Организация работы системы электронных торгов

Процесс проведения электронных конкурсных торгов происходит в несколько этапов.

Этап 1.Приглашение к участию в торгах (рис. 14).Организаторы конкурса размещают объявления о проведении конкурсных торгов на официальном сайте Компании. Приглашение может также рассылаться поставщикам, зарегистрированным в базе данных поставщиков, которая будет пополняться в ходе торгов.

Рис. 14. Схема приглашения к участию в торгах

Этап 2.Разработка и размещение конкурсной документации по проведению торгов(рис. 15).Может по времени совпадать с первым этапом. С этого момента сервер закупок организует прием и контролирует прохождение поступающих от поставщиков запросов на разъяснение конкурсной документации. Выдав участнику конкурса квитанцию о приеме его вопроса, сервер отслеживает, чтобы конкурсная комиссия в отведенный срок ответила на поставленный вопрос. Разъяснения комиссии автоматически рассылается всем участникам конкурса.

Рис. 15. Схема разработки и размещения конкурсной документации

Размещение документации и прием вопросов от поставщиков в Интернете заметно ускоряет процедуру конкурсных торгов, оставляя поставщикам больше времени на содержательную подготовку конкурсных предложений.

Этап 3. Сбор поступающих от поставщиков заявок(рис. 16).На сервере закупок размещаются специально разработанные формы и программы для автоматизированного заполнения заявок научастие в конкурсе. При получении очередной заявки сервер оповещает об этом конкурсную комиссию, посылая оговоренный минимум информации о ней.

Рис. 16. Схема сбора поступающих от поставщиков заявок

Сервер может осуществлять закрытый контроль соответствия поступающих на конкурс заявок условиям, оговоренным в конкурсной документации. При этом, если заявка успешно прошла входной контроль, сервер высылает участнику конкурса по электронной почте квитанцию приема заявки. В противном случае адресату направляются соответствующие замечания.

Этап 4. Непосредственное проведение конкурса. В определенный условиями конкурса срок сервер закупок прекращает прием заявок и реализует процедуру «вскрытия конвертов», которая заключается в предоставлении конкурсной комиссии доступа к полным текстам заявок. Сервер закупок в момент вскрытия конвертов «оглашает» (т.е. публикует в Интернете и рассылает по почтовым адресам участников конкурса) всю информацию о составе участников конкурса и их предложениях.

Далее к работе приступает конкурсная комиссия. Поступившие заявки обрабатываются, проверяются на корректность, систематизируются. Данные о поставщиках размещаются в базе данных. Существенно ускорить работу конкурсной комиссии могут автоматизированные системы принятия решений на основе технологии экспертных систем, которые автоматически обработав параметры заявок поставщиков, выявят победителя конкурса.

Этап 5.Уведомление о результатах конкурса(рис. 17).Конкурсная комиссия посылает серверу закупок соответствующее уведомление.

Рис. 17. Схема уведомлений о результатах конкурса

Этап 6.Заключение контракта.Определив победителя, Компания заключает с ним контракт и контролирует его выполнение. На этом последнем этапе решается вопрос о компьютерной поддержке бизнес-процессов закупок. В рамках такой поддержки используется электронное заключение договоров с использованием технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП), электронная система взаиморасчетов, отслеживается выполнение заказов.

Программное обеспечение системы электронных торгов должно обеспечивать:

• создание, хранение и корректировку информации по планируемым и проведенным торгам, организациям-участникам, по их конкурсным предложениям (офертам), победителям, ценам (сметной, стартовой, предложенной и др.);

• учет внесенных претендентами задатков, оплаты организаторам торгов, лимитов финансирования, выполнения и оплаты заключенных по результатам торгов контрактов;

• автоматизированную оценку предложений претендентов на основании задаваемой конкурсной комиссией иерархической системы показателей и их приоритетов;

• выборку и обработку информации в различных разрезах (по датам, участникам, победителям, видам торгов, срокам выполнения контрактов, видам работ и другим показателям);

• подготовку отчетных форм по результатам торгов, форм для конкурсной комиссии и претендентов и других документов (документации предварительного отбора и конкурсной документации, внутренних приказов и распоряжений, извещений и уведомлений, различных протоколов и журналов регистрации, проект контракта);

• автоматизированный расчет экономических характеристик оферт (дисконтирование, график оплаты, и др.);

• взаимосвязи заключаемых контрактов с учетом процесса исполнения бюджета организации или компании;

• сбор и формализацию информации о потребностях подведомственных организатору торгов получателей (потребителей) в закупаемой продукции;

• сбор и формализацию информации о необходимой продукции и ее производителях (поставщиках);

• консолидацию заказа, т.е. объединение объемов одной и той же закупаемой продукции, необходимой различным подведомственным получателям для экономии бюджетных средств (из-за получения больших оптовых ценовых скидок).

Следует отметить также, что в случае возникновения разногласий каждый участник торгов может получить исчерпывающую объективную информацию, которая содержится на сервере закупок.

Методические указания

При изучении этого раздела необходимо обратить внимание на следующие моменты:

• система закупки товаров на конкурсной основе создает условия для конкуренции между поставщиками, в результате чего снижаются цены на продукцию, обеспечиваются выгодные условия поставки или платежа, создаются новые каналы поставки продукции;

• система электронных торгов включает в себя следующие основные подсистемы: информационно-рекламная подсистема, подсистема ведения заявок на участие в торгах, подсистема обмена данными на всех стадиях проведения торгов, подсистема подготовки проведения торгов, подсистема ведения архива конкурсных торгов и заключенных контрактов;

• ядром электронной системы торгов является сервер закупок, на который возлагается роль организатора взаимодействия между участниками торгов (заказчиками и поставщиками) и конкурсной комиссией;

• процесс проведения электронных конкурсных торгов происходит в несколько этапов: приглашение к участию в торгах, разработка и размещение конкурсной документации по проведению торгов, сбор поступающих от поставщиков заявок, непосредственное проведение конкурса, уведомление о результатах конкурса; заключение контракта.