Глава 1. документационное обеспечение управление и его правовые средства

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение..................................................................................................................3

Глава 1. Документационное обеспечение управление и его правовые средства...................................................................................................................7

1.1 Понятие документационного обеспечения управления................................7

1.2 Служебные документы как основное правовое средство документационного обеспечения управления....................................................12

Глава 2. Особенности делопроизводства в войсковой части......................18

2.1. Организация несекретного делопроизводства.............................................18

2.2. Порядок приема, регистрации и учета служебных документов................21

2.3. Рассмотрение и организация исполнения служебных документов..........23

2.4. Хранение служебных документов, формирование и оформление дел, книг, журналов.......................................................................................................25

2.5. Уничтожение служебных документов, изданий, дел, книг и журналов.................................................................................................................28

2.6. Организация службы ДОУ в войсковой части............................................30

Заключение...........................................................................................................33

Список использованной литературы..............................................................35

ВВЕДЕНИЕ

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения, что особенно актуально в условиях военной организации. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия.

Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована, все вышеперечисленные требования имеют также отношения к делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в большой организации ведут специальные подразделения, а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.)[1].

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В Вооруженных Силах обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления какими-либо объектами, структурами, подразделениями. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.

Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям[2].

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, Вооруженным Силам жизненно необходимо обладать всей полнотой информации. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Целью научной работы является всесторонние изучение понятия и содержания документационного обеспечения управления, а также изучение особенностей документационного обеспечения управления военной организацией

Для решения поставленной цели ставятся следующие задачи:

· Изучить понятие документационного обеспечения управления

· Рассмотреть различные служебные документы и дать их краткую характеристику

· Рассмотреть общие принципы документационного обеспечения управления в войсковой части

· Изучить общие правила ведения несекретного делопроизводства в войсковой части

Объектом научной работы являются документационное обеспечение управления в целом и его общие особенности в войсковой части.

Предмет научной работы образуют сущностные, содержательные, юридические особенности документационного обеспечения управления как основного правового средства обеспечения военного управления.

Методологической основой исследования являются диалектика как общенаучный метод познания, а также логический, системный, исторический и сравнительно–правовой методы научного познания.

Научная новизна исследования определяется тем, что оно является комплексным монографическим исследованием документационного обеспечения управления. В рамках данной работы предпринята попытка углубленного анализа проблемы организации службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) в «военном» праве.

Научно–практическая значимость состоит в том, что понятие и система организации службы документационного обеспечения управления является одной из основ успешного функционирования как отдельной воинской части, так и всей военной организации общества в целом. Сформулированные в работе выводы могут быть использованы в ходе дальнейших разработок отдельных проблем, связанных с предметом исследования.

Структура научной работы определяется целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав, объединяющих шестнадцать параграфов, заключения и списка использованной литературы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

Документационное обеспечение управления – очень важный фактор, напрямую влияющий на функционирование военной организации. Без строгого документирования, без постоянного ведения документации, любая военная деятельность невозможно, так как в ней не будет возможности контролировать деятельность отдельного военнослужащего и всех Вооруженных Сил в целом.

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления является организация документооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения.

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении делопроизводителей Вооруженных Сил, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами влияет на качество работы военного управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит боеготовность армии в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - приказ, директива, распоряжение и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого государственного органа, в особенности такого сложного как Вооруженные Силы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности, контроля и порядка.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в Вооруженных Силах документообороту всегда уделяется большое внимание.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативная правовая база:

1. Конституция РФ.

2. Федеральный закон от 27 мая 1998 г. N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих".

3. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации".

4. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания".

5. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

6. Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти".

7. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

8. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".

9. Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах России № 205/2/588. Утв. Министром обороны России 19 августа 2009 г.

10. Список грамматик, словарей и справочников, содержащих нормы современного русского литературного языка при его использовании в качестве государственного языка Российской Федерации (утв. приказом Министерства образования и науки РФ от 8 июня 2009 г. N 195).

Научная и учебная литература

1. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И.Н.Кузнецов. М.: Юрайт, 2013. - 299 с.

2. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебник / М.И.Басаков. Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 343 с.

3. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С.Гринберг и др. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 311 с.

4. Овчаров О.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. М.:ВУ, 2012 (электронная версия). - 268 с.

5. Гутгарц, Р.Д. Информационные технологии в управлении кадрами / Под ред. д.ф.-м.н. проф. В.А. Пархомова. М.: ИНФРА-М, 2011. - 235 с.

6. Документация в информационном обществе: Административная реформа и управление документацией. Доклады и сообщения на XIX Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2014г / Росархив. ВНИИДАД. М., 2014. - 368 с.

7. Информационное обеспечение государственного управления / Под ред. Ю.В. Гуляева. - М.: Славянский диалог, 2015. - 415 с.

8. Красавин, А.С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство. Практическое пособие. -М.: Инфра-М, 2014. 104 с.

9. Максимович, Г.Ю. Документальные базы данных // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. - №8. - С. 82-85.

10. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. 3-е изд. М.: ИНФРА-М, 2013. - 592 с.

11. Пиддэ, А. Информационное поле управления // Служба кадров. 2014. - № 1. - С. 60—64.

12. Стрельцова, JI.A. Методы совершенствования ДОУ: сокращение документооборота // Секретарь-референт. 2013. - №2. - С. 17-20.

13. Храмцовская, Н.А. Нормативные документы организации: как ввести в действие и организовать хранение? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2015. - №11. - С. 73 - 80.

14. Якушин, С.Б. О совершенствовании информационного обеспечения управления // Деньги и кредит. 2012. - № 6. - С. 67-70.

15. Янковая, В.Ф. Организационные формы делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. - №8. С. 14-18.

[1] Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И.Н.Кузнецов. М.: Юрайт, 2013. - С. 23

[2] Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебник / М.И.Басаков. Ростов н/Д: Феникс, 2013. - С. 56

[3] Документация в информационном обществе: Административная реформа и управление документацией. Доклады и сообщения на XIX Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2014г / Росархив. ВНИИДАД. М., 2014. – C. 120

[4] Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. 3-е изд. М.: ИНФРА-М, 2013. – C. 265

[5] Максимович, Г.Ю. Документальные базы данных // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. - №8. – С. 82-85.

[6] Красавин, А.С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство. Практическое пособие. - М.: Инфра-М, 2014. – C. 91

[7] Информационное обеспечение государственного управления / Под ред. Ю.В. Гуляева. - М.: Славянский диалог, 2015. – C. 176

[8] Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах России № 205/2/588. Утв. Министром обороны России 19 августа 2009 г.

[9] Документационное обеспечение управления: учебник / А.С.Гринберг и др. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 311 с.

[10] Гутгарц, Р.Д. Информационные технологии в управлении кадрами / Под ред. д.ф.-м.н. проф. В.А. Пархомова. М.: ИНФРА-М, 2011. - С. 215

[11] Янковая, В.Ф. Организационные формы делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. - №8. С. 14-18.

[12] Овчаров О.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. М.:ВУ, 2012 (электронная версия). – С.167

[13] Пиддэ, А. Информационное поле управления // Служба кадров. 2014. - № 1. - С. 60—64.

[14] Храмцовская, Н.А. Нормативные документы организации: как ввести в действие и организовать хранение? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2015. - №11. - С. 73 - 80.

[15] Стрельцова, JI.A. Методы совершенствования ДОУ: сокращение документооборота // Секретарь-референт. 2013. - №2. - С. 17-20.