формальный характер, хранятся в отделе кадров и в практической работе не используются.

5. В компании есть система бюджетирования, но, по оценке финансового директора, она находится в стадии доработки и освоения методик бюджетирования руководителями.

6. Инструкциями о порядке выполнения работ и операций обеспечены все сотрудники, правда, некоторые инструкции немного устарели, но их пересматривают и перерабатывают сотрудники отдела развития, так как все остальные менеджеры «должны работать и приносить прибыль организации».

7. Собственный отдел безопасности в компании отсутствует, так как заключен договор с охранным агентством, которое выполняет все необходимые функции.

Результаты обследования компании консультантами

По результатам обследования компании консультантами были выявлены следующие основные функции, выполняемые подразделениями:

№	Подразде- ление	Числ.	Кому подчи- няется	Основные функции
	Аппарат генерального директора
1.1	Отдел развития		Начальник отдела развития	1. Анализ информации о ходе работ и подготовка данных для совета директоров 2. Анализ и подготовка заключений по про­ектам и бизнес-планам 3. Документирование и контроль выполнения планов, мероприятий и решений совета директоров 4. Подготовка предложений о реорганизациях и поддержание структуры компании в актуальном виде 5. Выпуск корпоративной интранет-газеты
1.2	Юридичес-кий отдел		Главный юристкон-сульт	1. Юридическая поддержка деятельности компании 2. Участие в претензионной и рекламацион­ной работах с потребителями и поставщиками 3. Участие в работах по оптимизации налоговых и таможенных платежей 4. Представление интересов компании в судебных и других государственных органах
1.3	Секретариат		Администра-тивный директор	1. Секретари на рецепшен 2. Ведение внешней деловой переписки 3. Курьерская служба 4. Организационные вопросы деятельности директората
	Коммерческий директор
2.1	Отдел маркетинга		Начальник отдела маркетинга	1. Исследование и анализ рынков сбыта продукции 2. Поиск клиентов на производимую и продаваемую продукцию 3. Проведение рекламных кампаний и выставок 4. Разработка и представление на совет директоров планов и мероприятий по новым видам продукции и материалам 5. Планирование продаж
2.2	Отдел закупок		Начальник отдела закупок	1. Закупки сырья и материалов для производства 2. Закупки сырья, материалов и продукции для перепродажи 3. Закупки вспомогательных материалов для обеспечения деятельности компании
2.3	Отдел логистики		Коммерчес-кий директор	1. Организация перевозок закупленных товаров и готовой продукции внешними перевозчиками
2.4	Таможенный отдел		Коммерчес-кий директор	1. Таможенное оформление поступающих и отправляемых грузов
2.5	Отдел продаж		Начальник отдела продаж	1. Продажи производимой продукции 2. Продажи закупленных материалов и про­дукции 3. Поиск клиентов и заключение договоров
2.6	Складская служба		Начальник складской службы	1. Приемка, хранение и отпуск сырья и материалов (2 склада) 2. Приемка, хранение и отгрузка готовой продукции и закупленной продукции (1 склад)
	Производственный директор
3.1	Производ-ство		Начальники цехов	1. Планирование производства по заказам отделов продаж и маркетинга 2. Производство продукции (3 цеха)
3.2	Служба главного инженера		Главный инженер	1 . Обеспечение работоспособности производственного оборудования 2. Обеспечение производства энергоресурсами 3. Обеспечение реконструкции, ремонтных и строительных работ для компании 4. Метрологическое обеспечение производства
3.3	Отдел главного технолога		Главный технолог	1. Разработка, внедрение и контроль за исполнением технологии производства продукции, а также хранения и транспортировки материалов 2. Участие в разработке новых продуктов. 3. Выпуск документации на продукцию
3.4	Служба качества		Начальник ОТК	1 . Контроль качества продукции 2. Входной контроль сырья и материалов 3. Сертификация продукции
	Финансовый директор
4.1	Бухгалтерия		Главный бухгалтер	1 Ведение бухгалтерского учета 2. Учет движения материальных средств 3. Проведение инвентаризации 4. Составление отчетности для налоговых органов 5. Инкассация наличного оборота (з/плата, командировки и т.д.)
4.2	Финансовый отдел		Начальник финансового отдела	1. Финансовый анализ деятельности компании 2. Составление проекта бюджета и контроль исполнения бюджета 3. Финансовая оценка проектов и бизнес-планов 4. Контроль финансово-хозяйственной деятельности подразделений
4.3	Отдел IT-обеспечения		Начальник отдела IT-обеспечения	1. Обеспечение функционирования средств связи 2. Обеспечение поддержки функционирования учетных программ 3. Проведение доработок в программном и аппаратном обеспечении по заявкам служб и подразделений
	Административный директор
5.1	Транспорт-ный отдел		Начальник транспортно-го отдела	1. Обеспечение локальных перевозок готовой продукции и материалов клиентам 2. Обеспечение деятельности компании автотранспортом
5.2	Администра-тивно-хозяй-ственный отдел		Начальник администра-тивно-хозяиствен-ного отдела	1. Обеспечение функционирования офисного помещения в головном офисе
5.3	Отдел кадров		Начальник отдела кадров	1. Обеспечение подбора и подготовки персонала 2. Кадровый учет

Консультантами была составлена организационная структура компании, изображенная на рисунке 7.

При построении оргструктуры компании и далее при выделении процессов компании консультантами не принимались во внимание схема владения юридическими лицами, входящими в состав компании и схемы взаиморасчетов между этими юридическими лицами. В оргструктуре и схеме процессов подразделения и должностные лица названы по их фактическому функциональному назначению. То есть так, как будто бы компания состоит из одного юридического лица.

По результатам обследования установлено следующее:

• секретариат в основном обеспечивает функционирование верхнего уровня управления, поэтому в таблице отнесен к аппарату генерального директора, хотя подчиняется напря­мую административному директору;
• отдел логистики и таможенный отдел из-за малой численности подчиняются напрямую коммерческому директору;
• производственному директору подчиняются начальники трех цехов, производящих три основные группы продукции.

Рис. 2. Организационная структура, составленная консультантами по результатам обследования компании

Кейс - 2