Понятие документа, функции документа

Слово документ произошло от lat documentum, что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык слово вошло в Петровскую эпоху, документом стали называть деловые бумаги, имеющие правовую значимость.

Сейчас ГОСТ определяет документ как материальный объект с информацией, зафиксированной любым известным человеку способом для её передачи во времени и в пространстве.

Документированная информация –информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Под это определение попадают не только бумаги с текстом, но и фотографии, книги, газеты, дискеты и др.

Основная функция документа – фиксация информации.

Кроме того, документ обеспечивает

· сохранение и накопление информации;

· возможность передачи другому лицу;

· многократное использование;

· возвращение к информации во времени.

Информация, содержащаяся в документе, служит

- основой для принятия управленческих решений;

- доказательством исполнения управленческих решений;

- источником для обобщений;

- материалом для справочно-поисковой работы.

Классификация документов

по происхождению:

официальные и личные,

по степени подлинности:

· черновые (отражают работу автора над документом),

· беловые (составляются на основе чернового, но без пометок и помарок),

· подлинные (сведения в документе соответствуют действительности), подлинник – первый или единственный экземпляр документа,

· копия (воспроизводит информацию другого документа, все его внешние признаки или их часть), дубликат (повторный экз., имеющий силу подлинника), выписка (копия части документа),

по содержанию:

документы по административным вопросам, по вопросам планирования, бухгалтерского учета, кадровые, …, организационно-распорядительные документы.

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – документы, создаваемые в процессе организационно-распорядительной и исполнительной деятельности на предприятии.

1. организационные (устав, штатное расписание, положение, инструкции т.д.);
2. распорядительные (приказы, распоряжения, решения, постановления и т.д.)

3. информационно-справочные (справки, служебные записки, письма и т.д.)

Стандартизация ОРД

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов. Унификация – приведение чего-либо к единому виду.

При составлении ОРД используются следующие нормативные документы:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам к службам документационного обеспечения. (ГСДОУ) – определяет основные правила работы документами в организации, в т.ч. содержит типовые положения о сл. ДОУ, формы журналов и др.

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2002 г.) – включает общий порядок подготовки и оформления документов, порядок работы с документами, много приложений. На ее примере разрабатывают свои Инструкции по делопроизводству.

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов» - касается только ОРД, кадровая документация – хоть и подсистема ОРД, но и подсистема бух. учета, поэтому требования другие

- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

- Основные правила работы архивных учреждений

- Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (2002 г., но старый более полный) и др.

+ существуют Методические указания по составлению текстов служебных документов (М.:ВНИИДАД, 1998)

по кадрам (новые)

• Инструкция по ведению трудовых книжек №69 от 10.10.2003 (Инстр. по заполн тр кн 2004 г.)
• Пост-е Правительства РФ от 16.04.2003 №225 Правила ведения трудовых книжек

Унификация ОРД необходима для:

- совместимости документов;

- снижения трудоёмкости обработки документов;

- снижения трудоёмкости создания документов;

- повышения качества оформления.

Вопросы по теме Что такое документ в современном понимании? Каковы функции документа? Какова функция документа с точки зрения менеджмента? Что такое ОРД, какие документы к ним относятся? Каково место ОРД среди всей документации? Для чего необходима унификация документов? Какие основные нормативные документы регламентируют составление и работу с ОРД?

-

Реквизиты ОРД

Реквизит - составная часть документа (элемент официального документа).

Набор реквизитов (30 штук) описан в ГОСТе Р 6.30-2003.

Государственный герб РФ

Герб субъектов РФ

Данные реквизиты ставятся на документы учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право.