Эффективность использования времени руководителя

Чѐткое планирование работы руководителя должно обеспечить эффективность использования его рабочего времени, что даѐт возможность руководителю восстановить силы после работы для успешного продолжения деятельности.

Эффективность работы руководителя зависит как от него самого, так и от его подчинѐнных. Ниже приводятся факторы, снижающие эффективность работы руководителя и зависящие от него самого: не планирует работу (ни свою, ни своего подразделения);

выполняет сначала приятную и знакомую работу;

не доверяет своим подчинѐнным и выполняет их работу сам;

не умеет использовать в интересах работы своих подчинѐнных;

направляет работу персонала непосредственно, вместо того чтобы руководить путѐм постановки целей и задач, опираясь на самоуправление;

принимает слишком много решений за своих подчинѐнных, считая, что таким путѐм держит все нити управления в своих руках, а на самом деле тормозит развитие своих сотрудников в вопросах принятия решений и перегружает себя работой;

не знает своих подчинѐнных и не интересуется их работой, их личными планами на будущее;

не хочет или не умеет разговаривать откровенно со своими подчинѐнными;

не верит в способности своих подчинѐнных;

не определяет порядок срочности и важности своих работ и не составляет плана рационального использования рабочего времени.

Факторы, снижающие эффективность работы руководителя, зависящие от подчинѐнного:

не готовит должным образом вопрос, с которым намерен обратиться к своему начальнику, и отнимает рабочее время у обоих;

боится сам принимать решения и постоянно обращается к руководителю;

не планирует использование своего рабочего времени и выполнение порученных ему заданий и этим самым мешает плановой работе руководителя;

не знает точно своего задания, своих полномочий и назначения своей работы;

не умеет апеллировать к своему руководителю и берѐтся за выполнение заданий, не относящихся к нему, или работ, с которыми он заведомо не справится;

не умеет разговаривать со своим руководителем;

не привык сам разбираться в полученных заданиях, а любит получать всегда готовые инструкции от других;

сам не знает, к чему стремится в жизни.

Планирование личной работы руководителя

После определѐния целей руководитель составляет для себя

индивидуальную программу мероприятий для выполнения поставленных перед ним задач. Цель без программы осуществиться не может. Цель отвечает на вопрос «что?», а программа мероприятий – на вопрос «как?».Цель–это мысленная деятельность для достижениярезультата, а программа – практическое действие.

После определѐния мероприятий программы, необходимых для достижения целей, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. Это очень важный момент в планировании. Срок выполнения необходимо определить с максимальной точностью.

Хорошее планирование работы и целесообразное использование рабочего времени руководителем создает одновременно и более благоприятные предпосылки для планирования времени другими работниками. Разные способы управления создают, и разные предпосылки для планирования времени.

Индивидуальный план работы руководителя содержит задачи, которые должны быть решены лично им, с указанием точных сроков их выполнения (решения). Планировать свою работу следует так, чтобы обеспечить выполнение всех задач руководства.

Планы индивидуальной работы руководителей составляются аналогично комплексным планам руководящей работы на квартал, месяц, неделю. Кроме того, существует еще оперативный план на один день.

При планировании индивидуальной работы руководитель может использовать календари с делениями, указывающими время, специальные карточки, еженедельник с делениями по дням и часам, графики, информационные таблицы и т.д. Самый целесообразный способ планирования индивидуальной работы каждый руководитель выбирает сам, причѐм этот способ не должен требовать больших затрат времени и вызывать дополнительные нагрузки. В последнее время наиболее актуальными в планировании работы «продвинутых» руководителей стали электронные записные книжки и календари.

Практика показывает, что, чем больше времени затрачено на планирование работы, тем меньше его уходит на решение непосредственных управленческих проблем.

В индивидуальном плане работы следует предусматривать время, необходимое для проведения совещаний, обсуждения планов, участия в

комиссиях и т.д.; для личных бесед или совещаний в более узком кругу (консультации с выше- и нижестоящими руководителями, с сотрудниками, беседы с коллегами и подчинѐнными и др.); для приѐма посетителей; для участия в собраниях коллектива работников и конференциях; для учѐбы, командировок и т.д.; для обхода руководимого подразделения; личное время (перерывы).

Учитывая регулярно повторяющуюся деятельность (совещания, разбор почты, приѐм работников) в строго определѐнные часы и дни недели, можно наладить такой ритм работы, который позволит сэкономить большое количество времени. При этом планировать свою работу руководитель может на более значительные отрезки времени (квартал, год) путѐм разработки «регламентов работы».

Рис. 2. Кривая интенсивности работы

В зависимости от характера работы целесообразно планировать еѐ выполнение в соответствии с известной в психологии «нулевой утомляемостью», представленной на рис. 2.

Так, вопросами, разрешение которых требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы (вопросы, связанные с выполнением плана работы, научно-технические проблемы и т.п.). Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов (например, совещание по оперативным вопросам, обходы предприятия, просмотр корреспонденции и т.д.).

Индивидуальный план работы должен быть реальным и не перегруженным. Необходимо запланировать соответствующий резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (один

час в день или полдня в неделю). Время проведения совещаний, конференций, обсуждений, собраний, заседаний должно быть минимальным и в то же время достаточным для обмена информацией. Это достигается путѐм тщательной организационной подготовки мероприятий. Индивидуальную работу, в которой принимает участие много сотрудников, нужно согласовывать с ними, чтобы их деятельность была запланирована в одно и то же время. Руководитель должен проконтролировать, как выполнены запланированные задачи, не теряется ли рабочее время по одним и тем же причинам. Тщательный контроль хода выполнения планов дает новые стимулы для дальнейшего совершенствования своей работы и использования рабочего времени. Причѐм следует контролировать цель, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. В результате контроля своего индивидуального плана руководитель выясняет, насколько удачным было планирование использования рабочего времени, какие результаты были достигнуты. Практическая польза от системы индивидуального планирования и управления своей работой с помощью поставленных целей заключается в том, что руководитель лучше узнаѐт самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Разработайте собственный регламент работы на какой-либо период (неделю, месяц, год). Оцените эффективность работы любого руководителя (или сделайте оценку своей эффективности как руководителя) по тесту. Прочитайте внимательно нижеследующие вопросы, вынесенные в таблицу 2 и дайте (получите) на них однозначные ответы «да» или «нет».

Таблица 2

Анкета по оценке эффективности работы руководителя

№	Вопросы	Ответы
		Да	Нет
	Стремитесь ли Вы все время работать в сотрудничестве
	с другими людьми?
	Помните ли Вы имена людей, с которыми встречаетесь?
	Выражаете ли Вы свою благодарность подчинѐнному
	(коллеге) за каждую хорошо выполненную работу?

Продолжение таблицы 2

4 Благодарите ли Вы работника в присутствии его товарищей по работе?

5 Критикуете ли Вы своих подчинѐнных наедине?

6 Стремитесь ли Вы найти в людях хорошее?

7 Готовы ли Вы к тому, чтобы отметить хорошую работу своей группы в докладе вышестоящему руководителю?

8 Принимаются ли Ваши указания с удовольствием?

9 Даѐте ли Вы пояснение причин, заставивших принять

то или иное решение?

10 Оставляете ли Вы время для проведения планирования себе и подчинѐнным Вам работникам?

11 Поощряете ли Вы других вносить предложения, проявлять инициативу и критиковать?

12 Проявляют ли другие доверие к Вашим инициативам?

13 Знаете ли Вы, как можно эффективно использовать возможности подчинѐнного Вам персонала?

14 Есть ли у Вас желание узнать, чем интересуются Ваши подчинѐнные?

15 Умеете ли Вы быть внимательным слушателем?

16 Готовы ли Вы изменить свою работу с целью повышения еѐ эффективности?

17 Советуетесь ли Вы с подчинѐнными перед тем, как принять решение, касающееся их?

18 Пытаетесь ли Вы создать хорошую рабочую группу, в частности путѐм рассказа о предстоящих планах и о том, как мыслится их выполнение?

19 Есть ли у Вас план самосовершенствования, по крайней мере, на один год вперед?

20 Существует ли годичный план повышения квалификации персонала, и если таковой имеется, то соответствует ли он требованиям времени?

21 Умеете ли Вы ясно и доходчиво излагать свои мысли?

22 Разрешаете ли Вы себе и другим (на Вашем участке) делать ошибки?

23 Являетесь ли Вы честным по отношению к себе?

24 Есть ли у Вас желание уволить плохого работника?

					Окончание таблицы 2
	Читаете ли Вы регулярно не менее трѐх специальных
	журналов?
	Пишете ли Вы статьи в специальные издания или в
	газету своей организации?
	Следите ли Вы регулярно за состоянием своего
	здоровья?
	Берѐтесь ли Вы с удовольствием за работу, которая по
	сравнению с нынешней значительно сложнее?
	Много ли у Вас уходит времени на принятие трудных
	решений?
	Знаете ли Вы, как проводить беседу с подчинѐнными
	по вопросам повышения эффективности работы?
	Знаете ли Вы, на какие вопросы следует обращать
	внимание при подборе новых работников?
	Занимаетесь ли Вы с удовольствием проблемами,
	вопросами и жалобами своих подчинѐнных?
	Стремитесь	ли	Вы	сознательно	сохранять
	определѐннуюдистанциюпоотношениюк
	подчинѐнным?
	После того как решение принято, способны ли Вы не
	сокрушаться по поводу его содержания?

Задание.

Определить на основе этих вопросов и ответов на них положительные и отрицательные стороны в поведении руководителя и написать выводы.

Проанализировать сильные и слабые стороны поведения руководителя (моего поведения как руководителя.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Проанализируйте сами или вместе с коллегами следующие вопросы, имеющие непосредственное отношение к эффективной работе руководителя:

1. Как должен быть организован труд, чтобы руководитель мог работать эффективно?

2. Чего ждут от эффективного руководителя подчинѐнные, т.е. какого руководителя персонал считает эффективным?

3. На основании чего следует оценивать работу руководителя, его эффективность?