Связующая управленческая функция – коммуникация

Для понимания истинных масштабов проблем, кото­рые имеются у организации, и для принятия эффективного и объек­тив­ного управленческого решения менеджеру нужна полная и точная информация. Исполнителям необходима информация о планах, чтобы их выполнять. До тех пор, пока работники не поймут, какое вознаграждение их ожи­дает за выполненную ра­бо­ту, они не могут быть достаточ­но мотивированы для хорошей работы. Руководители нуж­да­ются в информации о выполнении запланированных работ, чтобы контролировать достижение це­лей организа­ции. Единственным способом получения необходи­мой ин­формации является коммуникация. Коммуникация – это процесс обмена информацией, в результате которого менед­жер получает информацию для принятия эффективных управленче­ских решений и доведения этих решений до работников. Ком­му­ни­кация позволяет связать все функции управления в единое целое. Считается, что плохая коммуникация является главным пре­пятст­вием на пути достижения эф­фективной работы организа­ции. Эффективно работающие менеджеры – это те, которые обеспе­чи­вают эффективную коммуникацию.

Управленческая коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и институтам внешней среды за ее пределами. Коммуникации служат необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления. Коммуникации в организациях представляют собой сложные и динамичные явления, которые могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс.

Коммуникация как действие ориентирована на выполнение ряда операций, обеспечивающих передачу определенной информации от одного субъекта к другому. Коммуникация как взаимодействие предполагает введение элемента обратной связи. Однако линейные связи в данной модели заменены циркулярными, что делает ее сложной и неточной. Современная модель коммуникации является более полной, т. к. отражает коммуникацию как процесс. Принципиальное отличие заключается в отсутствии линейных или циркулярных связей и совпадении источника и получателя информации.

В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента:

1. Отправитель – лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее.

2. Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал – средство передачи информации.

4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое воспринимает ее.

Управленческие коммуникации делятся на две группы:

1) между организацией и ее средой;

2) между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относят СМИ, потребителей, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы и т. д. Возникновение коммуникаций внутри организации в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов, как правило, является реакцией на воздействие внешней среды.

Вторая группа включает несколько видов:

· Нисходящая коммуникация, т. е. с верхнего уровня управления на нижние уровни.

· Восходящая коммуникация, т. е. снизу вверх. Она выполняет функцию оповещения верхних уровней о том, что делается на низших уровнях.

· Коммуникации по горизонтали, т. е. между различными подразделениями.

Менеджер в своей работе каждый день сталкивается с массой газет, писем, документов; просматривает компьютерную информацию, встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работ, и т. д. Вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий: разговор с руководителем – это коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными – это коммуникация по нисходящей, разговор с руководителем параллельного отдела – это коммуникация по горизонтали.

Связующая управленческая функция –
управленческие решения

Ни одна из функций управления не может быть начата, пока не будут приняты управленческие решения. Дело в том, что каждая функ­ция управления имеет несколько вариан­тов выполнения, и пока не будет выбран конкретный ва­риант, процесс управления не может начаться. Выбор того, как и что планировать, ор­га­ни­зо­вывать, мотивировать и контролировать, представляет управ­лен­ческое решение. Это интегральная часть управления, более чем что-либо другое отличающая менеджера от другого работ­ни­ка и, что еще важнее, эффективно работающего менеджера – от его неэффективного коллеги.

Управленческое решение – это выбор альтернативы из множества вариантов действий для достижения поставленной цели, это реальное разрешение практической проблемы, изменение ситуаций, получение нового качества. Оно включает выбор плана действий, формулировку задания и организационно-практическую работу по его реализации.

Управленческие решения по степени структурирования проблемы подразделяются на запрограммированные (высокоструктурированные) решения, которые являются результатом реализации определенной последовательности шагов или действий, и незапрограммированные (слабоструктурированные), которые возникают в новых или сложных ситуациях. Методология управленческих решений использует общепринятые методы: сравнений, анализа, синтеза, абстрагирования, индукции, дедукции, традукции. К локальным или конкретным методам разработки и реализации управленческих решений относятся следующие:

· Метод эмпатии – основан на принятие решений с позиции другого человека, когда руководитель умеет поставить себя на место исполнителя его решений.

· Интуитивный метод – это решение, которое принимается на основе ощущения правильности.

· Метод, основанный на суждениях, – это выбор, обусловленный знаниями или накопленным опытом.

· Метод рационального принятия решений – это выбор решения с помощью объективного аналитического процесса, который представляет собой последовательность взаимосвязанных шагов.

· Метод дневников – подготовка предложений для анализа и прнятия их лидером.

· Метод номинальной групповой техники – схож с предыдущим, но построен на принципе ограничений межличностных коммуникаций.

· Метод «дерево принятия решений» – графический метод, позволяющий увязать точки принятия решения, возможные действия и их последствия с возможными факторами и условиями внешней среды.

· Метод Дельфи – метод экспертиз, который применяется для решения различных экономических проблем.

Анализ всех методов принятия решений позволяет сделать вывод, что метод рационального принятия решений является наиболее предпочтительным.

Таким образом, управленческое решение является завершающим этапом процесса управления и определяет его результат.

Эффективность управления организацией состоит из эффективности управления функциональными видами деятельности организации – маркетингом, человеческими и финансовыми ресурсами, производством, НИОКР, а также в значительной степени зависит от того, как сбалансировано управление всеми функциональными видами деятельности на уровне общего управления, т. е. на уровне высшего звена управления. Таким образом, оценка эффективности управления осуществляется по множеству параметров. Для разных организаций набор этих параметров почти не изменяется, но сами параметры имеют различную приоритетность для каждой организации. Нет единого стандарта, по которому любая организация может получить рейтинг эффективности управления своей организацией. Можно с уверенностью сказать лишь о том, что управление должно быть настолько эффективным, чтобы организация умела ставить и достигать таких целей своего развития, которые обеспечивают производство конкурентоспособной продукции.