Начальный этап эксплуатации склада

В самом начале нужно обеспечить загрузку склада товарами, нанять необходимый персонал, разра­ботать процедуры разгрузки, хранения и погрузки, ведения документации и управления запасами, а также наладить систему доставки грузов со склада потребителям.

Загрузка склада товарами. Лучше всего, если перед началом операций удается полностью загрузить склад запасами продукции. Размер запасов и количество выделенных единиц хранения продуктов, а такисе их размещение на складе следует определить еще на этапе проектирования. При загрузке склада главное — график поставок, обеспечивающий упорядоченность поступления грузов. Время, необходи­мое для первоначальной загрузки склада, зависит от номенклатуры и объема складируемой продукции. Зачастую на первоначальную загрузку склада уходит более 30 дней.

В зоне хранения полностью загруженные поддоны с каждым видом продукции размещаются в определенном месте. При этом зона, отведенная для каждого вида продукции, может быть фиксиро­ванной или непостоянной. В последнем случае говорят о динамическом зонировании. Оно позволяет из­менять размещение грузов с прибытием каждой новой поставки, что дает возможность с предельной эффективностью использовать складскую площадь. При фиксированном зонировании за каждым видом продукции в зоне комплектования заказа закрепляется постоянное место. И оно остается неизменным до тех пор, пока складской оборот этого товара держится на том же уровне. Если оборот растет или сокращается, зона размещения продукта может быть изменена. Фиксированное зонирование имеет то преимущество, что не нужно думать о том, где разместить очередную поставку. Однако с компьютери­зацией складов и внедрением автоматической системы идентификации грузовых мест последнее пере­стало быть проблемой. Впрочем, при любом методе размещения каждый вид поступающей на склад продукции должен быть где-то размещен.

Профессиональная подготовка персонала. Наем и обучение персонала порой составляет серьезную проблему. При любых теоретических достоинствах любого метода управления складским хозяйством на деле все зависит от квалификации персонала. Обучение людей — это ключ к успеху.

При правильном подходе обучение персонала — дело нетрудное. До того как начнется первона­чальная загрузка склада, весь персонал должен быть уже нанят и проинструктирован о своих рабочих обязанностях и о роли в системе. При этом помимо инструктажа полезно организовать посещение работниками действующего склада с таким же технологическим оборудованием.

После общего ознакомления персонала с обязанностями и функциями следует провести практи­ческое обучение навыкам работы. Штат складских работников может быть разделен на следующие ка­тегории: администраторы, мастера участков, подборщики отправок, операторы оборудования, груз­чики и обслуживающий персонал (ремонтники, пожарники, уборщики, охранники и пр.).

Желательно до начала эксплуатации склада проверить готовность каждой категории работников к исполнению своих обязанностей в условиях, максимально близких к реальным. В процессе загрузки склада люди смогут закрепить полученные в ходе обучения навыки. Обычно производители грузоперерабатывающего оборудования присылают инструкторов для обучения операторов и для контроля их работы на первых этапах загрузки склада. После завершения первоначальной загрузки склада полезно потренироваться в комплектовании пробных заказов: формировании партий отправки, загрузке их в грузовики, а также в получении новых поступлений: их разгрузке и складировании.

Разработка рабочих процедур. Рабочие процедуры разрабатывают параллельно с обучением персо­нала. Обычно проект системы грузопереработки содержит описание основных рабочих процедур. Задача руководства — обеспечить, чтобы все сотрудники ознакомились с ними и соблюдали их.

На механизированных складах примерно 65% работников заняты комплектацией или подбором за­казов. При этом используют один из двух основных методов: индивидуальную или зональную подборку. Первый метод, когда один подборщик полностью комплектует весь заказ, не очень широко распрост­ранен. Его используют главным образом тогда, когда по большому числу мелких заказов нужно подо­брать товары для переупаковки или для консолидированной отправки тем же самым грузовиком. Вто­рой метод предполагает, что за каждым подборщиком закреплена определенная часть склада, где он и отбирает грузы под определенный заказ, а комплектованием заказа в целом заняты одновременно несколько работников. Поскольку при таком порядке каждый человек, по идее, должен назубок знать, где что лежит, ему не приходится тратить время на поиск нужной продукции. Разумные рабочие про­цедуры важны для поддержания качества обслуживания и совершенствования технологии.

Необходимы также четкие процедуры приемки и отгрузки товаров. Полученные товары должны быть зафиксированы в учетных документах. При использовании поддонов товары следует укладывать штабелями для повышения погрузочной устойчивости. Те, кто занят отгрузкой заказов, должны уметь правильно это делать. В некоторых случаях, особенно когда товар меняет собственника, в ходе погрузочно-разгрузочных работ следует осуществлять еще и проверку сохранности продукции.

Выработка рабочих процедур нужна не только для погрузочно-разгрузочных операций. Необходим также четкий порядок учета грузопотоков и ведения документации по управлению запасами. Большин­ство фирм использует то или иное оборудование для автоматической обработки данных. В отсутствие установленных процедур закупка товаров и размещение заказов на пополнение складских запасов мо­гут превратиться в серьезную проблему. Обычно, когда склад работает с неполной загрузкой мощно­стей, не возникает тесного сотрудничества между покупателями и складскими работниками. Покупа­тели стремятся делать закупки в таких объемах, чтобы получить наибольшую скидку с цены, и при этом их не заботит использование складского пространства. В подобных условиях всегда существует опасность затоваривания склада. Этой ситуации можно избежать, если разработаны и применяются разумные рабочие процедуры.

От покупателя следует потребовать связаться с руководителем склада до приобретения необычно большой партии товара. Некоторые компании в этом вопросе настолько бдительны, что покупателям приходится резервировать площадь под всю заказываемую ими продукцию. Равно серьезной пробле­мой является количество заказываемых упаковок. От покупателя следует потребовать, чтобы он зака­зывал величины, кратные полностью груженному поддону. Если, к примеру, на поддоне помещается 50 упаковок, заказ должен быть кратен 50. Если же заказаны 110 упаковок, то по доставке на склад они займут три поддона — два по 50 и на третьем 10 упаковок. Эти 10 будут занимать столько же места, сколько и 50, и на их перемещение придется тратить ровно столько же времени и усилий. Это лишь малая часть проблем, создаваемых непродуманными рабочими процедурами.

Системы безопасности. Вообще говоря, на складе товарам угрожают мелкое воровство и порча. И то и другое заслуживает внимания менеджеров.

Защита от воровства. В складском хозяйстве защита от воровства это не пустяк. Приходится опа­саться краж, а иногда и разграблении во время массовых беспорядков. Каждый склад должен строго соблюдать естественные меры предосторожности. Охрана начинается с ограды. Обычное правило — не допускать посторонних на склад и прилегающую территорию, причем для входа и выхода тех, кто имеет допуск, должны быть отведены единственные охраняемые ворота. Никакому частному автомо­билю — будь то машина управляющего складом или клиента — не разрешается проезжать на прилега­ющую к складу территорию.

Показать, насколько важно соблюдать такой порядок, поможет следующая история из реальной жизни. В одной компании существовало правило, запрещавшее въезд частных автомобилей на террито­рию склада. Исключение было сделано только для двух сотрудников-инвалидов. Как-то вечером после работы один из этих инвалидов случайно заметил какой-то сверток, прикрепленный под крылом его автомобиля. Он начал осматривать машину и обнаружил, что она вся набита товаром. Он сообщил об этом охранникам, а те посоветовали ему ни к чему не прикасаться и парковаться, как обычно, во дворе склада. Уже через несколько дней дело было раскрыто, воришки, которыми оказались работни­ки склада, арестованы и осуждены. Они признались, что стащили у компании товаров более чем на 100 тыс. дол. Компании было бы дешевле организовать доставку этих двух инвалидов на рабочие места с обычной парковки за пределами складской территории.

Недостача товаров — обычное дело для склада. Во многих случаях недостача возникает в результате простых ошибок при подборке и отправке заказов, но служба безопасности обязана всегда помнить о возможности воровства. Большинство краж совершается во время обычного рабочего дня.

Компьютеризованная система учета запасов и обработки заказов помогает защищаться от воров­ства. Ни одна упаковка не может быть отпущена со склада без компьютерной распечатки сопроводи­тельного документа. Если продавцам для демонстрации товаров разрешено пользоваться образцами, они должны храниться отдельно от остальных запасов. Воровство не всегда дело рук одиночек. Извест­но множество примеров сговора между работниками склада и водителями грузовиков, в результате которого в партию отправки закладывались либо избыточные товары, либо более дорогие товары, чем были заказаны и оплачены. Ротация работников, сплошной контроль за отправками и периодическая инвентаризация позволяют некоторым образом уберечься от этой опасности.

Наконец, следует упомянуть об участившихся в последнее десятилетие случаях угона грузовиков в пути или со стоянок. Первое есть предмет заботы правоохранительных органов, а второе заставляет еще раз напомнить о необходимости строго соблюдать правила безопасности.

Порча товаров. Существует ряд факторов, способных привести товары в негодность, сделать их непригодными для торговли или использования. Чаще всего причиной порчи и повреждения товаров является небрежность при транспортировке или хранении. Другая распространенная причина порчи — хранение в одном помещении несовместимых продуктов.

Главной заботой менеджеров являются, естественно, нарушения правил работы и хранения. На­пример, когда поддоны с продукцией складируются в высокие штабели, быстрые и сильные перепа­ды влажности и температуры могут привести к развалу штабеля. Для обеспечения сохранности продук­тов на складе должен быть налажен тщательный контроль за температурным режимом и другими значимыми параметрами внутренней среды.

Помимо этого приходится постоянно бороться с неаккуратностью и беспечностью рабочих. В пло­хих руках вилочный погрузчик может стать злейшим врагом менеджеров. Сколько ни объясняй опера­торам погрузчиков, что нельзя брать слишком большой груз, они при всяком удобном случае пытают­ся сэкономить время и силы. Как-то на складе продуктов питания при разгрузке транспорта развалился штабель из четырех поддонов, взятых одновременно на вилочный погрузчик (тогда как инструкция требует, чтобы оператор брал не более двух поддонов). Потери продукции оказались больше, чем среднедневная прибыль двух супермаркетов. Потери из-за небрежности складских работников не под­лежат страхованию и целиком ложатся на издержки склада.

Документооборот и управление запасами. Большинство фирм, имеющих дело с множеством продук­тов, которые в качестве запасов обладают разными характеристиками оборачиваемости, считает вы­годным использовать компьютеры для автоматизации документооборота и управления запасами. Каж­дая поступающая на склад упаковка товара оформляется приходным ордером. Ведется перечень всех поступлений с указанием мест хранения. Скажем, при использовании зонального метода подборки заказа рабочие получают перечни заказов, сгруппированные по зонам, где обозначены складские участки, ячейки в стеллажах и пр. В любой момент можно получить распечатку данных о наличном запасе по любому виду продукции. Время от времени нужно проводить переучет наличных запасов, чтобы выяснить, насколько точно ведется регистрация поступлений и отправок. Это позволяет перио­дически обновлять данные компьютерного учета.

Управление графиком местной доставки. Для транспортировки заказов из распределительных скла­дов чаще всего используют грузовики. Если склад производит доставку собственным автотранспортом, задача заключается в выработке таких маршрута и графика движения, которые обеспечивали бы мак­симальную загрузку транспортных средств при минимальных издержках распределения, выра­женных, скажем, в расчете на милю пробега автотранспорта.

Техника безопасности и техническое обслуживание. Очень важной задачей в складском хозяйстве является предотвращение несчастных случаев. Необходимо постоянно следить за соблюдением рабочих процедур и правил пользования оборудованием, чтобы не допускать возникновения опасных ситуаций. Несчастные случаи происходят в результате небрежности работников и/или неисправности оборудова­ния. Причиной несчастных случаев могут стать также замусоренные и скользкие полы. В ходе обычной работы вдоль проходов скапливаются кучи бумажного и пластикового мусора, а время от времени образуются лужи от протечек из поврежденной тары. Для предотвращения несчастных случаев нужно соблюдать инструкции по уборке помещения склада. Существуют, наконец, государственные требова­ния к технике безопасности, которые менеджеры не вправе игнорировать.

Для поддержания работоспособности оборудования грузопереработки нужна отлаженная система профилактического обслуживания и ремонта. На каждом складе должен быть график проведения про­филактических работ, за соблюдением которого следует строго следить.

Резюме

Мы рассмотрели принципы, роль и функции складирования и управления грузопотоками. В начале главы мы познакомились со стратегией складского хранения запасов, показали роль складов в производстве, распределении и торговле. Если изначально роль складов сводилась только к хранению запасов для защиты от неопределенности спроса, современные склады предоставляют множество раз­нообразных услуг с добавленной стоимостью. Складирование создает экономические и сервисные вы­годы. В число экономических выгод входят консолидация грузов, их разукрупнение и перевалка в про­цессе транспортировки, доработка/отсрочка конечного изготовления и накопление запасов. Сервис­ные выгоды проявляются в приближении запасов к рынку, формировании рыночного ассортимента продуктов, комплектовании смешанных грузовых отправок, материально-техническом обеспечении производства и создании эффекта присутствия на рынке. Мы рассмотрели также принципы организа­ции складов, в том числе с учетом особенностей проектирования складских помещений, технологий грузопереработки и планировки зон хранения. При проектировании складов следует предусматривать возможность вертикального и горизонтального перемещения грузов. Технология грузопереработки дол­жна обеспечивать непрерывность грузопотока и экономию за счет масштабов операций. Планировка зон хранения должна соответствовать особенностям оборудования.

Далее мы описали подходы к развитию складского хозяйства. Рассмотрели характеристики и досто­инства склада частного, контрактного и общего пользования. Преимуществами частного склада явля­ются полнота контроля, гибкость, низкий уровень эксплуатационных издержек и некоторые немате­риальные выгоды. Достоинствами складов общего пользования являются экономия инвестиционных фондов, приспособляемость и экономия за счет масштабов деятельности. Контрактные склады объеди­няют в себе достоинства и выгоды частных и общественных складов. Затем мы рассмотрели интегриро­ванную стратегию складирования с использованием одновременно складов частных, контрактных и общего пользования. В конце главы мы обсудили подходы к планированию, оборудованию и началу эксплуатации склада.