Сроки поставки и количество поставляемых товаров

7.Описание товаров. Товары должны быть четко определены в заказе на поставку с приложением соответствующих спецификаций.

8.Адрес поставки. Для случаев, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании.

9.Цена. В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.

10.Расчетный счет. Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, необходимо указать свои банковские реквизиты.

Приемка и оформление полученной продукции

При приемке продукции необходимо удостовериться, что получен товар:

· нужного качества;

· в нужном количестве;

· от своего поставщика;

· в обусловленное время;

· за оговоренную цену.

При приеме поставки и ее документальном оформлении желательно иметь следующие документы:

· копия заказа должна быть направлена из бухгалтерии непосредственно в подразделение исполнителя для проверки фактически поступившего товара;

· при проверке количества товара необходимо использовать спецификации;

· для согласования сроков отгрузки и поставки поставщик обязан прислать уведомление, где указывается номер заказа и время поставки;

· поставляемую партию товаров должно сопровождать письмо, подтверждающее, что товары предназначены для данной фирмы;

· если поставщик пользуется услугами транспортной компании, то он должен при поставке приложить документ поставщика, подтверждающий, что он является собственником товара (в документе указываются, наименование и адрес поставщика, вид транспортировки, масса продукции, описание продукции или товарные накладные);

· после выполнения поставки покупатель должен дать уведомление поставщику о выполнении поставки в соответствии с заказом и результатами приемки;

· после выполнения поставки и приемки, покупатель заносит ее в книгу регистрации товаров, где указывается номер сопроводительного письма, дата поставки, поставщик и перевозчик, способ транспортировки и количество принятого товара;

· в случае наличия брака составляется акт, дл последующего предъявления претензии.

Проверка качества и количества полученной продукции

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять требованиям договора купли-продажи или договора поставки:

Отсутствие контроля качества закупок приводит к следующим издержкам:

· дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;

· остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

· судебные иски;

· потеря доверия потребителей продукции фирмы из-за поставок недоброкачественных материалов (деталей, изделий).

На практике применяются следующие методы приемочного контроля:

· сплошной контроль (проверка всей продукции);

· выборочный контроль (проверка части продукции).

При осуществлении контроля необходимо учитывать соответствуют ли методы контроля требованиям ГОСТ (например, контроль влажности, измерении габаритов при поставках в вагонах, поставка габаритных упаковок для морского транспорта и т.п.)

Службы закупок на предприятии (нелогистическая – традиционная и логистическая). Преимущества логистической службы

Два варианта организации снабжения, отличающиеся друг от друга с точки зрения логистики.

На рис.1 представлен вариант организационной структуры предприятия с распределением функций снабжения и производства между различными подразделениями.

Задачи, что закупить и сколько закупить, решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных материальных ресурсов.

Задачи, у кого закупить и на каких условиях закупить, решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются работы по снабжению, т. е. заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда.

В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.