Формы первичных документов по учету основных средств.
Формы первичной документации для учета основных средств утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. (в редакции от 2 июля 1999 г.) № 71а. В соответствии с данным постановлением организации обязаны применять следующие первичные учетные документы для оформления операций по движению основных средств:
- акт (накладную) приемки – передачи основных средств по форме №ОС – 1 – для оформления поступления, выбытия и внутреннего перемещения основных средств;
- акт приемки – сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов по форме № ОС – 3 – для оформления операций по передаче в ремонт и приемке из ремонта основных средств;
- акт на списание основных средств по форме № ОС – 4 – для оформления операций по ликвидации основных средcтв (кроме автотранспорта);
- акт на списание автотранспортных средств по форме № ОС – 4а – для оформления операций по ликвидации автотранспорта;
- инвентарную карточку учета основных средств по форме № ОС – 6 – для оформления пообъектного учета основных средств;
- акт о приемке оборудования по форме № ОС – 14 – для оформления принятого на учет оборудования, предназначенного для капитального строительства;
- акт приемки – передачи оборудования в монтаж по форме № ОС – 15 – для оформления операций по сдаче оборудования, требующего монтажа, строительным организациям;
- акт о выявленных дефектах оборудования по форме № ОС – 16 – для оформления приемки оборудования, по которому необходимо составлять рекламацию поставщику.
На каждый объект основных средств должна вестись карточка учета с подробной характеристикой. В организациях, имеющих небольшое число объектов основных средств, разрешается вести учет в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объекте. За каждым объектом закрепляется ответственное лицо.
В соответствии с пунктом 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ порядок и количество инвентаризаций основных средств (как и другого имущества) в отчетном году определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. В соответствии с пунктом 27 данного положения проведение инвентаризации обязательно:
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. Порядок проведения инвентаризации регламентирован в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Учет наличия, поступления и выбытия основных средств.
Учет основных средств организуется централизованно в бухгалтерии предприятия по классификационным группам в разрезе инвентарных объектов. Инвентарный номер является единицей учета основных средств. Обязательные реквизиты инвентарных карточек - наименование объекта, его инвентарный номер, завод-изготовитель, номер акта и дата приема, первоначальная стоимость, источник приобретения, краткая характеристика и др.
Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту присваивается инвентарный номер при принятии его к учету, который наносится на объект, и сохраняется на весь период нахождения объекта на данном предприятии. В случае выбытия объекта его инвентарный номер не присваивается вновь поступившим объектам.
Аналитический учет основных средств ведется в бухгалтерии на карточках инвентарного учета основных средств ( ОС-6). Они открываются в бухгалтерии на основании формы ОС-1 на каждый объект. Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел, цех предприятия по месту эксплуатации.
Учет основных средств организуют так, чтобы можно было установить их наличие по каждой классификационной группе и отдельно по каждому объекту, местам нахождения и источникам их приобретения.
Это обеспечивается аналитическим учетом основных средств на карточках, открываемых для каждого инвентарного объекта, и синтетическим учетом в целом по счету 01 "Основные средства".
Карточки открывают в начале января на текущий год. Сначала в них указывают их наличие на 1 января. Затем ежемесячно после записи оборотов за месяц определяют и записывают наличие основных средств на первое число следующего месяца. По данным карточек составляют оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой сверяют с итогами Главной книги и на их основании составляют отчетность о наличии и движении основных средств.
Передачу основных средств другим предприятиям оформляют формой ОС-1. На ее основании осуществляют запись о выбытии в инвентарной карточке переданного объекта и отметку в описи инвентарных карт.
Причинами выбытия основных средств могут быть: ликвидация инвентарного объекта полностью при разборке или демонтаже в силу ветхости и износа, а также уничтожения при стихийных бедствиях; ликвидация части инвентарного объекта в связи с модернизацией; передача другим предприятиям; недостача основных средств.
Учет выбытия основных средств. Основные средства выбывают из организации в результате: продажи; списания или ликвидации; передачи в виде вклада в уставный капитал других организаций; безвозмездной передачи; по другим причинам.
Ликвидацию объектов ( слом, разборку, демонтаж) постоянно действующая комиссия оформляет актом о ликвидации. На основании акта, утвержденного руководителем предприятия, бухгалтерия отмечает в инвентарной карточке и в описи инвентарных карточек дату выбытия объекта и номер акта о его ликвидации. Затраты по ликвидации объекта (разборка, снос, перевозка) также указываются в акте. Бухгалтерия обрабатывает этот акт с выявлением результатов от ликвидации объекта.
В соответствии с пунктом 93 "Методических указаний по учету основных средств" списание и ликвидация в случае морального и (или) физического износа являются одним из способов выбытия основных средств. Предприятие имеет право списать основные средства даже в том случае, если объект годен для использования и не изношен физически или морально.
Операции по списанию всех основных средств, кроме автотранспортных, оформляют актом на списание основных средств (форма ОС-4), а списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа – актом на списание автотранспортных средств( форма ОС-4а).
В актах на списание указывают техническое состояние и причину списания объекта, первоначальную стоимость, сумму амортизации, затраты на списание, стоимость материальных ценностей (запасных частей и т.п.), полученных от ликвидации объекта, результат от списания.
Бухгалтерия заполняет карточку движения основных средств по их видам и группам на основе инвентарных карточек на поступившие и выбывшие объекты.
В случае приобретения основные средства принимаются к учету по первоначальной стоимости, включающей в себя все фактические затраты по приобретению, за исключением возмещаемых налогов, в частности НДС.
Учет наличия и поступления основных средств. Основные средства могут поступить на предприятие одним из следующих способов:
1. Приобретением за плату или в обмен на другое имущество;
2. Сооружением и изготовлением;
3. Внесением учредителями в счет вкладов в уставный капитал;
4. Безвозмездным получением;
5. В других случаях.