Лекция 10. контроль как функция менеджмента.

Сущность контроля.

Контроль –это процесс обеспечения достижения целей организации. Контроль психологически воспринимается отрицательно большинством людей, так как ассоциируется с принуждением, ограничением. Равнозначимой является положительная сторона контроля как всемерная поддержка успеха. Контроль должен позволять выявлять проблему и корректировать деятельность организации до того, как проблемы стали кризисными.

Любая организация должна вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их. Руководители, независимо от своего ранга, должны осуществлять контроль как часть своих должностных обязанностей. Если рассматривать контроль во времени, то выделяют следующие виды контроля: предварительный, текущий и заключительный.

1. Предварительный контроль осуществляется до начала работы, и его задача – в том, чтобы убедиться, что работа организации пойдет в нужном направлении. Основные средства осуществления предварительного контроля – это создание правил, процедур. Кроме того, это осуществление контроля в трех ключевых областях:

· кадровые ресурсы: анализ деловых и профессиональных качеств, необходимых для выполнения должностных обязанностей, и подбор, найм, расстановка кадров. Если необходимой квалификации не найти на рынке труда, то обучение происходит внутри организации. Формы предварительного контроля: собеседование, анализ документов, предварительное обучение.

· материальные ресурсы: вырабатываются стандарты минимально допустимого уровня качества, и проводится проверка на них поступающих материальных ресурсов. Выбор надежного поставщика (ков) и обеспечение запасов ресурсов, материалов на достаточном уровне

· финансовые ресурсы: составление бюджета – очень хорошая форма предварительного контроля, так как устанавливает предельное значение затрат, которое не позволяет организации/отделу исчерпать свои возможности.

2. Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Является прерогативой руководителей, а объектом являются подчиненные. Для осуществления текущего контроля большое значение имеет наличие обратной связи, которая дает информацию о полученных результатах, позволяет выявлять проблемы и корректировать поведение руководителей и персонала. Все системы обратной связи как в организации, так и в биологической системе, состоят из одних и тех же элементов и работают на следующих принципах:

· эти системы имеют цели

· они используют внешние ресурсы

· преобразуют внешние ресурсы для внутреннего пользования

· следят за значительными отклонениями от немеченых целей

· корректируют эти отклонения для обеспечение достижения целей

Отклонения, на которые организация должна реагировать, могут быть вызваны как внешними, так и внутренними факторами: технологиями, законодательством, персоналом…

3. Заключительный контроль проводится в конце работы. Осуществляет 2 функции:

· дает руководству информацию, как планировать аналогичные работы в будущем, дает информацию о возможных проблемах и позволяет вырабатывать методы их разрешения

· способствует мотивации, так как результаты нужно измерить, оценить и мотивировать работника.

Процесс контроля.

Сам процесс состоит из 3-х этапов:

· выработка стандартов

· сопоставление с этими стандартами реальных результатов

· необходимые корректирующие действия

Выработка стандартов.

Стандарты –это конкретные цели, изменение которых поддается измерению. Все стандарты организации должны быть выбраны из множества целей и определяться стратегией организации. Цели, которые используются в качестве стандартов, должны отличаться двумя особенностями:

· должны иметь временные рамки

· представляют конкретный результат (показатель), по которому можно оценивать выполнение работы.

Результат позволяет сопоставить реально сделанную работу с запланированной и показывает, что остается несделанным и как достичь запланированного. Достаточно легко установить показатели для коммерческих организаций (прибыльность, фондоотдача…). Но для некоммерческих организаций показатели не могут быть четко выражены, там имеют место социологические показатели (удовлетворенность персонала, уровень текучести кадров).

Таким образом, задача первого этапа в том, чтобы установить стандарты и выработать показатели результативности.