Складская документация

Оформление, учет и перемещение товаров должны осуществ­ляться в соответствии с нормативными актами.

Поступление, передвижение и выдача товарно-материальных ценностей сопровождается оформлением первичных докумен­тов, которые содержат количественные и качественные показа­тели.

Первичные документы оформляются на основании требова­ний «Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Россий­ской федерации».

В некоторых случаях в первичные документы включаются до­полнительные реквизиты.

Ответственность за срочное и точное оформление, предостав­ление их в оговоренные сроки для составления бухгалтерского учета, за правдивость данных, указанных в документе, несут лица, сформировавшие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, сопровождающие операцию приема, складирования и отпуска товара на предприятиях торговли после окончания ревизии хранятся три года на основании нормативно­го списка.

Если появляются споры или разногласия и возбуждения су­дебных дел, документы сохраняются до принятия конечного су­дебного решения.

Перемещение заказа от поставщика к потребителю сопровож­дается товаросопроводительными документами, которые оформ­ляются согласно правилам перемещения груза, накладными - товарно-транспортной, железнодорожной, счетом.

Накладная выписывается материально ответственным лицом при оформлении отпуска товара со склада, при принятии товаров в торговой организации и выступает как приходный ордер, или расходно-товарный документ.

Для накладной обязательно указание номера и даты выписки, также указывают сведения о наименовании поставщика и поку­пателя, обязательно наименование и краткое описание товара, его количество и вся сумма выпуска товара. Накладная обязатель­но подписывается материально ответственным лицом, которое сдает или принимает товар, и заверяется круглой печатью органи­зации.

Количество экземпляров накладной находится во взаимосвя­зи с видом организации, местом передачи товара и условиями по­лучения товара.

Принятие (оприходование) пришедших товаров оформляется путем наложения штампов на сопровождающем его документе: товарно-транспортной накладной, счете и других документах.

При условии, что товар получает материально ответственное лицо не на складе у покупателя, нужным документом выступает доверенность, которая является подтверждением права получе­ния товара этим материально ответственным лицом.

Сертификат соответствия на закупаемый товар необходим при закупке или приемке товара, поэтому необходимо следить за его наличием.

Журнал поступления товара ведется в произвольной форме и служит для учета первичных документов по приходу товаров ма­териально ответственными лицами, содержит название приходно­го документа, его дату и номер, краткое описание документа, дату регистрации документа и сведения о поступивших товарах.

Основанием для расчетов с поставщиками являются оформ­ленные документы на приемку товара, и их данные не могут пе­ресматриваться после приемки товара в организации (за исклю­чением естественной убыли и боя при транспортировке).

Поступающие товары ставятся на приход в день завершения приемки по реальному количеству и сумме.

Для оформления права выступать доверенным лицом органи­зации при получении материальных ценностей, отпускаемых по­ставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, при­меняется доверенность. Доверенность выписывается в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю.

Форму М-2а используют предприятия, где получение мате­риальных ценностей по доверенности носит массовый характер. В заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выдачи доверенностей регистрируют выданные доверенности. Доверенности лицам, не работающим в организации, не выдают­ся. Доверенность полностью заполняется и должна иметь образецподписи лица, на имя которого выписана. Срок действия дове­ренности, как правило, 15 дней. На получение товарно-мате­риальных ценностей в порядке плановых платежей доверенность возможно выписать на месяц.

Приходный ордер (форма М-4) выписывается для учета мате­риалов, поступающих от поставщиков для переработки. В день поступления ценностей на склад приходный ордер в одном эк­земпляре составляет материально ответственное лицо.

Он отражает реальное количество принятых материальных ценностей. Графа «номер паспорта» заполняется при условии принятия материальных ценностей, содержащих драгоценные ме­таллы и камни.

Для движения материала на складе по каждому конкретному сорту, виду и размеру применяется карточка учета материалов (форма М-17), заполняется на каждый номер материала и ведет­ся материально ответственным лицом. Записи в карточке ведутся в день прохождения операции, на основании первичных приход­но-расходных документов.

При наличии лимита применяется лимитно-заборная карта (форма М-8) для отпуска и оформления материалов, периодиче­ски используемых при изготовлении продукции, и для текущего контроля за соблюдением принятых лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Она играет роль оправдательного документа при списании ма­териальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта оформляется в двух экземплярах на один вид товара (номенклатурный номер). Первый экземпляр до начала месяца отдается структурному подразделению (потребите­лю материалов), второй экземпляр выписывается для склада.

При предъявлении представителем структурного подразделе­ния своего экземпляра лимитно-заборной карты осуществляется отпуск материалов со склада в производство.

Кладовщик должен отметить в обоих документах дату и коли­чество отпущенных материалов, после чего подсчитывается оста­ток лимита по номенклатурному номеру материала. Лимитно-за­борная карта визируется кладовщиком, а в экземпляре, который остается на складе, расписывается сотрудник структурного под­разделения.

Для уменьшения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформление отпуска материалов непосредственно в карточках учета материалов (М-17). При такой форме расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция проходит на основании лимитных карт, которые оформляются в одном экземпляре и не имеют зна­чения бухгалтерских документов.

Лимит отпуска возможно указать в самой карточке. Сотруд­ник структурного подразделения при получении заказа расписы­вается именно в карточке учета материалов, в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Лимитно-заборная карта применяется для учета материалов, которые не были использованы в производстве. При этом оформ­ление дополнительных документов не требуется.

Выдача материала сверх нормы и замена одного вида материа­ла другим возможны при разрешении руководства или лиц, на это уполномоченных.

Изменить лимит может тот человек, который его установил.

Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые указаны в лимитно-заборной карте.

Кладовщик ставит дату и количество отпущенных материа­лов, после этого подводится итог лимита по каждому номенкла­турному номеру материалов.

После использования лимита производится сдача складом ли­митно-заборных карт в бухгалтерию.

При помощи средств вычислительной техники можно полу­чить бланк лимитно-заборной карты с реквизитами.

Для учета движения материальных ценностей внутри органи­зации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами, применяется требование-накладная (Форма М-11).

Материально ответственное лицо структурного подразделе­ния, сдающее материальные ценности, составляет накладную в двух экземплярах. Один экземпляр является основанием для сдающего склада для списания ценностей, а второй необходим принимающему складу для постановки в приход полученных ценностей.

Такими же накладными сопровождаются процессы по сдаче на склад или в кладовую остатков производства, неиспользо­ванных материалов, если они были получены по требованию, а также сдача отходов и брака. Этот вид накладных визируют материально ответственные лица, сдатчик и получатель.Потом накладные сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Для учета отпуска материальных ценностей структурам своей организации, расположенным за ее территорией, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма М-15).

Работник структурного подразделения выписывает накладную в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других до­кументов по предъявлении получателем доверенности, заполнен­ной в установленном порядке, на получение материальных ценно­стей.

Первый экземпляр отдают складу как основание для отпуска материалов, второй находится у получателя материалов.

Возврат товара поставщику при нахождении дефекта или бра­ка в ходе реализации товара или при несоответствии товара стан­дартным требованиям и оговоренному образцу по качеству, если выявлена некомплектность товаров, осуществляется оформле­нием накладной на отпуск товаров на сторону (форма М-15). Условия возврата товара поставщику различны и специально ого­вариваются в договоре поставки.

Учет и оформление отпускаемого товара на сторону зависит от способа оплаты за приобретаемый товар между покупателем и продавцом. Стороны при заключении договора могут выбрать любую форму расчетов.

Обычно в комплекте товаросопроводительных документов находятся: счет либо счет-фактура с указанием распределения то­вара по грузовым местам, отгрузочная спецификация на все гру­зовые места, комплект упаковочных листов, сертификат соответ­ствия или сертификат качества, транспортная накладная, страховой полис.

При доставке товара автомобильным транспортом выписы­вается транспортная накладная, которая состоит их двух отделов, товарного и транспортного. К товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, сопровождающие груз, в за­висимости от особенностей товаров.

При использовании для доставки железнодорожного транс­порта в качестве сопроводительного документа выступает желез­нодорожная накладная.

К ней прилагаются упаковочные листы, о чем делается помет­ка в накладной.