Тема: организация делопроизводства в аптеке.
Цель занятия:получить навыки составления и оформления документов всоответствии с действующим стандартом; овладеть приемами организации документооборота в аптеке.
Для достижения поставленной цели студент должен:
1. Воспользоваться знаниями, полученными при изучении других тем и других разделов дисциплины организации и экономики фармации;
2. Изучить материалы лекции и рекомендованную по теме литературу;
3. Воспользоваться блоком информации и алгоритмом решения задач и выполнения заданий;
Работа на занятии состоит из четырех частей: I. Ответы на вопросы исходного уровня.
II. Решение ситуационных задач.
III. Выполнение практических заданий. IV. Осуществление самоконтроля.
I. ОТВЕТЬТЕ НА ВОПРОСЫ ИСХОДНОГО УРОВНЯ:
1. Допишите фразу до логического завершения:
Деятельность по созданию документов и организации работы с ними называется
…………………………………………………….. (как?)
2. Подберите соответствие:
А. Документирование а) правила оформления и составления документов
Б. Документооборот б) организация работы с документами
3. Закончите начатое предложение: документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до:
а) передачи на исполнение б) подшивки в дело
в) завершения исполнения или отправки
4. Основными принципами организации делопроизводства являются…………………………………………. и……………………………………(что?)
5. Действующими государственными стандартами РФ в области делопроизводства являются:
а) ОСТ «Правила оптовой торговли лекарственными средствами. Основные положения» б) ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
в) ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов г) ОСТ «Правила отпуска торговли (реализации) лекарственных средств в аптечной
организации. Основные положения»
6. Элементы, из которых состоит документ, называются:
а) данными
б) показателями
в) реквизитами
г) кодами
7. По способу размещения реквизитов заголовочной части документа возможны следующие варианты:
а) поперечный
б) продольный
в) угловой
г) квадратный
8. При адресовании документа физическому лицу инициалы ставят:
а) перед фамилией адресата
б) после фамилии адресата
9. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя:
а) для оперативной связи с исполнителем
б) для придания документу юридической силы
10. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа:
| а) | Ректор университета | П.В. Глыбочко |
| б) Ректор университета | Глыбочко П.В. | |
| в) | Ректор Первого МГМУ им. И.М. Сеченова | П.В. Глыбочко |
11. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа» плана работы Ученого совета фармацевтического факультета на 2010—2011 учебный год .
а) УТВЕРЖДАЮ Решение Ученого совета от 12.09.2010 г. № 1
б) УТВЕРЖДЕН Решением Ученого совета от 12.09.2010 г. № 1
в) УТВЕРЖДЕН Решение Ученого совета от 12.09.2010 г. № 1
12. В отсутствие директора аптеки подписание документа его заместителем, исполняющим обязанности руководителя, осуществляются следующим образом:
| а) | За / Директор | А.И.Петров | ||||
| (подпись его зама Г.В.Сидорова) | ||||||
| б) | Директор | А.И.Петров | ||||
| (подпись его зама Сидорова) | ||||||
| в) | И.О. директора | Г.В.Сидоров | ||||
| (личная подпись) | ||||||
13. Дополните названия групп документов, относящихся к организационно-распорядительной документации:
а) организационные
б) …………………..
в) …………………..
г)…………………
14. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?
а) функционально-должностные инструкции
б) положения о структурных подразделениях
в) штатное расписание
г) правила внутреннего трудового распорядка
15. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?
а) решения
б) приказы
16. Кто несет ответственность за издание приказа:
а) должностное лицо, подготовившее проект приказа
б) руководитель организации
в) юрисконсульт
17. Какой реквизит не входит в состав формуляра—образца приказа?
а) вид документа
б) дата документа
в) адресат
г) наименование организации
д) подпись
е) текст
ж) заголовок к тексту
18. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?
а) да б) нет
19. Подберите соответствие:
| А. Приказы по основной деятельности | а) приказы по организации работы | ||
| аптеки и выполнению ее основных | |||
| Б. Приказы по личному составу аптеки | функций | ||
| б) приказы о приеме, увольнении, | |||
| переводе | сотрудников | аптеки, | |
| предоставлении отпусков, | поощрениях | ||
| и взысканиях | |||
| 20. Найдите соответствие между содержанием и структурой приказа: | |||
| Содержание: | Структура: | ||
| А. Приказ по основной деятельности | а) распорядительная часть и основание | ||
| Б. Приказ по личному составу | б) констатирующая и распорядительная | ||
| части |
21. Приказ по личному составу доводится до сведения работника:
а) в устной, личной беседе
б) путем визирования сотрудником 1 экземпляра приказа
в) по телефону
г) по факсу
22. Какая часть текста приказа является обязательной?
а) констатирующая б) распорядительная
23. В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» или
«К»:
а) акты
б) докладные записки
в) приказы по основной деятельности
г) приказы по личному составу
д) справки
24. Текст протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:
а) - слушали б) - выступили в) - слушали
- выступили - постановили - выступили
- постановили (решили)
25. Ставится ли в протоколе на подписях председателя и секретаря печать: а) да; б) нет.
26. Что является датой протокола:
а) дата подписания протокола
б) дата заседания
в) дата регистрации протокол
27. Кем подписываются документы, составляемые комиссией:
а) руководителем организации
б) председателем
в) председателем и членами комиссии
г) председателем и секретарем
28. Дополните названия 3-х основных потоков документов в документообороте аптечной организации:
а) входящие
б) ………………….
в) ………………….
29. Какие формы регистрации документов используются в фармацевтических организациях:
а) журнальная
б) карточная
в) автоматизированная
30. Регистрация документов может осуществляться в следующих документах:
а) протоколы
б) журналы
в) инвентаризационные описи
г) карточки
31. Фиксирование создания или поступления документа проставлением на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах - это ……………………………………….
32. Если документ отправляется в 2 адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа:
а) четыре
б) два
в) три
33. Сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение, подготовка к пересылке адресату) - это………………………………………
| 34. Подберите соответствие: | ||||
| А. Дело | а) систематизированный | и оформленный | в | |
| Б. Номенклатура дел | установленном порядке перечень заголовков | |||
| (наименований) дел с указанием сроков их | ||||
| хранения; | ||||
| б) | совокупность | документов, | ||
| сформированных по какому-либо признаку и | ||||
| помещенных | в | |||
| твердую | оболочку, | оформленную | по | |
| определенным правилам. |
35. В номенклатуре дел документы систематизируются:
а) по видам документов
б) по содержанию
в) по срокам хранения
36. Экспертиза ценности документов осуществляется (кем?) …………………………….
…………................................……………………..…………………………………. (сколько раз в год?)…………………………………………………………….. с целью (какой?)
…………..………………………………………………………………………………………
37. Подберите соответствие:
По результатам экспертизы в зависимости от ценности дела по истечению сроков хранения в аптеке:
| А) дела временного хранения (до 10 лет) | а) уничтожаются | |
| Б) документы, имеющие историческое, | б) сдаются на государственное хранение | |
| научное, социальное, экономическое, | в архив | |
| политическое, | художественное, | |
| культурное значение |
II. РЕШИТЕ СИТУАЦИОННЫЕ ЗАДАЧИ.
Задача 1.
Проанализируйте предложенные варианты оформления соответствующих реквизитов и дайте ответы на следующие вопросы:
Вопросы:
1.1. В каком варианте правильно оформлен реквизит «Адрес»?
а) Директору аптеки № 269
Матвеевой Тамаре Петровне
б) Директору аптеки № 269 г-же Матвеевой Т.П.
в) Директору Московской аптеки № 269 Т.П. Матвеевой
1.2. В каком варианте правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?
а) Приложение:
1. Справка о согласовании проекта реконструкции помещения аптеки на 4 л. в 1 экз.;
2. Отзыв на проект на 2 л. в 1 экз.
б) Приложение: на 6 л. в 1 экз.
Задача 2.
Проанализируйте предложенный вариант приказа по основной деятельности и назовите выявленные ошибки:
2. 1.Приказ"О порядке использования компьютера"Приказываю:
1. Обеспечить гл. бухгалтеру О.М. Кузьминой оперативный доступ к работе на требуемом компьютере;
2. Без согласия с гл. бухгалтером О.М. Кузьминой запрещается отключать, перемещать компьютерное оборудование;
3. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора аптеки Л.К. Иванову.
Директор подпись М.С. Соколова
С приказом ознакомлены:
Задача 3.
Проанализируйте предложенный вариант приказа по личному составу и назовите выявленные ошибки:
Аптека № 242 Приказ № 14 10.10.2010 г.
Москва
О приеме на работу
В целях улучшения внутриаптечного контроля
Приказываю:
Принять Иванькову О.С. на должность провизора-аналитика с 15.10.2010 г. с окладом
18000руб.
Директор аптеки подпись М.С. Орлова
III. ВЫПОЛНИТЕ ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ.
Задание 1.