Обычно выделяется два вида информации, интеллектуально ценной для предпринимателя: техническая и деловая.

Обычно выделяется два вида информации, интеллектуально ценной для предпринимателя: техническая и деловая.

К технической относятся: технологическая: методы изготовления продукции, программное обеспечение, производственные показатели, химические формулы, рецептуры, результаты испытаний опытных образцов, данные контроля качества.

К деловой относятся: стоимостные показатели, результаты исследования рынка, списки клиентов, экономические прогнозы, стратегия действий на рынке и т.п.

Ценная информация охраняется нормами права (патентного, авторского, смежных прав и др.), товарным знаком или защищается включением ее в категорию информации, составляющей тайну фирмы.

Процесс выявления и регламентации реального состава ценной информации, составляющей тайну фирмы, является основополагающей частью системы защиты информации. Состав этих сведений фиксируется в специальном перечне, закрепляющем факт отнесения их к защищаемой информации и определяющем период (срок) конфиденциальности (т.е. недоступности для всех) этих сведений, уровень (гриф) их конфиденциальности, список сотрудников фирмы, которым дано право использовать эти сведения в работе.

В основе перечня лежит типовой состав защищаемых сведений фирм данного профиля. Перечень является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, служб безопасности и конфиденциальной документации. Он представляет собой классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о проводимых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах. В перечень включаются действительно ценные сведения («изюминки») о каждой работе фирмы. Следует отметить, что нельзя ограничивать доступ к информации, относящейся к новой продукции, но не имеющей ценности.

Дополнительно может составляться перечень документов, в которых защищаемая информация отражается (документируется). В перечень включаются также документы, не содержащие указанную информацию, но представляющие ценность для фирмы и подлежащие, охране. Часто обычный открытый правовой акт важно сохранить в целостности и безопасности от похитителя или стихийного бедствия.

Перечни формируются индивидуально каждой фирмой в соответствии с рекомендациями специальной комиссии и утверждаются первым руководителем фирмы. Эта комиссия регулярно вносит текущие изменения в перечни в соответствии с динамикой выполнения фирмой конкретных работ.

При заключении любого договора (контракта) стороны должны брать на себя взаимные письменные обязательства по защите конфиденциальной информации другой стороны и документов, полученных при переговорах, исполнении условий договора.

Производственная или коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или ее хищения и воспроизводства, а также временем до патентования, опубликования и перехода в число общеизвестных.

3 Документированная информация ограниченного доступа всегда принадлежит к одному из видов тайны — государственной или негосударственной.

В соответствии с этим документы делятся и секретные и несекретные. Обязательным признаком (критерием принадлежности) секретного документа является наличие в нем сведений, составляющих в соответствии с законодательством государственную тайну, Несекретные документы, включающие сведения, относимые к негосударственной тайне (служебной, коммерческой, банковской, профессиональной, производственной и др.), или содержащие персональные данные граждан, именуются конфиденциальными.

Несмотря на то, что конфиденциальность является синонимов секретности, термин широко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне. Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т.е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом. Вместе с тем, в соответствии с постановлением Правительства «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 05.12.1991 № 35 (ред. от 03.10.2002) к конфиденциальным документам нельзя относить учредительные документы, уставы предпринимательских структур, финансовую документацию, сведения о заработной плате персонала и другую документированную информацию, необходимую правоохранительным и налоговым государственным органам.

Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения ограниченного доступа или использования, которые составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Конфиденциальные документы не следует называть служебными или ставить на них гриф секретности, так как конфиденциальные и секретные документы отражают различные виды тайны.

Конфиденциальные документы включают в себя:

• в государственных структурах — служебную информацию ограниченного распространения, именуемую в чиновничьем обиходе информацией для служебного пользования, т.е. информацией, отнесенной к служебной тайне, а также документы, имеющие рабочий характер и не подлежащие публикации в открытой печати (проекты документов, сопутствующие материалы и др.);

• в предпринимательских структурах и направлениях подобной деятельности — сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне мастерства; независимо от принадлежности — любые персональные (личные) данные о гражданах, а также сведения, содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т.п.

Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно:

• массовый носитель ценной, защищаемой информации;

· основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;

• обязательный объект защиты.

Конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала фирмы (от нескольких часов до значительного числа лет). Следует учитывать, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность. Например, переписка до заключения контракта может иметь гриф конфиденциальности, но после его подписания этот гриф с письменного разрешения первого руководителя фирмы снимается.

Под угрозой или опасностью утраты информации понимается единичное или комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление неблагоприятных возможностей внешних или внутренних источников угрозы создавать критические ситуации, события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию, документы и базы данных.

Риск угрозы любым (открытым и ограниченного доступа) информационным ресурсам создают стихийные бедствия, экстремальные ситуации, аварии технических средств и линии связи, другие объективные обстоятельства, а также заинтересованные и незаинтересованные в возникновении угрозы лица.

К угрозам, создаваемым этими лицами, относится: несанкционированное уничтожение документов, ускорение угасания (старения) текста или изображения, подмена или изъятие документов, фальсификация текста или его части и др.

Для информационных ресурсов ограниченного доступа диапазон угроз, предполагающих утрату информации (разглашение, утечку) или утерю носителя, значительно шире в результате того, что к этим документам проявляется повышенный интерес со стороны различного рода злоумышленников. В отличие от объективного распространения утрата информации влечет за собой незаконный переход конфиденциальных сведений, документов к субъекту, не имеющему права владения ими и использовании в своих целях.

Под злоумышленником понимается лицо, действующее в интересах конкурента, противника или в личных корыстных интересах (агентов иностранных спецслужб, промышленного и экономического шпионажа, криминальных структур, отдельных преступных элементов, лиц, сотрудничающих со злоумышленником, психически больных лиц и т.п.).

Основной угрозой безопасности информационных ресурсов ограниченного распространения является несанкционированный (незаконный, неразрешенный) доступ злоумышленника или постороннего лица к документированной информации и как результат — овладение информацией и противоправное ее использование или совершение иных действий.

Целью и результатом несанкционированного доступа может быть не только овладение ценными сведениями и их использование, но и их видоизменение, уничтожение, подмена и т.п.

Под посторонним лицом понимается любое лицо, не имеющее непосредственного отношения к деятельности фирмы (работники коммунальных служб, экстремальной помощи, прохожие и др.), посетители фирмы, работники других организационных структур, а также сотрудники данной фирмы, не обладающие правом доступа в определенные помещения, к конкретному документу, информации, базе данных. Каждое из указанных лиц может быть злоумышленником или его сообщником, агентом, но может и не быть им.

Обязательным условием успешного осуществления попытки несанкционированного доступак информационным ресурсам ограниченного доступа является интерес к ним со стороны конкурентов, определенных лиц, служб и организаций. При отсутствии такого интереса угроза информации не возникает даже в том случае, если создались предпосылки для ознакомления с ней постороннего лица.

Основным виновником несанкционированного доступа к информационным ресурсам является, как правило, персонал, работающий с документами, информацией и базами данных. При этом надо иметь в виду, что утрата информации происходит в большинстве случаев не в результате преднамеренных действий, а из-за невнимательности и безответственности персонала.

Утрата ресурсов ограниченного доступа может наступить:

· при наличии интереса конкурента, учреждений, фирм или лиц к конкретной информации;

· при возникновении риска угрозы, организованной злоумышленником или при случайно сложившихся обстоятельствах

· при наличии условий, позволяющих злоумышленнику осуществить необходимые действия и овладеть информацией.

Эти условия могут включать:

• отсутствие системной аналитической и контрольной работа по выявлению и изучению угроз, каналов и степени риск; нарушений безопасности информационных ресурсов; неэффективную систему защиты информации или отсутствие этой системы;

• непрофессионально организованную технологию обработки и хранения конфиденциальных документов;

• неупорядоченный подбор персонала и текучесть кадров, сложный психологический климат в коллективе; отсутствие системы обучения сотрудников правилам защиты информации ограниченного доступа; отсутствие контроля со стороны руководства фирмы за соблюдением персоналом требований нормативных документов по работе с информационными ресурсами ограниченного доступа;

• бесконтрольное посещение помещений фирмы посторонними лицами.

Следует всегда помнить, что факт документирования резко увеличивает риск угрозы информации. Великие мастера прошлого никогда не записывали секреты своего искусства, а передавали их устно сыну, ученику. Поэтому тайна изготовления многих уникальных предметов того времени так и не раскрыта до наших дней.

Угрозы сохранности, целостности и конфиденциальности информационных ресурсов ограниченного доступа практически реализуются через риск образования канала несанкционированного получения (добывания) кем-то ценной информации и документов. Этот канал представляет собой совокупность незащищенных или слабо защищенных фирмой направлений возможной утраты конфиденциальной информации, которые злоумышленник использует для получения необходимых сведений, преднамеренного незаконного доступа к защищаемой информации.

Каждая конкретная фирма обладает своим набором каналов несанкционированного доступа к информации, что зависит от множества моментов:

· профиля деятельности,

· объемов защищаемой информации,

· профессионального уровня персонала, местоположения здания и т.п.

Функционирование канала несанкционированного доступа к информации обязательно влечет за собой утрату информации, исчезновение носителя информации.

В том случае, когда речь идет об утрате информации по вине персонала, используется термин «разглашение (огласка) информации». Человек может разглашать информацию устно, письменно, с помощью жестов, мимики, условных сигналов, лично, через посредников, по каналам связи и т.д.

Термин «утечка информации», хотя и используется наиболее широко, однако в большей степени относится к утрате информации за счет ее перехвата с помощью технических средств разведки, по техническим каналам.

Нелегальные методы предполагают: воровство, продуманный обман подслушивание разговоров, подделку идентифицирующих документов, взяточничество, инсценирование или организацию экстремальных ситуаций, использование различных криминальных приемов и т.д.

В процессе реализации нелегальных методов часто образуется агентурный канал добывания ценной информации.

К нелегальным методам относятся также: перехват информации, объективно распространяемой по техническим каналам, визуальное наблюдение за помещениями фирмы и персоналом; анализ продуктов и объектов, содержащих следы защищаемой информации, анализ архитектурных особенностей объектов защиты, анализ отходов производства, мусора, выносимого из офиса.

7. Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам. Если задачей открытого делопроизводства является документационное обеспечение управленческой деятельности, то конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

1) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

Первая задача имеет своей целью организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.

Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.

Достоверность документной информации заключается, во- первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления соответствующих реквизитов.

Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.

Организация исполнения документов включает в себя как оперативное доведение их до исполнителей, так и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов. Организация использования документов состоит в обеспечении как текущего, оперативного, так и последующего, ретроспективного использования документной информации.

Вторая задача имеет своей целью обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту, как самих документов, так и содержащейся в них информации. Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:

• письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

• жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

• обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;

• максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

• фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;

• проведение систематических проверок наличия документов;

• разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

• жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

• регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;

• персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Особенностью конфиденциального делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций, которые на первый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В частности, функциями по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предоставление каждому пользователю всех документов, требующихся для выполнения должностных обязанностей, параллельными им функциями по реализации задачи защиты конфиденциальной информации - предотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение необоснованного ознакомления с документами.

На самом деле применительно к документированию это означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота - предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему.

8.Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой и служебной тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности или службу защиты информации. В "Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" сказано: "Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации", однако это целесообразно лишь при незначительном объеме таких документов и при отсутствии документов, содержащих коммерческую тайну.

Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, статус и при необходимости структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты коммерческой и служебной тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности предприятия.

Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на ее выполнение.

Поскольку государственных нормативов времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, нет, следует использовать государственные нормативы времени, установленные для открытого делопроизводства, например: "Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию", утвержденные постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/1742 (изданы в 1988 г.); "Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления", утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72 (изданы в 1995 г.), и др. Как показывает практика, содержащиеся в названных и других документах нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводству должны быть увеличены в среднем примерно на 20-25%, что вызывается большим количеством ибольшей сложностью операций с конфиденциальными документами.

Методика расчета численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства

Для расчета необходимой численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства применяются следующие виды нормативов:

· норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях;

· норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях;

· норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель;

· норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях (норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания);

· норма времени обслуживания – это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).

При расчете необходимой численности работников обычно сначала определяют общую годовую трудоемкость, которая вычисляется по следующей формуле:

где

Т_о – общая годовая трудоемкость работ;

Т_н – годовая трудоемкость нормируемых работ;

Т_нн – годовая трудоемкость ненормированных работ

При этом годовую трудоемкость нормируемых работ можно рассчитать следующими способами:

1. - через нормы времени:

где

V_i – объем работ i -го вида, выполняемый за год;

Н_врi – норма времени на выполнение i -й работы;

2.- через нормы выработки:

где

Н _вырi – норма выработки в единицах измерения на одного специалиста.

Годовая трудоемкость ненормируемых работопределяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:

где

Н _ннj – трудоемкость ненормируемой j -й работы;

V _j – объем работы j -го вида, выполняемый за год.

После определения общей годовой трудоемкости работ можно определить численность персоналапо следующей формуле:

где

Ч – численность персонала;

Т _о – общая годовая трудоемкость работ;

Ф _н – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год (условно принимается равным 2072 часов или 259 рабочих дней);

К _н – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством: основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся и т.п. Данный коэффициент определяется по формуле

Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени.

Обоснованное определение численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства на основе нормирования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, что влечет за собой повышение оперативности и качества работы.

Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение конфиденциального делопроизводства, а также при отсутствии подразделения специально назначенные для ведения конфиденциального делопроизводства лица должны дать письменное обязательство по соблюдению режима конфиденциальности. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении.

Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих на предприятии нормативно- методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено служебным помещением (при необходимости - несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с конфиденциальными документами не разрешена в служебных комнатах исполнителей.В служебном помещении следует создавать и поддерживать необходимые условия труда, включающие совокупность компонентов, обеспечивающих работоспособность и здоровье сотрудников. Эти условия можно подразделить на три группы:

- состояние служебного помещения,

- организация трудового процесса,

- поддержание здорового микроклимата в коллективе.

Служебное помещение должно обеспечивать необходимую площадь на каждое рабочее место, быть оснащенным удобной мебелью, а также оборудованием и техническими средствами, включая ЭВМ, для оперативного изготовления, размножения, обработки документов, надежного их хранения, быстрого поиска. Благоприятная окраска стен помещения и цветовая гамма интерьера, нормальное освещение, поддержание чистоты, необходимой влажности и температуры воздуха, снижение уровня шума, возникающего при работе некоторых технических средств, оказывают существенное положительное влияние на самочувствие сотрудников и стимулируют их работоспособность.

Оснащение служебного помещения должно предусматривать и изготовление необходимых учетных журналов (карточек), бланков документов, печатей, штампов, а также приобретение расходных материалов (бумаги, копировальной ленты, спецблокнотов, тетрадей и др.).

В служебном помещении необходимо иметь средства противопожарной защиты.

Организация трудового процесса включает:

- разработку технологии выполнения работ,

- рациональное размещение рабочих мест сотрудников,

- установление правильного режима труда и отдыха,

- обеспечение техники безопасности.

Технология выполнения работ складывается из описания содержания работ в последовательности их выполнения. Она может закрепляться в инструкции по конфиденциальному делопроизводству, технологических картах, картах организации трудового процесса или других документах.

Рациональное размещение рабочих мест сотрудников предполагает их соответствие технологии выполнения работ, последовательности прохождения документов, взаимосвязям между сотрудниками. Оно должно способствовать и обеспечению персональной ответственности за сохранность документов.

Правильный режим труда и отдыха требует рационального распределения нагрузки в течение рабочего дня, чередования труда и отдыха, проведения при необходимости, психофизической разгрузки.

Установление и поддержание здорового микроклимата в коллективе также способствует повышению производительности труда и сохранению здоровья сотрудников. Микроклимат зависит не только от взаимоотношений сотрудников, но и от отношения руководителя к сотрудникам. Непредвзятость со стороны руководителя, равномерная загрузка сотрудников, оказание им помощи, внимание к их бытовым проблемам, своевременное устранение конфликтных ситуаций создают благоприятную почву для хорошего настроения сотрудников и нормальных, доброжелательных взаимоотношений.

Каждый сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен быть обеспечен нормативно -методическими документами регулирующими процесс его деятельности и технологию выполнения работ.

К ним относятся документы, перечисляемые в различных главах данной книги, а также методическая литература: книги, брошюры, журналы, которые позволяют найти ответы на вопросы, не отраженные в нормативных документах. На рабочих местах следует иметь и необходимые справочники, включая телефонные.

9.Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:

- разработка перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну;

- разработка перечней издаваемых предприятием конфиденциальных документов;

- снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;

- разработка «Положения о системе доступа к конфиденциальным документам»;

- экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;

- проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.

Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать высококвалифицированных сотрудников, в первую очередь руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности предприятия и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива предприятия (при наличии архива). Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, допущенного ко всем конфиденциальным документам.

ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности предприятия, в их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения.

После установления состава документов определяются круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать (утверждать) тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данный документ должен направляться.

Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляются раздельно по каждому виду тайны и могут иметь следующую форму:

№ п/п	Наименование документа	Гриф конфиденциаль-ности	Срок конфиденциаль-ности	Фамилии и инициалы лиц, имеющих право составлять документы	Фамилии и инициалы лиц, визирующих документы	Фамилии и инициалы лиц, имеющих право подписывать и утверждать документы	Количество изготовляемых экземпляров документов	Куда направляются	Примечания

Грифы и сроки конфиденциальности документов должны соответствовать степеням и срокам конфиденциальности включаемых в документы сведений, определенным перечнями сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну. При установлении таким сведениям одной степени конфиденциальности графа "Гриф конфиденциальности" опускается.

Если документ подлежит утверждению, то в графе 7 сначала проставляются инициалы и фамилия лица (лиц), подписывающего документ, затем после слова «утв.» - инициалы и фамилия лица, утверждающего документ. При значительном количестве утверждаемых документов Графа 7 может быть разделена на две графы : «Инициалы и фамилии лиц, имеющих право подписывать документы" и "Инициалы и фамилии лиц имеющих право утверждать документы".

К числу документов, подлежащих утверждению в соответствии с существующими нормативными актами, относятся: уставы, положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия, структура, штатное расписание, должностные инструкции, акты проверок (ревизий), сметы, расценки на проведение работ и оказание услуг и некоторые другие.

Если при направлении документов другим предприятиям каждый адресат не должен знать, кому еще направлен данный документ, то в графе 9 по соответствующему виду документа после внесения адресатов делается пометка "раздельное адресование", означающая, что на каждом экземпляре документа должен проставляться лишь адресат, которому направляется данный экземпляр.

Графу 10 следует использовать (при необходимости) для указания периодичности составления документов, а также для пометки о проставлении оттиска печати на соответствующих документах.

Перечни издаваемых док<