Отметка о поступлении документа
Проставляют в виде штампа, содержащего Вх. № ____
Дата поступления в организацию
Ставится на первом листе
Идентификатор электронной копии документа
Содержит имя файла, дата и др. поисковые данные
Колонтитул ставится на каждом листе документа в левом нижнем углу.
Задание по теме
|
Правила оформления документов
Поля: сверху, слева и снизу - не менее 2-х см.,
справа - не менее 1 см нужны для подшивки и архивного хранения
Интервалы:
Текст печатается через 1,5 межстрочных интервала.
На документах А5, разрешается печать через 1 интервал.
Остальные реквизиты печатаются через 1 интервал.
Составные части реквизитов (адресат, грифы) отделяют друг от друга двумя интервалами.
Друг от друга реквизиты отделяют 2-3 интервалами.
На документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие нумеруют (первый лист не нумеруется, но считается).
Номер страницы ставится арабской цифрой вверху по центру на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа.
Бланки документов
Бланк – заготовка к документу, а не документ; стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.
Формуляр – набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности или модель документа.
Документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн бланка, свой фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений об организации, правильное их расположение важны для благоприятного воздействия на делового партнера.
Существует 2 основных вида бланков:
- общий;
- бланк для писем.
Общий бланк:
- эмблема предприятия (товарный знак),
- название организации,
- название вида документа,
- регистрационный номер документа, дата,
- место составления.
Бланк для писем:
- эмблема предприятия (товарный знак),
- название организации,
- справочные данные об организации,
- регистрационный номер, дата,
- ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.
Существует продольное и угловое расположение реквизитов.
Бланки для конкретных видов документов – общие бланки с напечатанным наименованием вида документа. Целесообразно заводить, если их более 1000 в год
Иногда используются так называемые бланки руководителя, или должностные бланки – вместо названия организации стоит должность этого должностного лица.
Предприятия, работающие с иностранными партнёрами должны иметь специальные бланки, на которых реквизиты на русском языке дублируются на языке партнёра или на английском.
| Задание по теме: Используя учебники по делопроизводству составьте 4 фирменных бланка для вымышленной или знакомой организации: - бланк для писем с угловым расположением, - бланк для писем с продольным расположением, - общий бланк (можно на примере приказа или др. документа) с угловым расположением, - общий бланк с продольным расположением. |
1.6. Этапы составления документов и требования к текстам служебных документов
Этапы составления документов:
1. Приступая к составлению документа, следует уточнить цель документа, круг вопросов, подлежащих решению. Выбрать вид документа.
2. При составлении распорядительных документов следует изучить ранее изданные распорядительные документы как своей, так и вышестоящей организации (чтобы избежать противоречий и повторов).
3. Приступают к сбору информации по существу конкретного вопроса.
4. Собрав информацию, составляют проект документа. Проект согласовывается, при необходимости редактируется.
5. Окончательное оформление документа и его подписание.
Общие требования к текстам служебных документов:
1. Краткость и точность изложения информации, исключающая двоякое толкование.
2. Объективность и достоверность информации.
3. Составление по возможности простых документов, т.е. документов, содержащих один вопрос.
4. Структурирование текста документа, деление на части.
5. Широкое использование трафаретных и типовых текстов (отсюда следует слабая индивидуализация, почти полное отсутствие эмоциональной окраски).
| Вопросы по теме: 1. Какие реквизиты есть на общем бланке, какие – на бланке для писем? Какими реквизитами различаются общий бланк и бланк для писем? 2. Что такое угловое и продольное расположение реквизитов? 3. Какие еще бланки, кроме общего и для писем, Вы знаете? 4. Какие этапы можно выделить в процедуре составления документов? 5. Какие требования официально-делового стиля, предъявляемые к текстам документов, Вы можете назвать? |
1.7. Составление и оформление некоторых видов ОРД
Распорядительные документы
Приказ –нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед данным предприятием.
Приказы делят на две группы:
по основной деятельности (по общим вопросам) – по вопросам сбыта, планирования, др.,
по личному составу (кадровые) – принятие на работу, перевод, увольнение.
Рассмотрим приказы по основной деятельности.
Приказы оформляются на общем бланке, реквизиты удобнее располагать продольно.
Заголовок к тексту формулируется одной фразой и начинается с предлогов "о" или "об".
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующая и основная - распорядительная.
В первой излагаются факты, события, вызвавшие издание приказа, т.е. обосновываются нижеследующие приказания. Если ссылаются на другие документы, нужно указать название этого документа, автора, дату и регистрационный номер этого документа.
Первую и вторую части отделяет слово "приказываю:", далее идут пункты приказа, каждый из которых должен иметь три составляющие: исполнитель, предписываемое действие, срок исполнения.
Например, Начальнику отдела кадров Емельяновой О.В. составить график проведения аттестации сотрудников до 25.02.2006.
В последнем пункте обычно указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
Подпись первого руководителя обязательна. Кроме него приказ подписывают все заинтересованные лица.
Выписка из приказа.
Оформляется аналогично приказу. Но вместо слова «Приказ» стоит слово «Выписка из приказа», вместо основной части текста переписывается только та часть основного текста, которая интересует, нумерация пунктов сохраняется. Подписи печатают, но личные подписи не ставят, а ниже ставится отметка о заверении копии.
| Задание по теме: Составить приказ Вы являетесь руководителем ОАО «Рассвет». На Вашем предприятии в связи со сложившейся производственной ситуацией необходимо провести ремонт котельной в период с __.__.200_ по __.__ .200_. При этом экономист Парфенова О.К. должна подготовить смету расходов на ремонт. Ответить на вопросы: s Что такое приказ, какие виды приказов существуют? s Из каких реквизитов состоит приказ? s Как составляется текст приказа, какие ключевые слова используются? s Кто подписывает приказ? |
Организационные документы
Инструкция - документ, издаваемый на предприятии в целях установления правил регулирующих организационные, научно-технические, технологические и иные специальные стороны деятельности учреждений, должностных лиц, граждан.
Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника.
Как и все инструкции, она оформляется на общем бланке с угловым расположением. Справа ставится гриф утверждения. Утверждает руководитель организации.
В заголовке к тексту указывается должность, на которую распространяется эта инструкция.
Первый раздел - общие положения, где указывается область деятельности специалиста, порядок его назначения и освобождения от должности, замещение во время отсутствия, квалификационные требования, его подчиненность, нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей работе.
Второй раздел включает функции, где перечисляются основные направления деятельности специалиста.
Третий раздел - должностные обязанности, где определяются основные виды работ, выполняемых специалистом.
Например, функция (одна) обучение студентов, в связи с ней формулируются обязанности: составлять билеты, ..
Четвертый раздел устанавливает права, необходимые должностному лицу для выполнения его обязанностей. Существуют трудовые (по ТК) и производственные (н-р, не участвовать в совещании)
Пятый раздел указывает, за что конкретно несет ответственность специалист (дисциплинарная, материальная, но не уголовная).
Шестой раздел – Взаимоотношения. Связи по должности
| Документ | От кого получает, периодичность, объем | Кому передает, периодичность, объем |
Седьмой раздел – Оценка работы – перечислены критерии оценки качества выполнения работником своих обязанностей.
Должностную инструкцию
| разрабатывает и подписывает | согласовывается |
| руководитель отдела | начальник ОК |
| начальник ОК (сделал «рыбу») | руководитель отдела |
Кроме того, согласовывается с юрисконсультом предприятия, бухгалтером (если есть материальная ответственность), утверждается руководителем.
При составлении опираются на Общероссийский классификатор профессий, должностей и разрядов.
| Вопросы по теме: s Что такое инструкция? s Какая инструкция называется должностной? s Из каких реквизитов состоит должностная инструкция? s Назовите и кратко охарактеризуйте разделы должностной инструкции s Кто разрабатывает, утверждает должностную инструкцию? С кем ее необходимо согласовать? |