Характеристики эффективного контроля
Поведение людей - не единственный фактор эффективности контроля. Чтобы контроль мог обеспечить выполнение своей задачи - обеспечения достижения целей организации - он должен обладать следующими важными свойствами.
| Стратегическая направленность контроля |
Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно сообщать только тогда, когда отклонения будут необычно большими. Но если высшее руководство считает, что какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже если эта деятельность с трудом поддается измерению.
| Ориентация на результаты |
Проведение измерений и оповещение об их результатах важно как средство достижения задач, стоящих перед организацией. Поэтому контролю присуще такое свойство, как ориентация на результаты. Информация о результатах важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правом произвести на ее основании соответствующие изменения.
В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.
| Соответствие делу |
Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Так, например, если мы хотим оценить эффективность торговли, то совершенно неверно сосредоточить контроль на показателях объемов продаж: они вовсе не отражают эффективность, поскольку успех определяется не объемом продаж, а уровнем прибылей, и именно на нем должен быть сосредоточен контроль.
| Своевременность контроля |
Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Своевременность контроля заключается в том что он должен устранить отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры.
| Гибкость контроля |
Контроль, как и планы, должен приспосабливаться к происходящим изменениям и обладать достаточной гибкостью. Без достаточной степени гибкости система контроля будет не действенна при неожиданном изменении какого-либо фактора.
| Простота контроля |
Важная черта контроля - это его простота. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Эффективный контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
| Экономичность контроля |
Для того чтобы быть эффективным контроль также должен быть экономичным. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.
| Контроль на международном уровне |
Когда организация осуществляет свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности. Поскольку при выходе на международный уровень количество целей в предпринимательской деятельности значительно увеличивается, то осуществлять контроль на международном уровне значительно труднее. Эти трудности могут быть связаны с коммуникационными проблемами, возникающими из-за географической удаленности, языковых и культурных барьеров, неожиданные действия правительства или изменения экономической ситуации в стране, где находится филиал.
ИНФОРМАЦИОННО-УПРАВЛЯЮЩИЕ СИСТЕМЫ В ПЛАНИРОВАНИИ И КОНТРОЛЕ
Функции планирования и контроля наиболее явно взаимосвязаны между собой, и для них обеих необходима своевременная, конкретная, точная информация, эффективная по отношению к затратам на ее получение.
| Необходимость в формальной инфор-мационной системе |
Большая часть информации, получаемой руководством, является неформальной, т.е. основанной на разговорах, слухах, информации в средствах массовой информации. Поскольку этой информации далеко недостаточно для принятия решений, любой организации необходимо также применять и формальные методы сбора и обработки информации. Чтобы принимать эффективные решения и успешно вести дела, руководство организации ежедневно вынуждено сталкиваться с большим объемом информации. Эта информация связана как с изменениями во внешней среде организации (законы, торговые правила, правительственные документы, действия конкурентов), так и с положением внутри организации (количество товарных запасов, наличных денег, число сотрудников и т.д.). Необходимость переработки такого потока информации и привело к созданию информационно-управляющей системы (ИУС).
ИУС должна выдавать администрации информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям и в нужное время.
| Компьютерная революция и ИУС |
Хотя система ИУС существовала еще задолго до создания ЭВМ, компьютерная револючия привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях. Широкое использование компьютеров в организации позволит управляющим всех уровней использовать в своей деятельности большие объемы информации с наименьшими затратами времени. Для целей любого типа компьютеры могут давать управляющим информацию, которая помогает им сравнить плановые и фактические результаты, рано обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем.
| Проектирование ИУС |
ИУС должна быть ориентирована на пользователя, т.е. информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают. При проектировании ИУС нужно иметь в виду, что информационные потребности зависят от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.
ИУС И УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОТЬ. Изучая различия в информационных потребностях управляющих, Роберт Н.Энтони разделил виды управленческой деятельности на три категории:
1. Стратегическое планирование.
2. Управленческий контроль.
3. Оперативный контроль.
Естественно, что менеджер, работающий в области стратегического планирования, и менеджер, осуществляющий оперативный контроль, нуждаются в разных типах информации, отличающихся по своему объему, точности, детальности и т.д. Поэтому при проектировании необходимо ориентироваться на дифференцированную подачу информации.
ВНЕШНЯЯ СРЕДА И ИУС. Должны приниматься во внимание и внешние обстоятельства, в которых работает организация. Хендерсон и МакДэниэл описывают четыре основных способа выработки информации: самонаблюдение, взаимодействие, сообщения и анализ. Самонаблюдение - это собственные источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные знания. Взаимодействие - это встречи с одним или несколькими людьми, в течение которых происходитвзаимный обмен информацией. Сообщения - это письма, файлы данных и специально организованные исследования. Анализ - это выработка информации путем использования количественных моделей и методов принятия решений.
Если подвижность и неопределенность внешней обстановки минимальны, то многие решения могут быть запрограммированы и приняты посредством заранее определенных процедур.
ЭТАПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ИУС. Расселл Акофф предложил рассматривать проектирование информационно-управляющей системы как процесс, состоящий из пяти этапов:
1. Анализ системы принятия решений. Определение всех типов решений, для принятия которых требуется информация, с учетом потребностей каждого уровня и функциональной сферы.
2. Анализ информационных требований. Определение, какой тип информации требуется для принятия каждого решения.
3. Агрегирование решений. Группирование решений, для которых нужна одна и та же информация в одну задачу управления с учетом организационной структуры.
4. Проектирование процесса обработки информации. Разработка реальной системы для сбора, хранения, передачи и модификации информации.
5. Проектирование и контроль за системой контроля. Создание системы, служащей для оценки выдаваемой ИУС информации и позволяющей распознавать и исправлять ошибки. ИУС должна подвергаться модификации, а для этого она должна быть гибкой и приспособляемой.
| Повышение эффективности ИУС |
При проектировании информационно-управляющей системы встает вопрос о повышении эффективности ИУС. Ниже предлагается несколько методов разрешения проблем, связанных с ИУС и с повышением ее эффективности.
УЧАСТИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ПРОЕКТИРОВАНИИ СИСТЕМЫ. К процессу проектирования необходимо подключить тех управляющих, которые будут ей пользоваться, поскольку они лучше знают какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия.
ПРОЦЕСС ОБУЧЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ. Это поможет узнать возможности системы и уменьшит страх перед сложностью ИУС.
КРИТЕРИЙ ЗАТРАТЫ - ЭФФЕКТИВНОСТЬ. Выгоды от использования ИУС должны заметно превышать затраты на ее создание. Лучшая система - это та, которая дает информацию такого количества и качества, которое необходимо для целей управления при наименьших возможных затратах.
ОТБОР НУЖНОЙ ИНФОРМАЦИИ. Избыток информации так же затрудняет процесс принятия решений, как и ее недостаток. Поэтому ИУС должна снабжать руководителя только той информацией, которая нужна для его типа деятельности.
ОБСЛУЖИВАЮЩИЙ ПЕРСОНАЛ И ТЕСТИРОВАНИЕ ОБОРУДОВАНИЯ. Если ИУС использует компьютер, то организация должна привлечь специалистов и технических работников для внедрения и обслуживания компьютеров и программ, а также проводить тестирования.
МОДЕРНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ И ДАННЫХ. Естественно, что на работу ИУС оказывает влияние изменения внешних и внутренних факторов. Поэтому информационно-управляющая система должна постоянно модернизироваться с целью сбора, хранения, обработки и распределения новой необходимой информации.