Документ как носитель информации и как средство реализации управленческих функций

1. Понятия «информация» и «документ».

2. Способы документирования и материальные носители информации:

а) текстовое документирование; ступени развития письма (пиктографическое письмо; идеографическое (логографическое) письмо; слоговое письмо; буквенно-звуковое письмо); машинопись как способ текстового документирования; стенография;

б) техническое документирование;

в) фотокинофонодокументирование;

г) новые носители информации.

3. Требования к оформлению документов.

Реквизиты служебных документов. Формуляр документа, формуляр – образец документа. Требования к изготовлению документов. Требования к бланкам служебных документов.

Литература

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение. М.: Кнорус, 2006. С. 68 – 113.

2. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2004. С. 50 – 72, 207 – 217.

3. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. М., 2005. С. 74 – 93.

4. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ.

5. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Практическая часть

I. Выпишите определения понятий «информация» и «документ» из известных вам толковых словарей, энциклопедий, ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ и сравните их, ответив на вопросы. 1. Какое из определений понятия «информация» кажется вам наиболее приемлемым для использования в сфере управления и почему? 2. В чём различие определений понятия «документ», какое из них кажется вам наиболее полным? 3. Какие аспекты деятельности человека отражены в определениях термина «документ»?

II. Выпишите определения документов в зависимости от материального носителя из ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Перечислите сферы применения этих документов.

III. Выпишите определения понятия «документирование» из ГОСТ Р51141-98 и Федерального закона «Об информации, информатизации» и защите информации».

Делопроизводство в кадровой службе

4 курс Управление персоналом

Тема 3 (продолжение)

Лабораторная работа № 1

Реквизиты служебных документов

1. На каких документах располагается реквизит «Государственный герб Российской Федерации»? Где он располагается на документе?

2. От чего зависит выбор одноцветного или многоцветного варианта представления данного реквизита?

3. Может ли изображение герба Российской Федерации располагаться одновременно с гербом (геральдическим знаком) субъекта Российской Федерации (муниципального образования, общественного объединения, учреждения или организации)?

4. Каковы правила учёта и хранения гербовых бланков?

5. Для чего и как используется товарный знак?

6. Что может быть зарегистрировано в качестве товарного знака? Принесите на занятие образцы товарных знаков, охарактеризуйте их.

7. Как удостоверяется товарный знак и каким образом прекращается его действие?

8. Где располагаются, когда и с какой целью используются реквизиты 04. Код предприятия; 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт; 07. Код формы документа?

9. Где располагается реквизит 08. Наименование организации?

10. В каком случае возможно указание сокращенного наименования организации; иностранного / национального наименования организации? Где оно располагается?

11. В каком случае указывается наименование структурного подразделения?

12. Какая информация включается в реквизит «справочные данные об организации»? Где располагается данный реквизит?

Практическая часть

I. Определите ошибочные варианты при оформлении реквизита «наименование организации», представьте правильный вариант:

1) Санкт-Петербургский Государственный Технический Университет;

2) министерство внутренних дел РФ;

3) открытое акционерное общество «Каскад»;

4) орловский нефтеперерабатывающий завод;

5) ВНИИстройдормаш.

II. Найдите ошибки при оформлении реквизита «справочные данные об организации» и исправьте их:

1) 344014 гор. Калуга, Васильевский пр-кт, 68 – 1, т. (838 32) 24 – 32 – 13, расч. счёт 1467791;

2) Россия, г. Астрахань, ул. Горького, офис 45, телефон: (83832) 24 – 32 – 18, факс: (83832) 24 – 32 – 13;

3) г. С-Пб, улица Гоголя, № 7, кв. 47, 590377, р.сч. 2465387, т. 1 – 23 – 45 –12;

4) М-ва, Россия, ул. Некрасова, дом 35, кор. 2, кварт. 7.

Литература

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение. М.: Кнорус, 2006. С. 68 – 113.

2. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. Питер, 2004. С. 50 – 72.

3. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. М., 2005. С. 74 – 93, 97 – 116.

4. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

5. Федеральный конституционный закон от 25.12 2000 № 2 – ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации».

6. Закон «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23. 09. 1992 № 3520 - 1.

Тема 3 (продолжение)

Лабораторная работа № 2