В нормативно – справочной документации устанавливаются правила группировки однородных элементов информации. Это могут быть различные справочники и классификаторы.
Документы регламентирующего характера определят регламенты и процессы. В них должны описываться все цепочки учетного процесса, назначаться ответственные, разграничиваться их функции и права, оговариваться действия исполнителей при наступлении всех возможных и в том числе нестандартных событий. К регламентирующим документам следует также отнести и порядок документооборота в целях системы управленческого контроля. Он должен устанавливать порядок приема – передачи и хранения первичной и отчетной документации, её основные характеристики.
По мимо этого, при разработке внутрифирменных стандартов не следует отказываться от детального описания предмета учетных операций, нестандартных ситуаций, приведения примеров. Чем четче и подробнее будет описан учетный процесс, тем меньше будет возникать проблемных ситуаций в процессе эксплуатации системы управленческого контроля.
Глубина проникновения системы управленческого контроля в бизнес компании и решаемые с её применением задачи откладывают существенный отпечаток на объем и содержание внутрифирменных стандартов. Стоит также отметить, что в отличие от бухгалтерского учета, который ведется с момента образования компании и постепенно развивается с её ростом, управленческий контроль в российских условиях внедряется в компаниях достигших определенного уровня развития, с уже сформировавшейся организационной структурой, а также с налаженными внутренними и внешними связями, функционирующими бизнес – процессами и др.
Построение эффективной системы управленческого контроля в ООО «Чарли –Н», в первую очередь, предполагает предварительный анализ её бизнеса, с целью выдачи рекомендаций о осуществлению конкретных мероприятий по реорганизации и реструктуризации отдельных бизнес – процессов, а также совершенствованием применяемых в компании систем управления.
Регистрация хозяйственных операций в управленческом учете может быть построена как с применением принципа двойной записи, так и с помощью фиксации информации в накопительных регистрах – хранилищах информации, которые моделируют деятельность компании. Например, оплата поставщику при использовании метода двойной записи будет осуществлена проводкой Д 60 К 51. При фиксации этой операции в управленческих регистрах будет увеличен оборот по статье «оплата поставщикам» на уплаченную сумму. Накопительные регистры удобно использовать для планирования и учета исполнения бюджетов движения денежных средств, когда задачи управленческого учета минимизированы и сводятся к контролю денежных потоков. Для построения полноценной системы учета и контроля доходов/расходов, активов и обязательств компании методом начисления рекомендуется использоваться принцип двойной записи. В системах управленческого учета, где объекты учета имеют сложные разветвленные характеристики, целесообразней применять комбинацию обоих способов. Это позволит в дальнейшем получать как типовую управленческую отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках и т. д.), так и строить аналитические формы в различных срезах и группировках.
Структура Плана счетов управленческого учета строится по тем же принципам, что и в классическом бухгалтерском учете. Управленческий план счетов есть инструмент для фиксации информации, которую в дальнейшем необходимо мониторить, контролировать, анализировать в целях управления. Поэтому, основное отличие его от бухгалтерского аналога — удобство для накапливания информации в необходимых для управления аналитических срезах и трансформация в удобочитаемую управленческую отчетность. С одной стороны, информация в управленческом учете более детализирована и структурирована, чем в бухгалтерском учете. Поэтому зачастую требуется дробление типовых счетов на дополнительные субсчета, а также введение новых, нестандартных счетов или проводок. С другой стороны, в управленческом учете некоторые бухгалтерские счета не используются, поскольку не несут смысловой нагрузки для менеджмента компании.
При определении видов аналитики и их глубины на учетных регистрах необходимо проанализировать потребность каждого менеджера компании в получении аналитических отчетов с группировкой по тому или иному признаку.