Поведенческие аспекты контроля
Люди являются неотъемлемым элементом контроля.
Следовательно, при разработке контроля менеджер должен учитывать поведение людей.
Правильно организовывать контроль очень важно и во многом зависит от искусства менеджера. Он должен быть достаточно требователен, чтобы подчиненные всегда чувствовали ответственность за свои действия и решения. И в то же время по-настоящему умелый менеджер знает, что непрерывно контролировать своих подчиненных вредно: они теряют самостоятельность, инициативность и начинают верить, что без менеджера не смогут сделать ни шагу.
Есть сферы деятельности, где контроль намеренно делают видимым. Например, бухгалтер знает о том, что его работа будет проверяться ревизором, рабочие на производственной линии знают, что изготовленные детали пройдут проверку в отделе технического контроля, перепроверяется работа банковских служащих и др. Наглядность контроля имеет цель оказать воздействие на поведение сотрудников, сконцентрировать их усилия, чтобы предотвратить ошибки в работе и направить на достижение целей организации.
Менеджеру следует учитывать побочные эффекты контроля. Один такой эффект – срыв в поведении людей. Это бывает в случае слишком частого проведения контроля.
Другой эффект можно назвать “поведением, ориентированным на контроль”. Люди понимают, что их достижения и ошибки в областях, где руководство установило стандарты и осуществляет контроль, служат основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому подчиненные обычно хотят “хорошо выглядит при проверке”. Исследованиями выявлена тенденция сотрудников всячески поддерживать работу в тех областях, где проводятся измерения, и снижать усилия там, где измерения не проводят.
Специалисты в области менеджмента дают рекомендации по повышению эффективности контроля:
· Установить осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;
· Обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;
· Устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;
· Избегать чрезмерного контроля;
· Вознаграждать за достижения стандартов.
Итак, мы рассмотрели менеджмент с точки зрения реализации важнейших функций: планирование, организации, мотивации и контроля.
Менеджерское искусство – это высокая степень мастерства в осуществлении этих функций. Для эффективного их осуществления необходимы связующие процессы, такие как принятие решений и коммуникация.
Свойства контроля
1. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отражать общие приоритеты организации и поддерживать их..
2. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.
3. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно изменять и оценивать то, что действительно важно. Например, фирма может предложить необычно высокие скидки или необычайно большой объем послепродажного обслуживания, чтобы тем самым получить новые заказы, или же цены могут возрастать вследствие инфляции, В подобных ситуациях фирма будет терять деньги на каждой продаже, а не зарабатывать их.
4. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, которые адекватно соответствуют контролируемому явлению.
5. Если нечто непредвиденное можно прогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.. Как правило, наиболее гибкий контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны
7. Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования на последних этапах требуют больших затрат усилий и средств.
8. Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности.
При выходе на международный уровень количество целей предпринимательской деятельности значительно увеличивается, контроль в этом случае осуществляется труднее. Менеджеры должны не только устанавливать стандарты, измерять результаты и предпринимать корректирующие действия, но и осуществлять аналогичные операции дня своего международного бизнеса
Процесс контроля
В процессе контроля есть три четко различимых этапа:
· сопоставление с ними
· принятие необходимых действий.
· .выработка стандартов и критериев.
Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко в сущности, слиты функции контроля и планирования. «конкретные цели» прогресс в отношении которых поддается измерению, отмечают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работ. Примеры целей, которые можно использовать в качестве стандартов контроля: Получить прибыль в размере N-денежных единиц за год. Конкретный критерий ( в данном случае N-денежных единиц) и определенный период времени (один год) называются показателями результативности. Область, в которой установить показатели результативности особенно трудно, это НИОКР.
Установка стандартов