Испорченные листы бумаги, ватмана, кальки, миллиметровки уничтожаются как листы черновика.
Кроме того, в урну должны помещаться без проставления отметок об уничтожении отдельные перепечатанные листы проекта документа, а также использованные при печатании документов копировальная бумага, красящая лента, прокладки, т.к. в них отображена конфиденциальная информация.
Содержимое урны (макулатура) в последующем уничтожается двумя сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства путем сжигания.
Уничтожение, как правило, должно производиться по окончании квартала после проведения проверки наличия конфиденциальных документов за истекший квартал, что позволяет в случае недостачи каких-либо документов проверить содержимое урны на предмет случайного помещения в нее недостающих документов. Об уничтожении макулатуры следует составлять акт по следующей форме.
Мы, нижеподписавшиеся, (должности, инициалы, фамилии сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства) составили настоящий акт в том, что нами "________ "______ 20... г. произведено
Уничтожение путем сжигания макулатуры, образовавшейся в процессе изготовления конфиденциальных документов за период с
"____ "_________ 20... г. по " " 20... г., находившейся в
Урне, опечатанной печатью №
(подписи)
Макулатура может уничтожаться и с помощью бумагорезательной машины, как правило, также после проведения квартальной проверки наличия документов. При этом листы должны быть разрезаны на куски, гарантирующие невозможность восстановления текста. При уничтожении таким способом тоже следует составлять акт об уничтожении с заменой в тексте слова "сжигания" на слова "измельчения машиной".
Изготовленный проект чертежно-графического документа дооформляется исполнителем в соответствии с требованиями по оформлению и после подписания соответствующими лицами передается в подразделение конфиденциального делопроизводства с погашением подписи исполнителя по месту регистрации: в графе 8 журнала учета бумажных носителей или графе 9 журнала учета изданных документов.
Если изданный конфиденциальный документ подлежит отправлению с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется в изложенном выше применительно к текстовым документам порядке, регистрируется за самостоятельным учетным номером, на нем проставляется гриф конфиденциальности, соответствующий грифу конфиденциальности приложения, независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо конфиденциальные данные.
При наличии нескольких приложений с разными грифами конфиденциальности гриф конфиденциальности сопроводительного письма устанавливается по наивысшему грифу приложений.
Регистрация сопроводительного письма за самостоятельным учетным номером обусловлена тем, что сопроводительное письмо, как правило, составляется и печатается не одновременно с приложениями, а позже, тогда как каждому конфиденциальному документу учетный номер присваивается на стадии его печатания. К тому же с сопроводительным письмом могут быть отправлены не только документы, зарегистрированные по журналу учета изданных документов, но и по другим видам учета. Необходимость проставления на сопроводительном письме грифа конфиденциальности вызвана тем обстоятельством, что без соблюдения этого требования подавляющее большинство сопроводительных писем будут не конфиденциальными, а открытыми, но поскольку документы отправляются за номерами сопроводительных писем, то формально и конфиденциальные приложения окажутся открытыми, со всеми вытекающими последствиями для их сохранности и конфиденциальности.
При этом следует исходить из того, что сопроводительные письма необходимы лишь в случаях, когда в них содержатся какие- либо пояснения к прилагаемому документу.
Подразделение конфиденциального делопроизводства наряду с руководителями соответствующих подразделений должно осуществлять контроль за соответствием документов перечням издаваемых конфиденциальных документов.
Необходимость такого контроля обусловлена тем, что составители документов нередко допускают отступления от перечней. Эти отступления осуществляются по следующим направлениям:
- завышение или занижение грифа конфиденциальности документов;
- проставление грифа конфиденциальности на документах, не содержащих конфиденциальных сведений;
- необоснованное включение конфиденциальной информации в документы и превращение тем самым открытых документов в конфиденциальные;
- неправильное адресование документов;
- непроставление грифа конфиденциальности на документах, содержащих конфиденциальную информацию.
Завышение или занижение грифа конфиденциальности документов осуществляется составителями документов механически или из -за плохого знания перечней издаваемых конфиденциальных документов.
Проставление грифа конфиденциальности на документах, не содержащих конфиденциальной информации, т.е. необоснованное засекречивание документов, также иногда осуществляется по указанным причинам, но чаще всего происходит с целью избежать гласности, оградить себя от критики, скрыть недостатки и даже преступные деяния. Делается это и для придания "веса" документу, обеспечения дополнительной гарантии его сохранности при пересылке.
Засекречивание документов за счет включения в них не вызываемой необходимостью конфиденциальной информации осуществляется либо с целью получения перечисленных в предыдущем абзаце преимуществ, либо для перестраховки составителя документа, старающегося оградить себя от возможных претензий и поэтому включающего избыточную информацию на всякий случай, либо в силу слабой компетенции составителя в излагаемом вопросе, незнания, какой информацией располагает корреспондент.
Следует иметь в виду, что засекречивание документов производится иногда по формальному признаку - при ответах или ссылках на конфиденциальные документы, что также необоснованно, т.к. гриф конфиденциальности должен определяться степенью конфиденциальности информации, содержащейся только в издаваемом документе (за исключением сопроводительных писем).
Неправильное адресование документов происходит также из -за плохого знания перечней или невнимательности и заключается в проставлении в документе адресата, к которому документ не имеет отношения, а следовательно, не должен ему направляться, либо в перечислении на каждом экземпляре документа всех адресатов, которым направляете документ, в случаях, когда одни адресаты не должны знать, что данный документ направлен другим адресатам, и поэтому требуется их раздельное проставление на соответствующих экземплярах документа.
Непроставление грифа конфиденциальности на документах, содержащих конфиденциальную информацию, тоже чаще всего имеет своей причиной невнимательность или плохое знание перечней издаваемых конфиденциальных документов, хотя бывают случаи сознательного необоснованного незасекречивания документов. Поскольку такие документы создаются в подразделении открытого делопроизводства, контроль за их изданием должен возлагаться не на подразделение конфиденциального делопроизводства, а на другие подразделения службы безопасности.
Необходимо иметь в виду, что перечисленные направления нарушения конфиденциальности документов могут быть вызваны и недостаточной полнотой и конкретностью перечней издаваемых конфиденциальных документов, поэтому следует проводить систематический анализ их качества.
13Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чертежно - графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов только проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземпляров. Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации.
Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций.
Порядок оформления конфиденциальных организационно-распорядительных документов в значительной степени совпадает с правилами оформления открытых документов, но вместе с тем имеет и существенные отличительные особенности.
С учетом того, что порядок оформления организационно- распорядительных документов, по сравнению с порядком оформления документов, входящих в другие системы управленческой документации, с одной стороны, является наиболее сложным, а, с другой стороны, в значительной мере применим к этим системам, в данном подразделе рассматривается именно этот порядок.
Состав организационно-распорядительных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации и Унифицированной системой организационно- распорядительной документации. Значительная их часть используется для отображения (фиксирования) информации, составляющей коммерческую и служебную тайну.
В конфиденциальных и открытых организационно- распорядительных документах используются следующие элементы оформления,называемые реквизитами:
|
Кроме того, только в конфиденциальных документах дополнительно используются следующие реквизиты:
29. - гриф ограничения доступа к документу;
30. - номер экземпляра документа;