Бюджетный контроль и анализ отклонений

7.1. Цели и концепции систем подготовки смет. Виды сметных систем

Различные виды деятельности организации должны координироваться путем подготовки общей программы действий на будущие периоды в ходе реализации процесса планирования.

Планирование представляет собой процесс разработки и принятия целевых установок количественного и качественного характера и определение путей наиболее эффективного их достижения на определенных временных горизонтах.

Стратегическое планирование. Известны разные концепции и трактовки в отношении данного понятия, в зависимости от широты целевых установок. В рамках стратегического планирования выделяют, как минимум, четыре типа целей:

-рыночные (какой сегмент рынка товаров и услуг планируется охватить, каковы приоритеты в основной производственно-коммерческой деятельности компании);

- производственные (какие производства и технологии обеспечат выпуск продукции необходимого объема и качества);

- финансово-экономические (каковы основные источники финансирования и прогнозируемые финансовые результаты);

- социальные (в какой мере деятельность компании обеспечит удовлетворение социальных потребностей общества в целом или отдельных его слоев).

Стратегическое планирование осуществляется на долгосрочную перспективу и подразумевает формулирование целей, задач, мас­штабы и сферы деятельности предприятия на качественном уров­не или в виде весьма общих количественных ориентиров.

Тактическое планированиеосуществляется на среднесрочную перспективу (1-5 лет) и определяет ресурсы, необходимые пред­приятию для вступления на избранный стратегический путь. Обычно осуществляется в форме бизнес-планирования.

Оперативное планирование охватывает текущую деятельность предприятия и имеет горизонт не более одного года. Осуществля­ется в форме сметного планирования (бюджетирования).

Смета (бюджет) - это до­кумент, в котором содержатся плановые показатели деятельности организации на ближайшую (операционную) перспективу.

Целями составления смет являются:

а) планирование ежегодных операций;

б) координация деятельности различных подразделений организации и обеспечение гармонич­ности их взаимодействия;

в) доведение планов до менеджеров (информирование), отвечающих за деятельность различ­ных центров ответственности;

г) стимулирование (мотивирование) работы менеджеров по достижению целей организации;

д) управление видами деятельности;

е) оценивание эффективности работы персонала.

Различают следующие виды сметных систем:

а) периодические и непрерывные (скользящие) сметы

Периодические сметы – это сметы, формируемые на определенный период времени. Например, при наличии годовой сметы, по мере деятельности предприятия в течение года период, на который имеется смета, будет сокращаться вплоть до конца сметного периода. Затем в действие вступит смета, составленная на следующий год.

Непрерывные (скользящие) сметы – их особенность состоит в том, что по мере движения внутри планового периода (месяца, квартала), к смете прибавляется новый плановый период.

Данный процесс называ­ется непрерывным скользящим составлением смет и гарантирует постоянное наличие двена­дцатимесячной сметы, к которой, как только истекает срок бюджета предыдущего квартала, до­бавляют смету на предстоящий квартал.

Скользящие сметы гарантируют, что планирование - это не одновременное событие, которое происходит только раз в год, когда составляется смета, а непрерывный процесс, требующий все время уточнять планы на будущее. Более того, фактические результаты в условиях скользящего планирования будут сравниваться с более реалистичными показа­телями решаемых задач, поскольку смета постоянно корректируется с учетом реально склады­вающихся условий.

б) фиксированные (статические) и гибкие сметы

Фиксированные (статические) сметы – это сметы, составленные для определенного уровня деловой активности. Все доходы и затраты по фиксированной смете заложены исходя из определенного запланированного уровня реализации.

Гибкие сметы - это связывающее звено между плановой сметой и достигнутыми фактическими результатами. Она со­ставляется после анализа влияния изменения объема реализации на каждый вид затрат. При этом учитывается изменение затрат в зави­симости от изменения уровня реализации.

в) приростные и нулевые сметы

Приростные сметы. Формируются по приростному принципу. Это означает, что исходными точками для подготовки сметы на следующий период становится смета отчетного периода с учетом изменений в ассортименте про­дукции, объемах реализации, ценах и т.п. Процесс составления такой сметы связан с приращениями к текущим сметным показателям. Например, сметные расходы на будущее могут формироваться как предыдущие сметные расходы плюс добавки для покрытия более высоких цен, обуслов­ленных инфляцией. Основным недостатком приростного подхода является то, он может привести к переносу на будущее и углублению негативных тенденций.

Нулевые сметы. Составление смет с нулевой базой основано на следующем подходе: планируемые показатели для реа­лизуемых программ должны начинаться с нулевой базы, т.е. каждый год смета должна составляться так, словно продолжающаяся программа только что запускается. Составление смет с нулевой базой включает следующие три этапа:

-описание в организации каждого вида деятельности, в отношении которых необходимо принять решение;

-оценивание и ранжирование решений с точки зрения их приоритетности;

-распределение ресурсов на основе приоритетности с учетом общих выделенных средств.

Составление смет с нулевой базой лучше всего подходит к дискреционным расходами вспомо­гательным видам деятельности. Примерами дискреционных рас­ходов являются затраты на рекламу, исследования и разработки, подготовку персонала. В этом случае оптимальной зависимости между исходными ресурсами и конечными результатами нет. Более того, на эти расходы не распространяются некоторые предыдущие обязательства.

Преимущества смет с нулевой базой перед традиционными следующие:

а) они позволяют избавиться от тенденции экстраполяции прошлых результатов, что характерно для приростных смет;

б) при применении системы составления смет с нулевой базой проявляется более критиче­ский подход ко всем статьям, чем в традиционном подходе;

в) при применении системы составления смет с нулевой базой основное внимание уделяется конечным результатам.

При всех его преимуществах данный метод составления смет дорогостоящ в применении и требует больших затрат времени.

Некоторые из преимуществ составления смет с нулевой базой можно получить, если воспользоваться приростными сметами с приоритетами. Их формирование позволяет сравнить изменения в расходах с изменениями в получаемых выгодах. Таким образом, приро­стные сметы с приоритетами представляют экономический компромисс между сметами с нулевой базой и традиционными приростными сметами.