Исполненные документы, сохранившие конфиденциальный характер и ценность для деятельности фирмы, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела. Период конфиденциальности документов определяется по указанному выше перечню конфиденциальных сведений и зависит от специфики деятельности фирмы. Например, производственные, научно-исследовательские фирмы обладают более ценными документами, чем торговые, посреднические и др.

Документы долговременного периода конфиденциальности (программы и планы развития бизнеса, технологическая документация ноу-хау, изобретения и др.) имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и се носителя.

Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов.

Следовательно, конфиденциальные документы характеризуются специфическими особенностями, которые отражают их сущность как носителей информации ограниченного доступа и определяют построение системы защиты этой информации.

4. Все информационные ресурсы фирмы постоянно подвергаются объективным и субъективным угрозам утраты носителя или ценности информации.

Под угрозой или опасностью утраты информации понимается единичное или комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление неблагоприятных возможностей внешних или внутренних источников угрозы создавать критические ситуации, события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию, документы и базы данных.

Риск угрозы любым (открытым и ограниченного доступа) информационным ресурсам создают стихийные бедствия, экстремальные ситуации, аварии технических средств и линии связи, другие объективные обстоятельства, а также заинтересованные и незаинтересованные в возникновении угрозы лица.

К угрозам, создаваемым этими лицами, относится: несанкционированное уничтожение документов, ускорение угасания (старения) текста или изображения, подмена или изъятие документов, фальсификация текста или его части и др.

Для информационных ресурсов ограниченного доступа диапазон угроз, предполагающих утрату информации (разглашение, утечку) или утерю носителя, значительно шире в результате того, что к этим документам проявляется повышенный интерес со стороны различного рода злоумышленников. В отличие от объективного распространения утрата информации влечет за собой незаконный переход конфиденциальных сведений, документов к субъекту, не имеющему права владения ими и использовании в своих целях.

Под злоумышленником понимается лицо, действующее в интересах конкурента, противника или в личных корыстных интересах (агентов иностранных спецслужб, промышленного и экономического шпионажа, криминальных структур, отдельных преступных элементов, лиц, сотрудничающих со злоумышленником, психически больных лиц и т.п.).

Основной угрозой безопасности информационных ресурсов ограниченного распространения является несанкционированный (незаконный, неразрешенный) доступ злоумышленника или постороннего лица к документированной информации и как результат — овладение информацией и противоправное ее использование или совершение иных действий.

Целью и результатом несанкционированного доступа может быть не только овладение ценными сведениями и их использование, но и их видоизменение, уничтожение, подмена и т.п.

Под посторонним лицом понимается любое лицо, не имеющее непосредственного отношения к деятельности фирмы (работники коммунальных служб, экстремальной помощи, прохожие и др.), посетители фирмы, работники других организационных структур, а также сотрудники данной фирмы, не обладающие правом доступа в определенные помещения, к конкретному документу, информации, базе данных. Каждое из указанных лиц может быть злоумышленником или его сообщником, агентом, но может и не быть им.

Обязательным условием успешного осуществления попытки несанкционированного доступак информационным ресурсам ограниченного доступа является интерес к ним со стороны конкурентов, определенных лиц, служб и организаций. При отсутствии такого интереса угроза информации не возникает даже в том случае, если создались предпосылки для ознакомления с ней постороннего лица.

Основным виновником несанкционированного доступа к информационным ресурсам является, как правило, персонал, работающий с документами, информацией и базами данных. При этом надо иметь в виду, что утрата информации происходит в большинстве случаев не в результате преднамеренных действий, а из-за невнимательности и безответственности персонала.

Утрата ресурсов ограниченного доступа может наступить:

· при наличии интереса конкурента, учреждений, фирм или лиц к конкретной информации;

· при возникновении риска угрозы, организованной злоумышленником или при случайно сложившихся обстоятельствах

· при наличии условий, позволяющих злоумышленнику осуществить необходимые действия и овладеть информацией.

Эти условия могут включать:

• отсутствие системной аналитической и контрольной работа по выявлению и изучению угроз, каналов и степени риск; нарушений безопасности информационных ресурсов; неэффективную систему защиты информации или отсутствие этой системы;

• непрофессионально организованную технологию обработки и хранения конфиденциальных документов;

• неупорядоченный подбор персонала и текучесть кадров, сложный психологический климат в коллективе; отсутствие системы обучения сотрудников правилам защиты информации ограниченного доступа; отсутствие контроля со стороны руководства фирмы за соблюдением персоналом требований нормативных документов по работе с информационными ресурсами ограниченного доступа;

• бесконтрольное посещение помещений фирмы посторонними лицами.

Следует всегда помнить, что факт документирования резко увеличивает риск угрозы информации. Великие мастера прошлого никогда не записывали секреты своего искусства, а передавали их устно сыну, ученику. Поэтому тайна изготовления многих уникальных предметов того времени так и не раскрыта до наших дней.

Угрозы сохранности, целостности и конфиденциальности информационных ресурсов ограниченного доступа практически реализуются через риск образования канала несанкционированного получения (добывания) кем-то ценной информации и документов. Этот канал представляет собой совокупность незащищенных или слабо защищенных фирмой направлений возможной утраты конфиденциальной информации, которые злоумышленник использует для получения необходимых сведений, преднамеренного незаконного доступа к защищаемой информации.

Каждая конкретная фирма обладает своим набором каналов несанкционированного доступа к информации, что зависит от множества моментов:

· профиля деятельности,

· объемов защищаемой информации,

· профессионального уровня персонала, местоположения здания и т.п.

Функционирование канала несанкционированного доступа к информации обязательно влечет за собой утрату информации, исчезновение носителя информации.

В том случае, когда речь идет об утрате информации по вине персонала, используется термин «разглашение (огласка) информации». Человек может разглашать информацию устно, письменно, с помощью жестов, мимики, условных сигналов, лично, через посредников, по каналам связи и т.д.

Термин «утечка информации», хотя и используется наиболее широко, однако в большей степени относится к утрате информации за счет ее перехвата с помощью технических средств разведки, по техническим каналам.