Организационно-правовые документы

УТВЕРЖДАЮ

Директор СПБ ГБОУ НПО «ПРЛ»

_____________________ А.В.Пономарев

____________________________ 2012г.

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

СОДЕРЖАНИЕ

1.Общие положения 4

2. Документация Лицея 5

3. Общие требования к оформлению документов 5-7

Общие требования к составлению и расположению текста документа

4. Особенности подготовки и оформления документов 7-14

5. Правила оформления документов 14-19

5. Организация документооборота и исполнения документов 19-22

6. Поисковая система по документам 22-23

7. Контроль исполнения документов 23-24

8. Организация работы с документами в делопроизводстве 24-28

9. Порядок передачи документов в архив 28-36

Приложения

· Бланк письма (Приложение 1) 37

· Обложка дела (Приложение 2) 38

· Бланк распоряжения (Приложение 3) 39-40

· Общий бланк (Приложение 4) 41

· Бланк служебной записки (Приложение 5) 42

· Бланк приказа (Приложение 6) 43-44

· Форма должностной инструкции (Приложение 7) 45

· Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению

(Приложение 8) 46

· Расположение реквизитов углового бланка (Приложение 9) 47

· Расположение реквизитов продольного бланка (Приложение 10) 48

· Наименование реквизитов документа (Приложение 11) 49

· Примерный перечень видов документов, не подлежащих регистрации

(Приложение 12) 50

· Журнал регистрации приказов по основной деятельности (Приложение 13) 51

· Лист-заверитель дела (Приложение 14) 52

· Внутренняя опись дела (Приложение 15) 5 3

· Форма номенклатуры дел структурного подразделения (Приложение 16) 54

· Форма номенклатуры дел Лицея (Приложение 17) 55

· Форма итоговой записи к номенклатуре дел (Приложение 18) 56

· Форма архивной описи постоянного хранения (Приложение 19) 57

· Форма архивной описи по личному составу (Приложение 20) 58

· Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих

хранению (Приложение 21) 59-60

· Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых

исчерпаны (Приложение 22) 61

Инструкция по делопроизводству

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в Санкт-Петербургском государственном бюджетном образовательном учреждении начального профессионального образования «Профессиональный реабилитационный лицей» (далее — Лицей), порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами, контролю их рассмотрения, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию в Лицее.

Инструкция составлена в соответствии с Правилами делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).00

1.2. Руководство и контроль за соблюдение установленного порядка работы с документами в Лицее осуществляет Отдел кадров.

Отдел кадров дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями Лицея, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в Отдел кадров. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства Лицея.

1.6. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

1.7. Положения, Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.8. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника Лицея.

ДОКУМЕНТАЦИЯ ЛИЦЕЯ

2.1. Управленческая деятельность Лицея обеспечивается системой соответствующей организационно-распорядительной документации. Ее состав определяется компетенцией структурных подразделений Лицея, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между Лицеем и другими органами Лицея и организациями.

2.2. Лицей издает приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, иные документы в соответствии с компетенцией Лицея.

Установленные вышеперечисленными актами, изданными в Лицее, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов, как письма.

Использование в этих целях телеграмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих актов по данному вопросу.

ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1.1. Для оформления документов рекомендуется использовать стандартные возможности текстового редактора MS Office Word (версии 6.0 и выше) с использованием шрифтов Times New Roman размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 через 1—2 интервала.

Все документы должны иметь следующие поля:

- левое, верхнее, нижнее – 20мм.

- правое - не менее 10 мм.

3.1.2. При подготовке организационно-распорядительных документов работники оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТа Р6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И РАСПОЛОЖЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

3.2.1. Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.

Документы, направляемые за рубеж, могут составляться на языке страны адресата.

Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение, которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

В официальных документах используются простые распорядительные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами.

Текст документа может быть представлен в форме согласованного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

3.2.2. Согласованный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.

Согласованный текст может, подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделительными точками и с точкой на конце.

В тексте документа инициалы располагаются после фамилии.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договора, контракты, акты, заявки, заключения и т.д.) используются формы с трафаретным текстом.

3.2.3. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной – их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

3.2.4. Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах так же (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др.).

Слева над таблицей размещают слово «Т а б л и ц а», выделенное разрядкой, после него приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф, а наименования объектов – заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе.

Например:

Т а б л и ц а

Заголовок строк	Заголовок граф	Заголовок граф
подзаголовки граф	подзаголовки граф	подзаголовки граф	подзаголовки граф
Подзаголовки строк	Строка	Строка	Строка	Строка
-//-	-//-	-//-	-//-	-//-
-//-	-//-	-//-	-//-	-//-

Графы таблицы должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы и номера граф продолжаются.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только условные общепринятые обозначения.

3.2.5. В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: СНГ, зам., и др.; графические – г-н, ж.-д., кв.м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. – годы, пп. – пункты и некоторые другие.

При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Текст документа и приложения нумеруются раздельно.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

Оформление рукописного текста документа должно соответствовать установленным требованиям. Текст должен быть четким и разборчивым. Не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ПРИКАЗ

4.1.1. Приказ - это основной распорядительный документ.

Приказами оформляются решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности Лицея и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также с проведением важных организационных мероприятий. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

4.1.2. По содержанию приказы подразделяются на:

/1 - приказы по личному составу сотрудников лицея;

/2 – приказы по личному составу учащихся (зачисление в Лицей, отчисление, восстановлении после академического отпуска);

/3 – приказы по основной деятельности Лицея;

1. Приказы по личному составу работников — регулируют прием, перемещение, увольнение, предоставление отпусков, командировок, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников. Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки и пр.). Приказы по личному составу составляются отделом кадров.

2. Приказы по основной деятельности — регулируют порядок финансирования, материально-техническое обеспечение, научно-техническую, технологическую политику, создаются в случае организации, реорганизации, ликвидации какого-либо структурного подразделения; при утверждении и введении в действие организационно-правовых документов (положений, уставов, правил, инструкций и т.п.),

4.1.3. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений Директора, его заместителя по учебно-производственной работе, а в отдельном случае в инициативном порядке.

4.1.4. Приказы подписываются Директором или, в его отсутствие, исполняющим обязанности Директора.

4.1.5. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления приказов и их последующей регистрации является обязанностью Отдела кадров.

Исключение составляют кадровые приказы — приказы по личному составу. Обеспечение правильности оформления приказов по личному составу, их регистрация, рассылка и хранение является обязанностью отдела кадров.

4.1.6. Подписанию приказа во всех необходимых случаях предшествует процедура согласования. С этой целью приказы и приложения к ним представляются должностным лицом (ответственным исполнителем структурного подразделения), руководителям соответствующих структурных подразделений на подпись и должностным лицам, которым в данном приказе предусматриваются задания и поручения.

4.1.7. Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы в соответствии с ниже указанным п.5. 1.1. и представляются на подпись.

4.1.8. Датой приказа является дата его подписания. При этом в содержании приказа может отдельным пунктом оговариваться дата его введения в действие. В том случае, если подобное указание в тексте приказа отсутствует, последний считается вступившим в силу с момента подписания.

4.1.9. Подписанный приказ подлежит немедленной регистрации в Отделе кадров, приказу присваивается очередной порядковый номер в пределах текущего календарного года.

4.1.10. Отдел кадров передает в структурные подразделения в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем на оборотной стороне последнего листа до подписания приказа Директора путем электронного документооборота лицея. Ответственность за составления рассылки возлагается на того, кто составляет рассылку.

4.1.11. Приказ должен быть подготовлен в течение З дней, если не установлен другой срок.

4.1.12. Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman размером 12, 13, 14. согласно указанному ниже п.5.1.

4.1.13. Приказ имеет следующие реквизиты:

- наименование Лицея:

- наименование вида документа (приказ);

- дату документа:

- номер документа;

- заголовок к документу;

- текст документа;

- отметку о приложении;

- визы;

- подпись;

- отметку об исполнителе;

- список рассылки.

4.1.13.1.Дата оформляется цифровым или словесно - цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.

Например: 14.07.2009 №21 или 14 июля 2010 г. №23.

4.1.13.2. Заголовок-это краткое содержание к документу. Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.

Заголовок печатается полужирным шрифтом не более 40 знаков в строке, без абзацного отступа, располагаясь на странице центрированным способом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, располагается на странице через 1 межстрочный интервал. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок. Как правило, формулируется в предложном падеже, например: “О командировании работников в...” Точка в конце заголовка не ставится.

4.1.13.3. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером 14 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. В тексте приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования структурных подразделений, должностей.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами “в целях”, “в соответствии”, “во исполнение” и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, действия однородного характера, могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие - то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами “Признать утратившим силу...”.

В приказ не следует включать пункт “Приказ довести до сведения...”. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в рассылке, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа (в соответствии с. п.4.1.13.8.).

4.1.13.4. При большом объеме текста в приказе излагаются лишь основные вопросы, остальной текст - в приложениях к приказу. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы — положения, инструкции, правила и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части делаются ссылки: ... (приложение № 1); ... (приложение № 2). В приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием к какому приказу или пункту приказа относится приложение.

Приложение является неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказа, не допускается.

Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план, график и т.п.).

4.1.13.5. Виза- отметка о согласовании документа внутри организации.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей. Согласующие подписи оформляются на оборотной стороне последнего листа документа, либо на листе согласования.

4.1.13.6 Подпись оформляется на 2-3 интервала ниже текста документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы подписывает Ректор, а в его отсутствие — должностное лицо, назначенное приказом исполнять обязанности Ректора в соответствии с ниже указанным п.5.2.3.

4.1.13.7. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию и инициалы) исполнителя документа и номер его телефона. Уровень исполнителей должен быть не ниже специалистов структурных подразделений. Отметку об исполнителе располагают на оборотной стороне последнего листа документа.

4.1.13.8. Список рассылки оформляется на оборотной стороне последнего листа документа ближе к нижнему полю слева. Необходимость рассылки приказа структурным подразделениям устанавливает исполнитель.

В приказах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений. Лучше всего перепечатать документ с необходимыми уточнениями и изменениями. Если это, по каким- либо причинам невозможно, то документ корректируется следующим образом: неверная запись зачеркивается, надписывается правильный текст, который заверяется подписью Директора, датой (приложение 6).

РАСПОРЯЖЕНИЕ

4.2.1. Право издания распоряжений предоставляется Директору лицея.

4.2.2. Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности Лицея. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом “Предлагаю” или “Обязываю“, которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия (приложение 3).

ПРОТОКОЛ

4.5.1. Протокол — документ, фиксирующий содержание переговорных и совещательных мероприятий и придающий юридическую силу принятым на них решениям.

4.5.2. Протокол составляется на основании рабочих записей, произведенных во время заседаний и совещаний, а также различных письменных материалов (тезисов, докладов и выступлений, проектов решений и др.), подписанных их авторами (разработчиками).

4.5.3. Протокол печатается на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman Cyr размером №12-14.

4.5.4. Протокол имеет следующие реквизиты:

- наименование Лицея;

- наименование вида документа;

- дату документа;

- номер документа,

- заголовок к документу;

- текст документа;

- визы;

- подпись;

- отметку о приложении.

4.5.5. Наименование документа — слово “П р о т о к о л” печатается от границы верхнего поля бланка прописными буквами вразрядку, жирным шрифтом, центрированным способом.

4.5.6. Наименование протокольного мероприятия определяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал центрированным способом.

4.5.7. Дата протокола оформляется в соответствии с п. 4.1 .13.1.

4.5.8. Текст протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

4.5.9. Каждый раздел протокола нумеруется арабской цифрой.

4.5.10. Подписи оформляются в соответствии с п. 4.1.17.

4.5.11. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей — вводной и основной.

4.5.12. Вводная часть текста содержит сведения о должностных лицах протокольного мероприятия — председателе, секретаре, присутствующих (их численном, и, если необходимо, персональном составе), а также о повестке дня мероприятия.

4.5.13. Основная часть текста состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня протокольного мероприятия. Текст каждого раздела излагается в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

4.5.14. В разделе “СЛУШАЛИ” в кратких протоколах дается фамилия выступившего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия, инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст докладчика представлен в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

4.5.15. В разделе “ВЫСТУПИЛИ” в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

4.5.16. В разделе “ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)” записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникло двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных ‘за”, “ПРОТИВ”, “воздержавшихся”, а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

4.5.17. Протокол подписывается председателем и секретарем, датой протокола является дата протокольного мероприятия.

4.5.18. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

4.5.19. Решения протокольных мероприятий доводятся до исполнителей с помощью электронного документооборота.

ДОВЕРЕННОСТЬ

4.6.1. Доверенность документ, удостоверяющий факт передачи полномочий на осуществление каких-либо действий (деятельности) от одного должностного лица другому лицу.

4.6.2. Доверенность на выполнение какой-либо деятельности от имени Директора Лицея доверенному должностному лицу выдается только Директором Лицея.

4.6.3. Оформляется доверенность на общем бланке Лицея.

4.6.4. При оформлении доверенности в документе указываются:

1. Фамилия, имя, отчество руководителя, паспортные данные, его должностное положение, полное наименование Лицея;

2. Фамилия, имя и отчество доверенного лица;

3. Место жительства;

4. Паспортные данные;

5. Наименование должности доверенного лица;

6. Вид деятельности, на совершение которой уполномочено доверенное лицо;

7. Образец подписи доверенного лица;

8. Срок действия доверенности;

9. Подпись Директора.

4.6.5. Подписанный документ подлежит регистрации в Отделе кадров и заверяется гербовой печатью у секретаря Директора.

4.6.6. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если же срок действия в доверенности не был указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее регистрации.

4.6.7. Экземпляр доверенности выдается на руки доверенному лицу.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

4.7.1. Через деловые (служебные) письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии или сопровождения материальных ценностей в пути, гарантии об оплате и т.д.

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые “сопроводительные” Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

а) письма, требующие письма-ответа;

б) письма, не требующие письма-ответа.

4.7.2. Форма письма содержит следующие реквизиты:

- наименование Лицея;

- адресные и справочные данные Лицея;

- дата и регистрационный номер;

- ссылка на индекс и дату инициативного письма (если это требуется);

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (при наличии приложения);

- подпись;

- отметка составителя письма.

4.7.3. Письмо печатается на стандартных бланках Лицея для писем (требования к бланкам рассмотрены в п.5.1.), либо на чистых листах форматов А 4, А5 с угловым штампом Лицея.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.7.4. Во всех исходящих письмах должен быть указан регистрационный номер и дата (пример регистрации документов рассмотрен в п. 7.1.5.). Датой письма во всех случаях является дата его подписания.

4.7.5. Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, должен быть кратким.

4.7.6. Текст письма излагается:

- от З-го лица единственного числа, например: “Лицей считает...”, «Лицей рассмотрел…» и т.п.;

- от 1-го лица единственного числа, если письмо оформлено на бланке должностного

лица, например: “Прошу... “, “Направляю...” и т.п.

4.7.7. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, в необходимых случаях приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, излагается суть обращения - выводы, просьбы, предложения, решения, сообщение о какой-либо информации, сопроводительный текст и т.п. В необходимых случаях служебное письмо может завершаться краткими выводами.

4.7.8. При наличии приложений к письму об этом делается соответствующая ссылка в заключительном абзаце текста.

4.7.9. Право подписи официальных писем устанавливается приказом или доверенностью Директора.

4.7.10. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Директора на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Директора. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.7.11. Гарантийное письмо устанавливает или подтверждает обязательство партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату. Этот документ должен иметь название «Гарантийное письмо», подписи руководителя и главного бухгалтера; гербовую печать Директора.

Письма составляются в одном экземпляре: экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов определяется адресату, копия — хранится в деле исходящей документации в Канцелярии в электронном документообороте.

СПРАВКА

4.8.1. Справки, выдаваемые в Лицее, подтверждают место учебы или работы, о занимаемой должности, заработной плате и т.п.

4.8.2. Текст справки, подтверждающей место обучения или работы, начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения.

4.8.3. В справке должно быть указано куда предоставляется или вносится запись «По месту требования»

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

5.1.1. Документы должны оформляться на стандартных бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Бланки документов должны иметь поля:

- левое, верхнее, нижнее – 20 мм;

- правое – не менее 10 мм.

5.1.2. В Лицее применяются следующие виды бланков:

- бланки приказов (распоряжений);

- бланк для писем Лицея с угловым расположением реквизитов;

5.1.3.Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков осуществляется приказом Директора. Соответствующие предложения вносятся руководителем Канцелярии вместе с образцами предлагаемых бланков.

5.1.4.Бланки Лицея воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники.

5.1.5.Бланки должны использоваться строго по назначению и без соответствующего распоряжения Директора не могут передаваться другим организациям и лицам.

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ В ПРОЦЕССЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке документов работники обязаны соблюдать правила оформления реквизитов:

5.2.1. Заголовок к тексту документа

Оформление заголовка должно быть выполнено в соответствии с п.4.1.13.2.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «О чем?»: «О выделении...», «Об изменении...», «В дополнении...» и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим документ.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

5.2.2. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (план, график, смета, инструкция, положение, отчет) — дата подписания соответствующего распорядительного документа или договора, к которому этот документ прилагается.

Дата документа проставляется Директором, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2009 г.), а в остальных случаях — цифровой в следующей последовательности:

день, месяц, год (29.04.2009).

5.2.3. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные и муниципальные органы исполнительной, представительной и судебной власти подписываются Директором.

Документы, направляемые сторонним организациям, гражданам, подписываются Директором. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если Директор, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает исполняющий обязанности Директора. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: “и.о.”). Не допускается подписывать документы с предлогом “за” или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном <