Понятие о делопроизводстве. Место и роль документов в управлении.

Делопроизводство- деятельность, охватывающая процесс документирования и организации работы с документами в процессе создания документа.

Составной частью делопроизводства является документирование.

Роль документа в управлении - он направлен на решение имеющейся или возникшей проблемы.

Документ, созданный организацией мили должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.

Документ может выполнять следующие функции:

Историческая (фиксирует факты)

Учетная (в бухгалтерии)

Культурная (передает традиции)

Социальная (докумен6т передает жизнь человека в обществе)

Правовая

Коммуникативная (передача информации).

В течение времени документы меняются.

Классификация документов.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

Единая государственная система делопроизводства.

Единая государственная система делопроизводства представляет собой комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив.

Основные положенияЕдиной государственной системы делопроизводства; машинопись; порядок учета машинописных работ; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, правила эксплуатации пишущих машин и диктофонов; основы научной организации труда; правила внутреннего трудового распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Общение в бизнесе.

Деловая беседа.

Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия общественных субъектов, в котором происходит обмен информацией, опытом, способностям, умениями и навыками, а также результатами деятельности.

Цель делового общения - постановка определенных целей и конкретных задач.

Деловое общение проявляется в трех формах: Субординационная; Служебно-товарищеская форма общения; 3. Дружеская форма.

Деловое выступление.

Важную роль в деловом выступлении играет ясность и точность речи. Нужно избегать лишних двусмысленных слов и выражений.

Выступление должно быть кратким. Важно не только завоевать внимание слушателей, но и удержать его. Если выступление будет интересным, то оно не покажется длинным. Свое выступление лучше закончить несколько раньше определенного по регламенту времени.

Чтобы выступление было эффективным, выступающий должен придерживаться следующих правил:

•сообщение должно быть четким и кратким;

•манера изложения материала и язык должны быть легкодоступны, привычны для людей: Не должно быть длинных предложений и малознакомых слов;

•информация должна идти к конкретному адресату; Для этого используются вербальные и невербальные приемы;

Анализ итогов переговоров.

Результаты переговоров во многом зависят от умения, способностей и опыта их ведения. Они могут быть выгодными для одной из договаривающихся сторон и менее выгодными для другой. Основная задача переговоров на любом уровне состоит в убеждении партнера (другой стороны) в том, что нужно; но ни при каких обстоятельствах не стоит стремиться к достижению односторонних выгод для себя.

Одно из основных итогов переговоров и особенно последующего сотрудничества - завоевание доверия.

Важными элементами переговорного процесса являются аргументы, вопросы и замечания. Аргументация не должна быть голословной, ее могут составлять факторы, реальные цифры, мнения известных экспертов, бизнесменов и предпринимателей. Необходимо иметь в виду, что человеку трудно воспринять более пяти доводов подряд. Сводя к минимуму монологи, надо давать возможность говорить и спрашивать собеседнику.

Организация презентаций.

Презентация -это личная встреча с потенциальными клиентами, основная цель которой побудить участников к использованию производимого товара (продукции. Услуг) субъектом хозяйствования.

С помощью презентации можно решать следующие задачи: 1. Формирование положительного мнения. 2. Стимулирование новых заказов, расширение сотрудничества. 3. Поддержание завоеванной репутации. 4. Показ новых возможностей субъектов хозяйствования и др.

Для проведения презентации необходимо:

- сформулировать конкретные задачи;

- составить список приглашенных, включая бывших и настоящих клиентов и лиц, которым следует уделить особое внимание, представителей средств массовой информации;

- разработать программу, включающую формальную встречу, развлекательную часть;

- спроектировать визуальное оформление помещения, подобрать сувениры, сделать свободную выкладку материалов, определить формы демонстрации образцов продукции;

- выбрать помещение, обеспечивающее реализацию программы и презентации (включая использование аудио- и видеоматериалов, развлекательной программы);

- подготовить информационные письма, пресс-релиз для прессы, подготовить приглашения (информационные письма с приглашениями рассылаются не позднее чем за 4 дня до проведения презентации).

- тщательно продумать последовательность, содержание и форму докладов;

Визитные карточки.

Обмен визитными карточками является обязательным атрибутом первой встречи с деловым партнером. Визитная карточка печатается на тонком картоне в форме небольшого прямоугольника размером 9х5см на государственном языке, принятом в стране, и желательно на одном из иностранных языков (английский, немецкий, французский). В визитной карточке указывается полностью фамилия, имя, отчество, должность, реквизиты организации, номера домашнего и служебного телефонов и факс.

Наиболее распространенные виды визитных карточек:

- Стандартная карточка, которая используется уже при состоявшемся знакомстве. На ней указываются личные реквизиты руководителя;

- Карточка для специальных и представительских целей, в которой указывается адрес и телефон фирмы: используется чаще всего для поздравлений и сувениров.

Приемы и их организация.

При орган. приемов необходимо определить число гостей, разослать им приглашения, составить на основании полученных ответов план рассаживания с учетом ранга гостей и того, что мужчины должны сидеть вперемешку с женщинами, а рядом не должны находиться работники одной и той же фирмы или члены делегации. Необходимо соблюдать признание служебного и общественного положения гостей, почетные звания, возраст и др. Если на приеме присутствуют мужчины с женами, то первым считается место справа от хозяйки, вторым – справа от хозяина. Если на приеме присутствуют только мужчины (без жен), то первым считается место справа от хозяина, а вторым – слева от него. На всех официальных приемах, которые проводятся за общим столом, почетных гостей сажают лицом к входной двери, напротив хозяев; жен стараются не сажать рядом с мужьями и не усаживают рядом двух женщин или двух иностранных гостей. При рассаживании следует учитывать языки, на которых говорят присутствующие.

Виды приемов.

Деловые приемы бывают официальными и неофициальными.

Официальные приемы устраиваются главами государств, правительствами, консульствами, военными атташе, торговыми представительствами по случаю национальных праздников, пребывания государственных руководителей, иностранных делегаций, открытия крупных выставок и конференций, заключения международных соглашений. Остальные деловые приемы считаются неофициальными. Официальные приемы обычно проводятся по правилам дипломатического протокола и этикета.

Неофициальные приемы могут устраиваться в разное время: в 8 часов – завтрак

Подготовка сувениров и памятных подарков.

Делать подарки сослуживцам и преподносить сувениры с фирменными знаками своим партнёрампо бизнесу – давняя традиция делового мира.Цель подарка в деловой жизни – продемонстрировать свои добрые намерения или стимулировать рекламу и сбыт продукции или услуг.

Согласно этикету, при первой встрече подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести сувенир прибывшему к вам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного партнера и рассчитывают на длительные отношения. Чтобы здоровый деловой дух обмена подарками не уступил место возможным злоупотреблениям, есть один надежный способ – делать относительно недорогие подарки: набор авторучек, часы, шарф, духи (для женщин) или одеколон (для мужчин), декоративную или столовую вазу и др.

Общение с прессой.

Основные формы общения с прессой : статьи сотрудников организации; пресс-релизы; пресс-конференции; прием журналистов; визиты непосредственно на объекты.

Самым распространенным способом передачи информации СМИ является подготовка пресс-релизов, на которых следует указывать желательную дату опубликования. После написания их отправляют по обычной или электронной почте в различные СМИ. Главным требованием к пресс-релизам является абсолютная ясность и отсутствие двусмысленности.

Задания [4]

Тема «Составление и оформление организационно-распорядительных документов». Задания № 1-9 (стр. 13-16).

Тема «Составление и оформление информационно-справочных документов». Задания № 1-17 (стр. 17-21).

Тема «Документирование трудовой деятельности». Задания № 1-7 (стр. 22-23).